Zarządzanie dokumentami kadrowymi czy rozliczanie deklaracji podatkowych pracowników to procesy administracyjne, które nienależycie przeprowadzone mogą pochłaniać dużo czasu i zasobów firmy oraz generować niepotrzebne koszty.

 

Chcąc zoptymalizować pracę działów HR organizacje coraz częściej podejmują decyzję o korzystaniu z rozwiązań informatycznych, które pozwalają zautomatyzować administracyjną pracę działów kadr, ujednolicić procesy HR wewnątrz organizacji oraz wyraźnie zmniejszyć koszty.

Standaryzacja procesów kadrowych

Częstą potrzebą sygnalizowaną przez polskie firmy jest konieczność ujednolicenia wewnętrznych procesów kadrowych na poziomie całej organizacji, co jest szczególnym wyzwaniem w przedsiębiorstwach rozproszonych geograficznie czy takich, których celem jest stworzenie cieszących się coraz większą popularnością także w Polsce – centrów usług wspólnych HR. Chęć optymalizacji i ujednolicenia procesów kadrowych w ramach powstającego w firmie Centrum Usług HR dla całej grupy była powodem wdrożenia elektronicznej teczki osobowej w Grupie Żywiec. Rozwiązanie eTeczka wdrożone przez firmę GAVDI Polska S.A. umożliwiło przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji i usprawniło pracę działu personalnego, pozwalając docelowo na zarządzanie dokumentami osobowymi dla 4,5 tysiąca pracowników w formie elektronicznej.

Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem. – mówi Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.

Dużą popularnością wśród działów HR polskich firm cieszą się również rozwiązania usprawniające generowanie dokumentów kadrowo-płacowych, takie jak GAVDI Document Generator. Rozwiązanie to, na podstawie danych zebranych przez raporty z systemu SAP HCM, umożliwia wygenerowanie dokumentu zewnętrznego przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office. Aplikacja pracuje na wcześniej przygotowanych szablonach dokumentów przechowywanych w centralnym repozytorium formularzy. Dzięki temu forma i wygląd wydruków powstających w firmie są ujednolicone, a cały proces ich przygotowywania trwa znacznie krócej i nie wymaga angażowania wielu osób.

Automatyzacja = IT

Obszarem, w których coraz więcej firm szuka wsparcia IT, jest automatyzacja procesu generowania i wydawania pracownikom pasków płacowych. Czynności te realizowane na podstawie papierowych dokumentów generują wysokie koszty i wymagają dużego nakładu pracy ze strony działu HR. Dzięki dedykowanym narzędziom informatycznym (np. GAVDI ePaski) można zelektronizować nie tylko wysyłanie pasków płacowych, ale także przekazywanie pracownikom formularzy RMUA, corocznych deklaracji podatkowych czy innych dokumentów kadrowo-płacowych, co ułatwia codzienną pracę administracyjną.

Potrzeba automatyzacji pracy w działach kadr to obecnie popularny trend, który obserwujemy wśród wielu naszych klientów. Elektronizacja procesów takich jak generowanie i comiesięczne dostarczanie pasków płacowych, zarządzanie dokumentacją kadrową czy rozliczanie deklaracji podatkowych pracowników, to procesy, które bez wsparcia odpowiednich narzędzi mogą pochłaniać mnóstwo czasu i zasobów. Dlatego, dużą popularnością cieszą się rozwiązania pozwalające szybko zinformatyzować uciążliwe i kosztochłonne procesy kadrowe, które do tej porty wymagały dużego zaangażowania pracowników działu HR. – podkreśla Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.

Przede wszystkim oszczędność

Obok dążenia do standaryzacji i automatyzacji procesów kadrowych, za decyzjami inwestycyjnymi firm w obszarze wsparcia IT dla HR stoi także chęć optymalizacji kosztów związanych z kadrowymi czynnościami administracyjnymi. Dlatego, działy personalne chętnie decydują się na wdrożenia narzędzi ułatwiających te działania. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest produkt GAVDI eDeklaracje automatyzujący coroczny proces generowania i elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych pracowników. Tradycyjny sposób przygotowania, wydruku, podpisania i przesłania dokumentów PIT do urzędu to czynności, które przy setkach lub tysiącach deklaracji kosztowały firmy mnóstwo czasu i pieniędzy. Korzystając z dedykowanych rozwiązań informatycznych można ten proces przeprowadzić dużo sprawniej i taniej. Narzędzie eDeklaracje wspiera prawny wymóg elektronicznej wysyłki dokumentów PIT i daje możliwość odciążenia pracowników działów HR poprzez eliminację szeregu żmudnych manualnych czynności.

Zainteresowaliśmy się modułem eDeklaracje ze względu na bardzo dużą liczbę deklaracji PIT-11, które musimy wystawiać. Implementacja tego rozwiązania pozwoliła nam istotnie zredukować pracochłonność tego procesu – nadal wprawdzie drukujemy deklaracje i rozsyłamy je pocztą naszym pracownikom, ale ich generowanie i wysyłka do Urzędów Skarbowych odbywa się automatycznie za pośrednictwem bramki internetowej Ministerstwa Finansów. Jesteśmy naprawdę zadowoleni – komentuje Paweł Borowy, dyrektor finansowy Randstad Polska Sp. z o.o.

Źródło: Gavdi Polska