Firma Atlas Ward to wrocławska spółka specjalizująca się w kompleksowych rozwiązaniach obejmujących projektowanie, produkcję i realizację obiektów o konstrukcji stalowej i żelbetowej. Ze względu na konieczność zwiększenia skuteczności komunikacji w rozproszonej strukturze spółki oraz standaryzacji używanego oprogramowania, kierownictwo firmy podjęło decyzję o wprowadzeniu usług Office 365.

Proces poprzedził kompleksowy przegląd używanego przez firmę oprogramowania według procedury SAM. W efekcie wdrożenia Office 365, obok poprawy komunikacji, nastąpiło zwiększenie produktywności pracy nad często bardzo złożoną dokumentacją projektową. Dodatkowo, przejście na model chmurowy zapewniło wysoką dostępność aplikacji oraz dostarczyło zabezpieczenia klasy korporacyjnej, bez konieczności ponoszenia kosztów inwestycji i utrzymania.

W Polsce firma zatrudnia niemal 100 osób. Zespół zbudował dotychczas ponad 400 obiektów o łącznej powierzchni 1,7 mln m2. Atlas Ward dostarcza nie tylko gotowy schemat, ale tworzy hale dokładnie wpisujące się w oczekiwania klienta. Jest to możliwe dzięki własnemu zapleczu produkcyjnemu oraz innowacyjnym rozwiązaniom tworzonym w firmowym dziale badań i rozwoju.

Od samego początku 15-letniej działalności, Atlas Ward aktywnie wykorzystuje możliwości nowych technologii. W związku z dynamicznym rozwojem firma stanęła przed wyzwaniem dostosowania oprogramowania do aktualnych wyzwań związanych z produktywnością pracy i poziomem bezpieczeństwa.

Lepsza komunikacja w rozproszonej strukturze

Kierownictwo firmy zwracało szczególną uwagę na zapewnienie lepszej komunikacji centrali i zespołów projektowych w całej Polsce oraz wprowadzenie bardziej funkcjonalnej i pojemnej poczty, niewymagającej ciągłej archiwizacji. Oznaczało to konieczność uaktualnienia oraz standaryzacji używanego w firmie oprogramowania.

Mieliśmy pełen przegląd wersji pakietu Office. Zważywszy na złożoność realizowanych projektów, musieliśmy zawsze bardzo się pilnować, by używać tylko tych funkcji, które są dostępne dla wszystkich innych osób zaangażowanych w tworzenie lub opiniujących dokumenty – wspomina Agata Zinkowiec, Dyrektor Działu Umów i Controllingu.

Z upływem czasu coraz większym „balastem” w realizacji projektów stawała się także firmowa poczta. Narzucone limity objętości wymagały ciągłej archiwizacji.

Brakowało nam również dostępnego w telefonach komórkowych komunikatora oraz kalendarza, nie tylko do umawiania spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, ale także sprawdzania dostępności współpracowników – zauważa Agata Zinkowiec.

Przegląd efektywności oprogramowania

Wybór Office 365 poprzedził tzw. SAM (ang. software asset management), czyli kompleksowy przegląd używanego przez firmę oprogramowania, będący konsekwencją aktualizacji procedur zarządzania oprogramowaniem.

Konsultanci SAM w raporcie końcowym wskazali duże różnice w wersjach pakietu Office i doradzili zakup Office 365 z planami Business – wspomina Rafał Kłysiewicz, Dyrektor IT w Atlas Ward. – Polecamy przegląd SAM wszystkim firmom, które chcą korzystać z oprogramowania adekwatnego do ich potrzeb, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów – dodaje Rafał Kłysiewicz.

Analiza możliwości pakietu Office 365 potwierdziła, że właśnie to rozwiązanie odpowiada na wszystkie potrzeby, tak biznesowe, jak i technologiczne, Atlas Ward.

Wdrożenie przebiegło bardzo płynnie, bez jakichkolwiek problemów. Za największe ryzyko uważaliśmy migrację poczty, dlatego bardzo starannie się do tego procesu przygotowaliśmy. W trakcie przygotowań okazało się, że narzędzie Microsoft do migracji jest świetnie przygotowane i etap ten był jedynie formalnością – mówi Rafał Kłysiewicz.

Wdrożenie zostało podzielone na migrację poczty, instalację nowych pakietów Office, komunikatora oraz szkolenia dla pracowników. Dzięki dobremu przygotowaniu samo wdrożenie – z perspektywy końcowych użytkowników - przebiegło niezauważalnie:

Po prostu w któryś poniedziałek mieliśmy na komputerze nowy Office. Dział IT sukcesywnie przygotowuje szkolenia i dostarcza materiały szkoleniowe do nowych funkcji pakietu – wspomina Agata Zinkowiec.

Największą zmianą dla użytkowników było pojawienie się OneDrive jako nowego miejsca udostępniania dokumentów. Z obserwacji Rafała Kłysiewicza wynika jednak, że pracownicy Atlas Ward bardzo szybko i efektywnie adoptują nowe narzędzia do swojej codziennej pracy.

Wysoka wydajność w chmurze

Wśród kluczowych korzyści, kierownictwo firmy wskazuje poprawę komunikacji, prowadzącej do sprawniejszego funkcjonowania wszystkich obszarów działalności oraz zwiększenie efektywności pracy nad często bardzo dużą dokumentacją projektową. Kolejnym atutem okazała się poprawa bezpieczeństwa, w szczególności w obszarze współdzielenia dokumentacji z dostawcami i klientami. Do tego dochodzi wygodna, niezawodna poczta, dostępna z dowolnego urządzenia.

Niezaprzeczalnym plusem wdrożenia Office 365 jest środowisko w chmurze – wysoka dostępność i zabezpieczenia klasy korporacyjnej, bez konieczności ponoszenia kosztów inwestycji i utrzymania. Ważnym aspektem jest także wygoda zarządzania licencjami oraz rozliczeniami, co przekłada się bezpośrednio na łatwiejsze planowanie budżetu – podkreśla Rafał Kłysiewicz.

W efekcie przejścia na środowisko chmurowe firma doprowadziła do redukcji kosztów IT, „uwalniając” się również od konieczności utrzymywania sprzętu. Firma uzyskała również możliwość lepszego planowania rocznych kosztów utrzymania oprogramowania. Przyjęty model pozwolił dodatkowo wygodnie zarządzać licencjami, co wprost przełożyło się na efektywność procedur zarządzania oprogramowaniem. Kierownictwo korzysta z intuicyjnego panelu zarządzania usługą. Atlas Ward posiada obecnie jeden model wsparcia i dokumentacji do szkoleń.

Źródło: Microsoft