Przygotowanie optymalnych grafików pracy, zgodnych z bieżącymi wymogami Kodeksu Pracy to bolączka planistów oraz menedżerów w niejednej firmie. Temat jest szczególnie aktualny w przypadku przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze, gdzie praca odbywa się w systemie równoważnym. Jak sprawniej zarządzać grafikiem swoich pracowników? Z pomocą przychodzą rozwiązania klasy RCP, które automatyzują proces rejestracji czasu pracy.

Aktualnie obserwujemy w biznesie silne dążenie do automatyzacji ważnych procesów wewnętrznych oraz zewnętrznych tj. elektroniczny obieg dokumentów czy wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi. Obszar HR nie jest tu wyjątkiem. Jeszcze do niedawna najbardziej powszechnym, podstawowym narzędziem pracy planisty był zwykły arkusz kalkulacyjny, gdzie organizowany był cały harmonogram pracy pracowników. Wiązało się to z dużym nakładem czasu ze strony osoby planującej, a mimo to, ze względu na manualną obsługę, w grafik i tak często wkradały się błędy. Wraz z pojawieniem i rozpowszechnieniem się systemów klasy RCP, kadra kierownicza zyskała solidne wsparcie w kontrolowaniu rzeczywistego czasu pracy załogi. Na tym jednak nie koniec – najnowocześniejsze rozwiązania RCP, oprócz rejestracji wejść i wyjść pracowników, oferują już także wsparcie w zakresie automatyzacji planowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy.” – zauważa Aneta Andruszkiewicz, Product Manager w Infinite IT Solutions.

Współczesne systemy RCP dążą do maksymalnego wsparcia planisty w tworzeniu optymalnych grafików zgodnych z przepisami prawa pracy. Proces ten może odbywać się znacznie sprawniej przy pomocy różnych widoków kalendarzy, dedykowanych szablonów, kopiowania grafików pomiędzy pracownikami czy też na podstawie prognoz. W połączeniu z rozwiązaniami do analizowania natężenia ruchu oraz prognozowania, system może podpowiadać odpowiednią liczbę pracowników w różnych przedziałach czasowych, co skutkuje planowaniem bardziej optymalnej obsady i racjonalizacją kosztów pracowniczych. Aktualne i historyczne dane o pracowniku, tj. wykonany czas pracy, urlopy, nadgodziny, spóźnienia czy przejścia w strukturze organizacyjnej, są zgromadzone w jednym miejscu, zapewniając lepszą kontrolę i sprawniejszy proces rozliczeń.

W dużych firmach ważnym aspektem jest możliwość integracji poszczególnych narzędzi z systemem HR, przez co synchronizacja danych odbywa się w pełni automatycznie, a rozliczenie czasu pracy nawet dużej ilości pracowników jest sprowadzone do kilku kliknięć w aplikacji i eksportu danych do programu płacowego na odpowiednie składniki płacowe.

Rezultaty wdrożenia nowoczesnego systemu RCP widoczne są niemal natychmiastowo. Mowa tu nie tylko o kadrze kierowniczej, która wyposażona w narzędzie RCP, może realizować procesy HR automatycznie, tym samym uwalniając znaczącą ilość czasu, ale również o pozostałych pracownikach, których grafik zostaje dostosowany do aktualnych potrzeb obsady stanowisk w firmie zgodnie z normami Kodeksu Pracy oraz wymogami Państwowej Inspekcji Pracy.

Źródło: Infinite