Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe informacje dotyczące planu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) już w pierwszej połowie 2026 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców i jak mogą przygotować się na tę zmianę?

 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych, prowadzony przez Ministra Finansów. Umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML). To realny krok w stronę automatyzacji i zwiększenia efektywności procesów księgowych w Twojej firmie. 

12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło plan wdrożenia systemu KSeF 2.0. Z udostępnionych danych wynika, że wystawianie e-faktur stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątkiem od tej reguły są najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Oni zostaną objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2027 r.

Co ważne, Ministerstwo zapowiedziało także szereg ułatwień dla przedsiębiorców, które będą obowiązywać do końca 2026 roku. Są one odpowiedzią na główne obawy firm związane z wejściem w życie nowego systemu.

 

Ministerstwo przede wszystkim zrezygnowało z kar za błędy wynikające z fakturowania za pośrednictwem KSeF. Utrzymało możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących. Odstąpiło także od obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

 

Powyższe ułatwienia będą miały zastosowanie do końca 2026 roku. Ministerstwo wprowadziło jednak także usprawnienie, które będzie obowiązywać bezterminowo. Mowa o możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Tryb ten pozwoli wystawić fakturę offline i przesłać ją do systemu KSeF kolejnego dnia roboczego. To rozwiązanie będzie szczególnie przydatne w przypadku trudności technicznych, np. wynikających z braku dostępu do Internetu.

Rozwiązanie BPSC ERP jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Już od wersji 1.4 Service Pack 5 (dostępnej od grudnia 2021 roku) nasi klienci mogą sprawnie i zgodnie z przepisami wystawiać faktury ustrukturyzowane. 

 

Zespół Forterro Polska dostosuje integrację BPSC ERP z systemem KSeF 2.0 zgodnie z harmonogramem udostępnionym przez Ministerstwo. Zakłada on dostarczenie odpowiedniej dokumentacji producentom rozwiązań ERP i finansowo-księgowych na początku lipca 2025 roku. Otwarte środowisko do testów ma być dostępne od września 2025.

Choć do 1 lutego 2026 pozostało jeszcze kilka miesięcy, nie warto czekać z wdrożeniem modułu KSeF na ostatni moment! Dlaczego? Przede wszystkim dlatego że wprowadzenie e-fakturowania wymaga zmiany i dostosowania wewnętrznych procesów księgowych oraz przygotowania zespołów.

 

Wcześniejsze wdrożenie modułu KSeF pozwala na:

• Dostosowanie procesów księgowych bez presji czasowej oraz minimalizację ryzyka błędów i zakłóceń w działalności.
• Kompleksowe przygotowanie działów księgowych, operacyjnych i IT do nowych wymagań oraz zwiększenie efektywności pracy i uniknięcie stresu.
• Zwiększenie komfortu pracy Twojego zespołu i płynne przejście na nowe standardy.
• Możliwość bezstresowej rekonfiguracji systemu w niektórych obszarach oraz optymalizację przepływu informacji i integrację z innymi modułami BPSC ERP.

Ministerstwo Finansów zachęca, by przedsiębiorcy jak najwcześniej rozpoczęli korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, nie czekając do momentu, w którym stanie się to obowiązkowe. Dlaczego?Stosowanie KSeF to nie tylko zmiana w pracy księgowości, ale i strategiczna decyzja biznesowa, przekładająca się na oszczędność czasu i zasobów. 

 

Dzięki KSeF przedsiębiorca między innymi:

• Zyskuje możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni).
• Nie musi samodzielnie przechowywać i archiwizować większości faktur.
• Ma zawsze dostęp do wystawionych faktur, nie musi więc przygotowywać duplikatów dokumentów.
• Popełnia mniej błędów przy wystawianiu faktur.
• Może automatycznie wymieniać faktury z innymi przedsiębiorcami.
• Nie ma obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli.

Obowiązek korzystania z KSeF to kluczowa zmiana dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak proces przejścia na e-fakturowanie może być płynny i bezpieczny. Wystarczy skorzystać z możliwości oferowanych przez znane i sprawdzone rozwiązania. Im wcześniej firmy zainteresują się modułem KSeF, tym więcej czasu zyskają na dostosowanie procesów i zapewnienie swoim zespołom komfortu pracy.

 

Chcesz wiedzieć więcej o Krajowym Systemie e-Faktur? Pobierz i przeczytaj e-book przygotowany przez Forterro Polska: KSeF | BPSC.