Druk wspierany przez IT

Szczegóły: Super User; Kategoria: Artykuły

System IFS Applications wspiera działalność firmy poligraficznej Quad/Graphics Europe na międzynarodowych rynkach. Quad/Graphics Europe Sp. z o. o. z siedzibą w Wyszkowie jest jedną z największych i najnowocześniejszych firm poligraficznych w Europie. Jej biura sprzedaży zlokalizowane są m.in. w Szwecji, Danii, Niemczech, Wielkiej Brytanii, w Rosji i na Ukrainie. Produkty i usługi spółki są dostępne w 22 krajach.

Quad/Graphics Europe posiada nowoczesne centrum poligraficzno-logistyczne w Wyszkowie oraz drukarnię w Radzyminie. Do firmy należy również spółka CRT zaopatrująca obie drukarnie w farby poligraficzne.

JAKIE BYŁY POCZĄTKI

Historia firmy rozpoczęła się w roku 1998, gdy w wyniku połączenia Zakładów Graficznych w Pile powstała spółka Winkowski Sp. z o.o. Początkowo świadczyła ona usługi drukarskie dla wydawnictwa Prószyński, a z czasem rozwinęła działalność, obsługując nowych klientów.

Nasza firma ma burzliwą historię. Przeszliśmy kilka restrukturyzacji i zmian organizacyjnych. Początkowo produkcja odbywała się w Pile, potem w Radzyminie, a w 2005 roku, dzięki wykorzystaniu środków unijnych, praktycznie na ruinach dawnej fabryki FSO zbudowaliśmy nasz główny zakład produkcyjny w Wyszkowie. Teraz jest to jedna z najnowocześniejszych drukarni w Europie, w której zatrudniamy ponad 1700 pracowników — wyjaśnia Marcin Soszyński, dyrektor działu analiz finansowych w Quad/Graphics Europe.

Firma Winkowski od początku współpracowała z amerykańska firmą Quad/ Graphics, która została jej mniejszościowym udziałowcem. Amerykański wspólnik poprzez szereg inwestycji i programów wspierał rozwój drukarni, dostarczając know-how i pomagając w usprawnieniu działalności.

W roku 2009 roku Quad/Graphics stał się jedynym właścicielem firmy Winkowski. Jej nazwę zmieniono wtedy na QuadWinkowski. Główną część produkcji realizowanej w Pile wraz ze znajdującym się tam parkiem maszynowym przeniesiono do Wyszkowa. W 2012 roku QuadWinkowski zmienił nazwę na Quad/Graphics Europe. Dziś firma jest jedną z największych, najnowocześniejszych drukarni w Europie.

Nasza macierzysta firma Quad/ Graphics jest obecna na rynku nie tylko w Stanach Zjednoczonych, ale również w Meksyku i Ameryce Południowej. W Europie jesteśmy jedynym oddziałem Quad/Graphics i bazą do rozwoju działalności na tutejszych rynkach. Główne kierunki eksportu naszych produktów i usług to Skandynawia, Wielka Brytania, Francja, Niemcy i wiele innych rynków, także poza Europą. Eksport stanowi już ponad 60% wartości sprzedaży, podczas gdy kilka lat temu, w momencie połączenia z Quad/Graphics, było to zaledwie kilka procent — informuje Marcin Soszyński.

NOWOCZEŚNIE I KOMPLEKSOWO

Oferta Quad/Graphics Europe obejmuje zaawansowane i kompleksowe usługi premedia, druku offsetowego, usługi introligatorskie oraz dystrybucję. Firma oferuje również usługę druku wzbogaconego o technologie interaktywne, takie jak kody QR, rozpoznawanie obrazu, rozszerzona rzeczywistość czy technologia NFC.

W zakładzie produkcyjnym w Wyszkowie drukowane są czasopisma, katalogi i gazetki reklamowe. Tu znajduje się również centrum logistyczne. Z kolei w Radzyminie produkowane są m.in. standy, opakowania i materiały reklamowe. NFC.

QUAD/GRAPHICS GLOBALNIE NFC.

Siedziba firmy: Sussex (stan Wisconsin), USA
Ponad 70 drukarni w 9 krajach 25 000 pracowników na całym świecie
Ponad 5 miliardów USD przychodów rocznie
Biura handlowe w Europie: Polska, Wielka Brytania, Francja, Niemcy, Szwecja, Dania, Rosja, Ukraina

Dostarczane przez nas usługi poligraficzne realizowane są w najnowocześniejszym parku maszynowym w Europie. Naszym klientom oferujemy kompleksowe usługi, począwszy od fazy przygotowania materiałów do druku, poprzez produkcję, aż do fazy dystrybucji. Dzięki temu całość projektu można zrealizować w jednym miejscu — wyjaśnia Marek Gruszecki, wiceprezes ds. finansowych w Quad/Graphics Europe. Nasz park maszynowy umożliwia szereg dodatkowych rozwiązań, które mogą uatrakcyjnić drukowane publikacje, wpłynąć na jakość kontaktu z czytelnikami, a także generować większe przychody z reklam. Rozwiązania do cyfrowych wersji pozwalają na integrowanie kanałów marketingowych, podnosząc efektywność dotarcia do klientów. Zapewniamy również druk m.in. personalizowanych komponentów do produkcji offsetowej, broszur, katalogów, mailerów, insertów, ulotek i in. Naszą ofertę druku offsetowego uzupełnia technologia druku cyfrowego.

Kompleksowe rozwiązania informatyczne pozwalają na usprawnienie pracy nad publikacjami oraz centralizację zasobów graficznych, takich jak zdjęcia, grafika, animacje oraz teksty, które następnie mogą być wykorzystane zarówno w druku, jak i w mediach elektronicznych.

Nasze studia graficzne działają bez przerwy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały rok. Mamy możliwość wprowadzenia niezbędnych zmian nawet w ostatniej chwili — podkreśla Marek Gruszecki.

EKOLOGIA I ZIELONA ENERGIA

Istotnym elementem strategii firmy jest ochrona środowiska.

Co roku zmniejszamy ilość CO2 emitowanego do atmosfery, a odpady poddajemy recyklingowi. Dzięki wysoko wydajnym urządzeniom i zaawansowanej technologii zużywamy coraz mniej energii i wody. W Quad/Graphics stosujemy najskuteczniejsze metody zapobiegania negatywnemu oddziaływaniu na środowisko zgodnie ze standardami i przepisami. Korzystamy z najnowszej technologii, aby chronić nasze środowisko — tłumaczy Marcin Soszyński.

Quad/Graphics jako pierwsza firma poligraficzna w Polsce i jedna z pierwszych w Europie zdecydowała się na zasilanie energią elektryczną w pełni pochodzącą ze źródeł odnawialnych.

Działania proekologiczne Quad/ Graphics wynikają z kultury organizacyjnej naszej firmy. Zakłada ona ciągłe doskonalenie i optymalizację we wszystkich obszarach działalności, a więc również związanej z ochroną środowiska naturalnego. Wybór zielonej energii jest również odpowiedzią na oczekiwania naszych obecnych i przyszłych klientów — wyjaśnia Marcin Soszyński.

ROZWÓJ WSPIERANY PRZEZ IT

Rozwiązania informatyczne do zarządzania przedsiębiorstwem stosowano w Quad/Graphics Europe już od roku 1998. Rozwiązania te, tworzone i rozwijane lokalnie, stały się z czasem technologicznie przestarzałe i nie zaspokajały potrzeb związanych z dynamicznym rozwojem firmy. W tej sytuacji zarząd podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie.

Obszary pozaprodukcyjne, takie jak finanse, płace, zaopatrzenie i magazyn były obsługiwane przez oprogramowanie, które powstawało lokalnie w naszej firmie od początku jej istnienia. Technologie wykorzystywane przy tworzeniu tych programów były już przestarzałe. Dlatego podjęliśmy decyzję, że nie będziemy dalej rozwijać tych rozwiązań, bo praktycznie wymagałoby to napisania ich od nowa. Rozpoczęliśmy poszukiwania na rynku nowego systemu, który spełniałby nasze wymagania — wyjaśnia Adam Domański, Software Development Manager.

Po wnikliwej analizie przedwdrożeniowej i przeprowadzeniu oceny dostępnych na rynku rozwiązań zarząd podjął decyzję o wdrożeniu systemu IFS Applications, który najlepiej spełniał przyjęte kryteria. Prace nad projektem rozwiązania rozpoczęły się w czerwcu 2013 roku.

WDROŻENIE W 9 MIESIĘCY

Wdrożenie systemu IFS Applications rozpoczęło się jednocześnie w Quad/ Graphics oraz w spółce zależnej CRT produkującej farby poligraficzne.

Założenie było takie, że chcemy mieć system standardowy, żeby można było łatwiej przeprowadzać w przyszłości jego aktualizacje. Konsultanci IFS również zachęcali nas do wykorzystania w miarę możliwości standardowych funkcji systemu. O ile w spółce CRT standardowa funkcjonalność systemu była wystarczająca, to w Quad/Graphics pewne modyfikacje okazały się jednak niezbędne. Najważniejsza z nich dotyczyła obszaru fakturowania — informuje Adam Domański.

W Quad/Graphics start produkcyjny systemu początkowo planowano na 1 stycznia 2014 roku, jednak w trakcie realizacji projektu okazało się, że pewne jego elementy są bardziej czasochłonne niż zakładano i w związku z tym przesunięto termin zakończenia na 1 kwietnia 2014 roku. W spółce CRT system uruchomiono zgodnie z planem, 1 stycznia 2014 r.

Przygotowując się do wdrożenia, uczyliśmy się systemu IFS, odbyło się wiele szkoleń. Podczas licznych spotkań wypracowaliśmy projekty rozwiązań w obszarach, takich jak finanse, magazyny, zaopatrzenie i sprzedaż. Utworzyliśmy grupy projektowe i wybraliśmy liderów w każdym z obszarów objętych wdrożeniem. Te osoby — było ich kilkanaście — w największym stopniu zaangażowały swój czas i wiedzę w wypracowanie najlepszych rozwiązań — wyjaśnia Marcin Soszyński.

Wyjątkowo pracochłonna okazała się kwestia migracji danych, gdyż w niektórych obszarach zdecydowaliśmy się na przeniesienie danych w bardzo szerokim zakresie. Najtrudniejszy dla nas był obszar kadr, w którym migrowaliśmy pełną historię pracowników. Drugim takim obszarem były magazyny, gdzie również postanowiliśmy przenieść do systemu nie tylko stany, ale także całą historię zamówień, przyjęć magazynowych, faktur itd. Wymagało to konwersji danych ze starego systemu, a przy okazji ich uporządkowania. Te kwestie przyczyniły się do przesunięcia terminu zakończenia wdrożenia o trzy miesiące. Miało to również swoje dobre strony, bo dzięki temu mogliśmy wykorzystać doświadczenie zdobyte wcześniej przy wdrożeniu w firmie CRT, co znacznie polepszyło jakość głównego wdrożenia i usprawniło jego przebieg — komentuje Adam Domański.

IFS APPLICATIONS GŁÓWNYM SYSTEMEM IT

W Quad/Graphics system IFS Applications obsługuje w pełni obszar finansowo-księgowy, kadry i płace, gospodarkę magazynową, zakupy i fakturowanie. W obszarze produkcji wdrożono funkcjonalność obsługi zleceń produkcyjnych i kosztów.

Zgodnie z wymogami korporacyjnymi w obszarze produkcji wykorzystujemy w całej grupie te same systemy specjalistyczne, dostosowane do potrzeb drukarni. Są one bezpośrednio sprzężone z maszynami produkcyjnymi. Systemy te były tworzone i rozwijane w korporacji od wielu lat, i w momencie, kiedy staliśmy się jej częścią, zostały one wdrożone również u nas — wyjaśnia Adam Domański.

W firmie CRT przeprowadzono kompleksowe wdrożenie systemu: od zaopatrzenia, przez obsługę magazynu po produkcję i fakturowanie.

W naszej mniejszej spółce wdrożenie objęło szerszy obszar, ale odbyło się szybciej, gdyż nie było potrzeby wprowadzania modyfikacji, a ilość danych migrowanych do systemu była znacznie mniejsza. Bardzo dobrze się sprawdziła tu funkcjonalność systemu w obszarze produkcji. IFS Applications w pełni pokrywa potrzeby firmy CRT i obecnie jest jedynym wykorzystywanym przez tę spółkę systemem informatycznym — komentuje Marcin Soszyński.

WZROST EFEKTYWNOŚCI

Integracja systemów informatycznych w Quad/Graphics zapewnia centralizację i integralność danych. Poprawiła się jakość realizacji procesów. Zwiększyła się szybkość obiegu dokumentów w firmie i wydajność ich przetwarzania. Główne korzyści biznesowe osiągnięto w obszarze finansów i księgowości.

Czas potrzebny na przygotowanie miesięcznych wyników skrócił się z sześciu do czterech dni roboczych, a dzięki łatwemu dostępowi do informacji — jeszcze przed finalnym zamknięciem ksiąg — można dowiedzieć się, jakie były wyniki finansowe w danym miesiącu.

Zyskaliśmy pełny, szybki wgląd w dane finansowe. Już dziś system pozwala nam na zwiększenie efektywności o 30%. O tyle zwiększyła się liczba transakcji procesowanych w systemie IFS Applications. Spodziewamy się, że za kilka lat ten wynik będzie kilkakrotnie wyższy — podsumowuje Marek Gruszecki.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™: