Cross Jeans to międzynarodowa firma odzieżowa z siedzibą w Turcji oraz oddziałami w Niemczech, Polsce i Czechach. Szybki rozwój oddziałów, wywołał duży wzrost potrzeb dotyczących systemów IT i narzędzi do raportowania. W 2013 roku oddziały w Polsce i w Niemczech prawie równolegle podjęły decyzję o wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics NAV jako nowego narzędzia ERP. W Polsce partnerem wdrożeniowym została firma IT.integro.

Stosunkowo szybko projekt wdrożenia Microsoft Dynamics NAV zaczął jednak zmieniać swój planowany początkowo przebieg. Głównym czynnikiem prowadzącym do zmian były wymagania oddziałów w zakresie raportowania. Najpierw w polskim oddziale zaszły dość duże zmiany organizacyjne, które uniemożliwiły raportowania do centrali. Z tego powodu zamiast wdrożenia systemu ERP Microsoft Dynamics NAV, oddział podjął decyzję o wcześniejszym wdrożeniu narzędzia do raportowania (Business Intelligence) Targit. Bardzo duże usprawnienia w obszarze raportowania w Polsce doprowadziły z kolei do decyzji o wdrożeniu narzędzia Targit również w oddziale w Niemczech. Wdrożenie narzędzia do raportowania w Niemczech wywołało natomiast potrzebę ustandaryzowania danych w obu oddziałach. Ma to ułatwić proces wdrożenia narzędzia do raportowania dla całej grupy.

Przyczyny zmiany systemu ERP w Cross Jeans Polska

Jednym z podstawowych problemów było raportowanie. Tematem w całości zajmowała się przez wiele lat tylko jedna osoba (analityk), natomiast pozostali pracownicy w ogóle nie przygotowywali raportów. Rola analityka polegała z jednej strony na poprawianiu danych źródłowych, a z drugiej na przygotowywaniu raportów na potrzeby innych osób w firmie. Oprócz oczywistego problemu związanego z koncentracją bardzo dużej odpowiedzialności i kompetencji w rękach jednej osoby, pojawiała się jeszcze trudność związana z samym generowaniem raportów. Środowiskiem raportowym w przypadku Cross Jeans Polska było tak naprawdę ok. 700 arkuszy Excel, w których znajdowały się dane.

Wdrożenie narzędzia do raportowania Targit w Polsce

W pewnym momencie w związku ze zmianami organizacyjnymi w polskim oddziale pojawił się dość nagle bardzo duży problem z dalszym tworzeniem raportów na starych zasadach. W związku z tym podjęta została decyzja o wdrożeniu narzędzia Business Intelligence Targit przed wdrożeniem systemu ERP. IT.integro prowadziło jednak projekt w taki sposób, aby późniejsza zmiana źródła danych na Microsoft Dynamics NAV była jak najmniej kosztowna. Przed wdrożeniem narzędzia do raportowania Targit również dane wymagały standaryzacji.

Wdrożenie narzędzia Targit w Cross Jeans Germany

Mimo wdrożenia Microsoft Dynamics NAV przez niemieckiego partnera centrala w Turcji nie miała właściwie żadnych raportów generowanych ze swojego niemieckiego oddziału. W tym samym czasie, dzięki wdrożeniu rozwiązania Targit dane sprzedażowe z Polski spływały już codziennie, mimo, że Microsoft Dynamics NAV nie był tam jeszcze wdrożony! Przyczyniło się to do podjęcia decyzji o standaryzacji danych (słowników) w grupie. Analityka obecnie odbywa się np. wg. sezonów, zapasy mają różne kroje, rozmiary itd. Różne rodzaje danych były wdrażane w poszczególnych krajach bez żadnej koordynacji. Dlatego nie mają one jednolitego standardu w całej grupie. Przed wdrożeniem wspólnego narzędzia analitycznego dla całej grupy, niezbędna jest więc standaryzacja danych. Oznacza ona np. przyjęcie wspólnego nazewnictwa dla obu oddziałów. To zaś z kolei wcześniej nie było bezbłędnie koordynowane. Część danych, zwłaszcza dotyczących produktów wytwarzanych przez centralę w Turcji była wspólna, ponieważ centrala nadawała im odpowiednie numery. Oddziały niezależnie od siebie rozwijały natomiast wiele innych danych takich jak: sezony, warianty, itd. W związku z tym, że wdrożenie narzędzia do raportowania w Polsce jest już zakończone i w tym obszarze Polski oddział jest bardziej zaawansowany i uporządkowany, dlatego we wdrożeniu grupowego raportowania Polski oddział jest wiodący.

Raporty

Daily Sales – wszechstronny raport dotyczący sprzedaży

Daily sales – bardzo rozbudowany i skomplikowany raport przygotowywany w narzędziu Targit, który codziennie wyświetla szczegółowe informacje na temat wyników sprzedaży z dnia poprzedniego. Raport jest każdego ranka automatycznie generowany i wysyłany do centrali. Po weryfikacji raportu, centrala wysyła uwagi. Ogromnym postępem po wdrożeniu narzędzia Targit było to, że są to uwagi nie dotyczące niezgodności, lub niespójności danych, ale źródeł konkretnych wyników. Przykładowe grupy wymiarów, które pozwalają na analizę w raporcie:

• lokalizacje: analiza według kanałów sprzedaży: outlet (sklepy w outletach), multibrand (przedstawiciele handlowi), deposit stores, export (wysyłka za granicę), online (sklepy internetowe), retail, kermes (kiermasze); analiza według poszczególnych sklepów, według miast, krajów, itd.
• wyniki finansowe: analiza według ilość sprzedaży netto, średniej ceny, stanu sprzedaży za miesiąc, budżetu i realizacja budżetu w miesiącu, zysku brutto, marże, itd.
• asortyment: analizy według nazwy artykułu, nazwy asortymentu, koloru, marki, kroju, płci, rozmiaru, modelu, producent, grupa produktowa, sezonu, według grup nabywców, itd.
• inne: analizy według typu rabatu, daty magazynowej, daty faktury, numeru faktury, sezonu, itd.
• możliwe porównania – rok bieżący do roku poprzedniego, miesiąc bieżący do miesiąca poprzedniego, itd.

Profitability – sprzedaż względem kosztów

Jest to kolejny zaawansowany raport dotyczący sprzedaży, ale w innej agregacji. Do danych sprzedażowych są dodane koszty, takie jak czynsze, płace, itd, rejestrowane według sklepów, przedstawicieli handlowych. Takie zestawienia pozwalają na analizę zysku netto.

Korzyści

Usprawnienie raportowania

Najważniejsza poprawa organizacyjna w związku z wdrożeniem Targita dotyczyła oczywiście raportowania. Wcześniej zadania związane z raportowaniem były skoncentrowane w rękach jednej osoby. Obecnie każdy użytkownik narzędzia Targit ma możliwość samodzielnego przygotowania raportu na własne potrzeby. Powoduje to zmniejszenie zależności od analityka, a z drugiej strony stymuluje do zwiększenia ilości analiz wykonywanych w firmie.

Dzięki Targitowi do przygotowania raportu nie jest potrzebny ani analityk, ani programista. Raporty są tworzone przez zainteresowane nimi osoby. Stąd też głównym zadaniem związanym z raportowaniem przestało być samo generowanie raportów, a stała się ich analiza.

Podwyższenie jakości i wiarygodności danych

Podwyższenie jakości i wiarygodności danych – czyli m. in. ich spójność to z kolei kluczowy czynnik jeśli chodzi o trafność podejmowanych decyzji. Dzięki temu np. po wprowadzeniu nowej kampanii marketingowej Cross Jeans zyskał nie tylko możliwość obserwowania jej efektów już następnego dnia, ale również pewność, że dane sprzedażowe którymi dysponuje są bardzo dokładne.

Zmniejszenie obciążenia bazy danych SQL

Sporym problemem z jakim się borykał się Cross Jeans Polska było również obciążenie bazy danych zapytaniami związanymi z generowaniem raportów. Często obciążały one bazę danych na tyle, że spadała wydajność systemu, z którego w tym samym czasie korzystały sklepy czy magazyn. W momencie, kiedy analityk pobierał dane do jakiegoś raportu, dział IT dostawał telefony ze sklepów, które nie mogły wystawić paragonów, czy z magazynu, który na pewien czas zamierał, ze względu na powolne przetwarzanie operacji. Wdrożenie Targita przez IT.integro wymagało przygotowania kostek OLAP, na bazie których generowane są raporty w narzędziu. Kostki OLAP są odświeżane co noc. Dzięki temu w momencie tworzenia raportów w Targicie baza SQL nie jest obciążona. Z drugiej strony dane, które pochodzą z poprzedniego dnia, można uznać za dostatecznie aktualne.

Raporty na spotkania z zarządem z centrali

Sporym wyzwaniem przed wdrożeniem narzędzia Targit było dla pracowników polskiego oddziału Cross Jeans przygotowywanie i prowadzenie spotkań z zarządem. Jak mówi Przemysław Madejski:

Targit jest też rewelacyjnym narzędziem wykorzystywanym na naszych spotkaniach z zarządem. W Cross Jeans te spotkania często dotyczą ocen dużych ilości produktów. Możliwość szybkiego generowania raportów dotyczących asortymentu bardzo usprawnia przebieg spotkań. Wcześniej przejście pomiędzy kolejnymi raportami trwało zwykle kilka minut. Biorąc pod uwagę ogromną ilość omawianych produktów, takie tempo było nie do zaakceptowania. Dodatkowo ogromną zaletą Targita jest zdefiniowana w nim przez IT.integro lista raportów standardowo wykorzystywanych na comiesięcznych spotkaniach z zarządem z centrali. Wcześniej odpowiednia prezentacja miała ok. 200 slajdów z różnymi raportami, które były przygotowywane za każdym razem od nowa i właściwie zawsze zawierały jakieś nieścisłości. Obecnie cała seria takich raportów jest zdefiniowana i przygotowana w Targicie i może być zaprezentowana bez osobnego przygotowywania na spotkaniu z zarządem. Bardzo ważną cechą tych raportów jest ich interaktywność. W momencie kiedy zarząd jest zainteresowany jakimiś bardziej dokładnymi danymi, mamy oczywiście możliwość zejścia w analizie głębiej, ponieważ raporty na tych spotkaniach prezentujemy bezpośrednio z narzędzia Targit. Wszystkie dane są więc natychmiast dostępne.

Pozytywne zmiany w procesach biznesowych

Wdrożenie narzędzia do raportowania wymogło pozytywne zmiany w procesach w firmie także w obszarach nie związanych bezpośrednio z raportowaniem. Chodzi tu m. in. poprawę jakości danych i ich uporządkowanie. Optymalizacji uległ także proces ewidencji kosztów: ustalony został sposób tworzenia struktury kosztów, ich ewidencjonowania, osoby odpowiedzialne za ich ewidencję i uprawnienia w tym zakresie. Ustalono również kategorie kosztów. Zmiany dotyczyły także zarządzania zapasami.

Źródło: www.it.integro.pl