Badania wykazują, że niewydajne procesy raportowania wydatków prowadzą do niezadowolenia pracowników i zmniejszenia ich zaangażowania. Firma Unit4 ogłosiła dzisiaj wyniki niezależnego międzynarodowego badania poświęconego kwestii raportowania wydatków. Wykazało ono, że niewydajne procesy raportowania wydatków negatywnie odbijają się na zaangażowaniu pracowników — do tego stopnia, że wielu z nich po prostu nie zgłasza poniesionych przez siebie kosztów. Firmy zyskują na tym nawet ponad 14 miliardów EUR (na podstawie danych z zaledwie dziewięciu krajów).

Badanie zostało przeprowadzone w sierpniu 2015 roku przez firmę Ruigrok ¦ NetPanel. Wzięli w nim udział kierownicy wyższego i średniego szczebla zatrudnieni w pełnym oraz niepełnym wymiarze godzin, którzy przesyłają raporty wydatków w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Francji, Holandii, Niemczech, Belgii lub Szwecji. Wnioski wyciągnięto na podstawie odpowiedzi udzielonych przez niemal 2000 pracowników; co najmniej 200 odpowiedzi pochodziło z każdego z wymienionych krajów.



Aż jeden na trzech pracowników ze wspomnianych dziewięciu krajów, w których przeprowadzono badanie, twierdzi, że czasami nie zgłasza poniesionych wydatków, których zwrot byłby im należny. W ten sposób każdy z nich oddaje rocznie swojemu pracodawcy kwotę w wysokości 212 EUR, do której odebrania jest uprawniony. Pracownicy z USA oddają swoim pracodawcom najwięcej — każdego roku 17% z nich nie zgłasza wydatków opiewających średnio na kwotę 347 EUR (390 USD), co daje w sumie ponad 8,7 mld EUR (9,7 mld USD), biorąc pod uwagę bieżące dane dot. ludności aktywnej zawodowo. To prawie 2% deficytu budżetowego państwa, który wynosi 500 mld USD. Z kolei 12% pracowników z Niemiec nie raportuje żadnych poniesionych przez siebie w celach służbowych wydatków. Rok rocznie pracownicy nie ubiegają się o zwrot średnio 292 EUR, co przekłada się na łączną kwotę w wysokości 1,3 mld EUR na korzyść niemieckich firm. A koszty te przecież powinny zostać zwrócone! Podobnie jest w pozostałych krajach — Francji (0,6 mld EUR), Wielkiej Brytanii (1,3 mld EUR), Kanadzie (1 mld EUR), Hiszpanii (0,5 mld EUR), Holandii (0,5 mld EUR), Belgii (0,2 mld EUR) oraz Szwecji (0,17 mld EUR).



Ankietowani pracownicy podali wiele przyczyn, z których nie raportują wydatków, w tym m.in. to, że ponoszone przez nich koszty nie są wysokie, że zapominają o zbieraniu paragonów, gubią je lub po prostu zapominają o konieczności przesłania raportu. Jeden na czterech pracowników twierdzi, że nie przesyła raportów wydatków, ponieważ proces ten jest irytujący i zbyt czasochłonny. W wielu przypadkach negatywnie odbija się to na postrzeganiu firmy przez pracownika, co z kolei prowadzi do spadku jego zaangażowania w wykonywaną pracę. Co więcej, w niektórych krajach europejskich nawet 25% pracowników po złożeniu raportu czeka ponad miesiąc na zwrot kosztów poniesionych wydatków, chociaż w zasadzie większość wydatków jest zwracanych w ciągu miesiąca.

Firmowe procesy raportowania wydatków nie wspierają inicjatyw związanych z zaangażowaniem pracowników do tego stopnia, że firmy zostawiają swoich pracowników bez środków do dyspozycji. Dwóch na pięciu specjalistów (37%) ze Stanów Zjednoczonych, którzy regularnie składają raporty dotyczące poniesionych wydatków, twierdzi, że znalazło się w takiej sytuacji. We Francji (24%), Hiszpanii (23%), Wielkiej Brytanii (23%) i w Kanadzie (20%) mniej więcej jednemu na czterech respondentów czasami brakuje środków do dyspozycji. Na pytanie o to, czy ich zdaniem pracodawca odnosi ich kosztem korzyści finansowe w ramach procesu raportowania wydatków, 42% ankietowanych ze Stanów Zjednoczonych odpowiedziało twierdząco. W Hiszpanii (29%), Szwecji (26%), Wielkiej Brytanii (25%), Francji (23%), Kanadzie (21%) i Belgii (20%) uważa tak samo dwóch bądź trzech pracowników na dziesięciu, podczas gdy w Niemczech i Holandii czuje tak zaledwie jeden pracownik na dziesięciu. Spośród pracowników z Francji, którzy odpowiedzieli twierdząco na to pytanie, 35% uważa, że ma to negatywny wpływ na ich odczucia związane z firmą, w której pracują.

Tym, co zapewnia firmie przewagę konkurencyjną i silną pozycję, są jej pracownicy. To oni tworzą firmę. Badania wykazują, że zaangażowani pracownicy osiągają znacznie lepsze wyniki niż ci, którzy wykazują brak zaangażowania”, mówi Kara Walsh, Dyrektor ds. zasobów ludzkich w Unit4. „Mimo iż zaangażowanie pracowników zależy od wielu czynników, to firmy zapewniające przyjazne i otwarte środowisko pracy wygrają dzisiejszą wojnę o najcenniejsze talenty. Ze względu na koszty rekrutacji, które wynoszą obecnie 1,5 raza tyle co roczne wynagrodzenie, umiejętność zaangażowania i zatrzymania cennych pracowników ma istotny wpływ na wyniki finansowe firmy.

Wyniki przeprowadzonego badania zostały podsumowane na infografice. Z pełnym raportem można zapoznać się na życzenie.

Źródło: UNIT4