Coraz więcej polskich przedsiębiorców i managerów zauważa potrzebę wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów – rozwiązania, które optymalizuje procesy biznesowe 
i przekłada się na uzyskanie efektywniejszych wyników. Kluczowym elementem każdej implementacji jest precyzyjnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa, o której opowiadają nam eksperci z firmy Primesoft Polska. To właśnie ona jest najważniejszym etapem każdego projektu i decyduje o sukcesie implementacji.

Przebieg analizy

Celem spotkania analitycznego jest dokładna weryfikacja potrzeb i problemów występujących 
u klienta w zakresie obiegu informacji oraz szczegółowa identyfikacja procesów biznesowych przebiegających w danym przedsiębiorstwie, które zostaną objęte wdrożeniem. Firmy oferujące analizę przedworożeniową są cenione na rynku ze względu na dużą elastyczność ich produktu. Klient może mieć pewność, że proponowany przez nie system nie jest tylko pudełkowym rozwiązaniem, lecz rzeczywiście zostanie indywidualnie dopasowany do wymogów odbiorcy.

Czas trwania analizy jest różny, w zależności od stopnia złożoności procesów i zakresu wdrożenia systemu workflow. W poznańskiej spółce Primesoft Polska tego typu spotkania i rozmowy 
z klientem trwają od 2 do 3 dni roboczych.

Od wielu lat działamy na rynku, mamy na swoim koncie setki zrealizowanych projektów, nasi eksperci posiadają bogate know how, dlatego przeprowadzona przez nas analiza zawsze jest precyzyjna. Chcemy podczas jej przebiegu dokładnie poznać wszystkie procesy odbywające się w przedsiębiorstwie planującym skorzystać z naszego systemu V-Desk – mówi Dariusz Jarczyński z Primesoft Polska.

W rozmowach uczestniczą kluczowe osoby ze strony firmy mające związek z obszarami objętymi implementacją, które przekazują wdrożeniowcom niezbędną wiedzę biznesową na temat projektowanego przez nich procesu. Najczęściej są nimi dyrektorzy finansowi, managerowie poszczególnych komórek oraz księgowi mający na co dzień styczność z przepływem danych dokumentów np. faktur, umów, zamówień, wniosków itd. Bardzo istotne jest, by już na samym początku ze strony firmy zainteresowanej wdrożeniem zaangażowana została osoba, która będzie opiekunem biznesowym systemu.

Analiza i co dalej?

Wnikliwa analiza pozwala poznać konsultantom zasady funkcjonowania danej firmy i dzięki temu lepiej dopasować system workflow. Specjaliści z Primesoft Polska weryfikują podczas analizy stan zastany u klienta starając się podpowiedzieć właściwe, najbardziej optymalne rozwiązania dla jego lepszego funkcjonowania.

Już na tym etapie doradzamy, jakich zmian wymagają procesy, by wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów spełnił swoje założenia – doprecyzowuje Michał Matejko z Primesoft Polska.

Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej przygotowywany jest dokument podsumowujący spotkanie analityczne – zawierający opis specyfikacji projektu wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk w danej firmie. Dopiero na tym etapie z reguły szacowane są koszty implementacji i harmonogram działań. Po uzyskaniu akceptacji od Klienta, kolejnym krokiem jest rozpoczęcie prac projektowych i wdrożeniowych. Szacunkowy czas trwania projektu to około 3-4 miesiące, obejmuje on: spotkania, konfigurację systemu, prace integracyjne, testy oraz profesjonalne szkolenia dla pracowników, którzy będą użytkownikami V-Desk.

Firma Primesoft Polska posiada bogate doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań klasy workflow dlatego też coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z ich oferty. Warto pamiętać, że klienci, którzy decydują się na wybór partnera biznesowego (w tym przypadku producenta systemu elektronicznego obiegu dokumentów) z reguły nawiązują z nim długofalową współpracę z perspektywą rozbudowy systemu.

Źródło: www.primesoft.pl