Zarządzanie wydatkami jest istotnym procesem w każdej firmie, a każda organizacja musi mieć jasność, na co wydawane są jej pieniądze. Poniesione koszty muszą być szybko i sprawnie zwracane pracownikom, aby ich nie zniechęcić. Rozwiązanie do obsługi wydatków związanych z delegacjami powinno działać skutecznie, przejrzyście i zgodnie ze standardami.

 

Jeśli rozwiązanie nie spełnia któregoś z wyżej wymienionych aspektów, należy pomyśleć o zastąpieniu go innym. Niniejsza lista kontrolna zwróci uwagę na sygnały, które są oznaką, że system do obsługi podróży służbowych i kwestii z nimi związanych nie pomaga w pracy oraz pokaże, jakie wiążą się z tym skutki dla Twojej organizacji.

1. Polegasz na procesach wykonywanych ręcznie

Jeśli w zarządzaniu wydatkami służbowymi wciąż wykonujesz procesy ręcznie, to może należy rozważyć przejście na rozwiązania zautomatyzowane? Wymaganie od pracowników ręcznego sporządzania raportów i analizy wydatków w formie papierowej staje się problematyczne wraz z rozwojem organizacji. Głównym problemem jest brak skalowalności.

Trudności mogą się też zacząć mnożyć, kiedy procesy ręczne przestaną być wystarczające przy audycie, co może skutkować nawet karami finansowymi i negatywnie wpływać na wizerunek firmy. Duże, rozwijające się organizacje, które korzystają z formy papierowej, mogą mieć problem z dokładną oceną bieżących wydatków. Może się to przełożyć na rzetelne i terminowe raportowanie, a także na rachunki wystawiane klientom.

2. Spóźnione raporty wydatków składane hurtowo

Jeśli składanie raportów wydatków jest dla pracowników czasochłonne i męczące, wówczas będą je zostawiać na ostatnią chwilę. Na dalszym etapie sprawia to poważne problemy księgowości. Zajmowanie się ogromną liczbą raportów wydatków na koniec miesiąca lub kwartału jest mało wydajne, zwiększa ryzyko błędu i stwarza fałszywy obraz płynności finansowej i zobowiązań firmy. Księgowi wcale nie muszą mierzyć się z taką sytuacją. Stworzenie pracownikom szybkiej i mobilnej alternatywy przedstawiania swoich raportów wydatków rozwiąże ten problem. Personel będzie składał raporty na bieżąco, a księgowość będzie mogła się skupić na swoich podstawowych zadaniach.

3. Wyraźne różnice we wnioskach o zwrot

Jeśli pracownicy na podobnych stanowiskach podają drastycznie różne kwoty w swoich wnioskach o zwrot wydatków, może to oznaczać, że system nie spełnia swojej roli. Można temu zaradzić, odpowiednio komunikując i egzekwując politykę dotyczącą wydatków, o ile takowa istnieje. Inną możliwością jest zastosowanie oprogramowania do śledzenia wydatków, które zadba o realizację wszystkich aspektów wynikających z polityki dotyczącej raportów wydatków nim trafią one do systemu. Użytkownicy otrzymują przypomnienia oraz komunikaty, a menedżerowie mogą elastycznie definiować koszty, kategorie oraz wymagania, aby zapewnić spójność.

4. Pochłaniające zasoby przetwarzanie wniosków

Czy zdajesz sobie sprawę, ile czasu zajmuje każdego miesiąca przetwarzanie wniosków? Dzieląc tę wartość przez liczbę wniosków, otrzymamy przeciętny czas przeznaczany na pojedynczy wniosek. Czy wiesz, ile czasu zajmuje sprawdzanie rachunków, obliczeń, analizowanie raportów z polityką, egzekwowanie zgód, poprawianie błędów? Czy zarządzanie podróżami służbowymi musi pochłaniać aż tyle czasu? A gdyby najprostsza metoda kompilowania raportów wydatków i zarządzania nimi była jednocześnie najlepszą? Zautomatyzowane wytyczne, przyjazne i intuicyjne interfejsy oraz konfigurowalne systemy mogą uwolnić olbrzymią ilość Twoich bezcennych zasobów.

5. Brak przejrzystości

Wydatki służbowe mogą stanowić jeden z największych kosztów ponoszonych przez organizację, zaraz po wypłatach dla pracowników. Aberdeen Group szacuje, że może to być nawet ponad 10% wydatków firmy. Ale ile przedsiębiorstw orientuje się w kosztach, jakie ponoszą z tytułu przelotów czy pobytów w hotelach? Jeśli tego nie wiedzą, to czy mogą dać szybką i dokładną odpowiedź? Poleganie na wersjach papierowych zamiast na oprogramowaniu do raportowania wydatków oznacza, że takie informacje są często nieosiągalne. Zintegrowanie oprogramowania zarządzającego wydatkami z systemem finansowym pozwala uzyskać szczegółową wiedzę na temat tego, jakiego rodzaju koszty są ponoszone, w jakich sytuacjach i z jaką częstotliwością. Umożliwi to kontrolę kosztów, negocjacje z dostawcami, ubieganie się o zwrot podatku, przeprowadzanie analizy rentowności i wiele więcej.

Zarządzanie wydatkami służbowymi nie musi być koszmarem. Istnieje technologia pozwalająca zdjąć dodatkowe obciążenia z zespołu finansowego i pozwolić mu skupić się na swoich obowiązkach z zakresu rachunkowości oraz na użytkownikach końcowych, a menedżerom skoncentrować się na własnych podstawowych zadaniach.

Źródło: UNIT4