Prowadząc firmę handlową lub usługową warto posiłkować się specjalistycznym oprogramowaniem. Wybierając spośród bogatej na rynku oferty trzeba jednak kierować się nie tylko ceną produktu, ale także – a może przede wszystkim – jego walorami. Istotne jest bowiem jak duże wsparcie oferuje program oraz czy jego funkcjonalności faktycznie mogą przyczynić się do poprawienia efektywności działań handlowych prowadzonych przez firmę.

 

Oprogramowanie przeznaczone do obsługi procesów handlowych z reguły stanowi integralny element większej całości – systemu ERP lub innego systemu wspomagającego zarządzanie. Od takiego komponentu oczekuje się przede wszystkim właściwej obsługi operacji i procesów handlowych oraz zapewnienia szybkiego, pozbawionego błędów obiegu danych między obszarem sprzedaży a finansami i księgowością. Jednakże program wspierający działania handlowe powinien zapewniać także funkcjonalność, która umożliwia menedżerom skuteczne i elastyczne zarządzanie sprzedażą.

Podejmując decyzję o zakupie oprogramowania warto zatem wrócić uwagę, czy faktycznie wspiera on podstawowe działania umożliwiające podniesienie efektywności działań sprzedażowych.

1. Stosowanie elastycznej polityki cenowej

Kluczowym elementem polityki cenowej jest wprowadzanie różnego rodzaju promocji polegających na obniżaniu cen. W tym zakresie warto sprawdzić, czy program handlowy posiada funkcjonalność parametryzowania promocji w odniesieniu do danego towaru, a także danego klienta. Istotną funkcjonalnością jest także możliwość przypisywania konkretnym towarom i kontrahentom zakresu dat dla danej promocji, tak aby zadane ceny mogły się automatycznie aktualizować w zależności od wskazanego przez użytkownika terminu.

2. Zarządzanie rentownością sprzedaży

Jednym z najważniejszych mierników efektywności sprzedaży jest rentowność. Oprogramowanie wspomagające handel może wspierać ustalanie optymalnych cen, jeśli użytkownik ma dostęp do danych o bezpośrednich i pośrednich kosztach zakupu produktów. Ponieważ koszty dostaw poszczególnych partii towarów mogą się od siebie różnić, podobnie jak ceny zakupu towarów do odsprzedaży, warto sprawdzić, czy oprogramowanie zapewnia funkcjonalność określania marż (proponowanych cen sprzedaży) w odniesieniu do konkretnych dostaw towarów.

3. Optymalizacja kosztów magazynowania

Najbardziej znane metody wydawania towarów z magazynu to FIFO (first in first out - metoda kolejki) oraz LIFO (last in first out - metoda stosu). Oprogramowanie wspomagające handel może pomóc w optymalizacji kosztów magazynowania poprzez elastyczne zarządzanie wydawaniem towarów z magazynu, nie tylko według zasad FIFO czy LIFO. W niektórych przypadkach można optymalizować przestrzeń magazynową poprzez ręczny wybór, z której dostawy powinno się wydać klientom towar. Warto sprawdzić, czy system, który chcemy kupić, oferuje taką możliwość.

4. Przejście na faktury elektroniczne

Oszczędności z elektronicznego fakturowania są ewidentne zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. W obszarze sprzedaży stosowanie e-faktur zamiast dokumentów papierowych pozwala wygenerować łączne oszczędności na poziomie do kilku złotych za każdą wystawioną fakturę. Nie chodzi tylko o koszty papieru, sprzętu do drukowania, tonerów czy ewentualne, dodatkowe koszty przesyłek pocztowych. Oszczędności biorą się głównie z możliwości automatyzacji obiegu faktur w firmie sprzedającej towar. E-faktury są automatycznie odczytywane przez system finansowo-księgowy, co pozwala zredukować do minimum czas niezbędny na ich księgową obsługę i ewidencję.

5. Wykorzystywanie analityki sprzedaży

Raportowanie z obszaru sprzedaży to konieczność dla każdego, kto w sposób ciągły chce optymalizować swoje działania w obszarze sprzedaży, zakupów i zarządzania cenami. Do zaspokojenia potrzeb analitycznych menedżerów z sektora MSP nie jest konieczne posiadanie dedykowanego rozwiązania klasy Business Intelligence (BI), ponieważ funkcjonalność BI w obszarze sprzedaży może zapewnić oprogramowanie wspomagające handel. Warto zatem sprawdzić, na ile system w warstwie raportów (zestawień, interaktywnych wykresów) zapewnia funkcjonalność niezbędną do efektywnego działania – planowania, prognozowania i podejmowania decyzji.

Źródło: www.sage.com.pl