Jak zwykle w przypadku wdrożenia systemu ERP, pewną trudność stanowi uchwycenie konkretnych wskaźników i danych liczbowych świadczących o efektywności systemu. Wzrost przychodów zależy od wielu zmiennych, do których zalicza się między innymi pracę konkretnych działów firm - działu sprzedaży, obsługi klienta, czy logistycznego.  Jednak w tym przypadku znamienne jest,  że w historii firmy jak do tej pory tak duży wzrost przychodów nastąpił bezpośrednio rok po wdrożeniu systemu.

 

Novoterm Sp z o.o. jest firmą od wielu lat specjalizującą się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji akcesoriów łazienkowych i armatury sanitarnej, wanien, kabin oraz ceramiki łazienkowej. Swoje produkty firma importuje z Niemiec, Włoch, Węgier oraz Chin. Novoterm posiada rozwiniętą sieć sprzedaży i dystrybucji – kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów oraz prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całego kraju.

Najważniejsze - usprawnić sprzedaż

Bezpośrednią przyczyną wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego była chęć usprawnienia procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów Novotermu. Do tej pory funkcjonował w firmie program sprzedażowo-magazynowy o charakterze ewidencyjnym. Rosnąca sieć sprzedaży oraz oczekiwania największych klientów spowodowały konieczność wprowadzenia narzędzi mogących sprostać tym wymaganiom.  

Dlatego zarząd firmy podjął decyzję o wprowadzeniu do przedsiębiorstwa zaawansowanego systemu informatycznego w następujących obszarach: Sprzedaż i Dystrybucja, Finanse i księgowość oraz eCRM. Ze względu na elastyczność systemu i możliwości dostosowania go do specyficznych potrzeb dystrybucji armatury łazienkowej został wybrany system Sente.

Dystrybucja do dużych sieci handlowych

Ze względu na wielkości i ilości zamówień szybka oraz sprawna obsługa dużych sieci handlowych, z powodu swojej skali, stanowi duże wyzwanie organizacyjne.

W związku z tym jednym z głównych celów wdrożenia nowego systemu informatycznego stała się możliwie wysoka automatyzacja procesu składania zamówień. Dlatego obecnie raz wprowadzone do programu dane zlecenia służą kolejnym operacjom związanym z jego realizacją. Klient składa dyspozycje w swoim systemie, a poprzez EDI (elektroniczna wymiana dokumentów) są one przekazywane do oprogramowania dystrybutora, następnie program sprawdza poprawność złożonego zamówienia. Zarejestrowana zostaje data realizacji zlecenia, samoczynnie tworzona jest cała niezbędna do obsługi procesu dokumentacja – magazynowa, listy przewozowe dla firmy spedycyjnej oraz faktury. Poprzez EDI zlecenia przewozowe są przesyłane do firmy transportowej, a wystawiona faktura do klienta.

Przyspieszenie realizacji zlecenia pozwala spełnić oczekiwania dużych klientów sieciowych chcących zwykle mieć zamówiony towar tak szybko, jak jest to tylko możliwe. Spełnienie tych wymagań buduje satysfakcję klientów i zwiększa prawdopodobieństwo stałej oraz długoletniej współpracy.

Od strony organizacyjnej wiele dotychczasowych powtarzalnych i ewidencyjnych zadań zostało przekierowanych z ludzi na oprogramowanie. Dzięki temu pracownicy administracyjni mogą zająć się zadaniami wymagającymi faktycznie ludzkiej ingerencji, a dział sprzedaży zamiast zajmować się realizacją zleceń może skierować swoje siły na poszukiwanie nowych klientów.

Łatwe operacje księgowe

Podczas sprzedaży dużych ilości towaru należy liczyć się z adekwatną do tego liczbą zgłoszeń serwisowych oraz reklamacji. W związku z tym konieczne są korekty pierwotnie wystawionych faktur. Ze względu na znaczne wielkości pojedynczych zamówień oraz przesunięcia różnych kategorii towaru wynikające z wymogów rynku, zdarza się, że tworzone są korekty do już wystawionych korekt. Jak można się domyślić, nie jest prostym zadaniem połapać się w tak opracowywanej dokumentacji. Właśnie dlatego, a także z uwagi na skalę realizowanych zamówień, obsługa takich korekt wiąże się z dużym zaangażowaniem sił księgowo-administracyjnych.

Moduły oprogramowania Sente przeznaczone do obsługi procesów księgowych pozwalają na sprawne i co najważniejsze natychmiastowe wykonywanie takich zmian w dokumentach finansowych. W tym przypadku została wprowadzona pełna automatyzacja generowania skorygowanych faktur – wystarczy tylko, że operator wykona kliknięcie w odpowiednim miejscu w systemie, żeby reszta działań potoczyła się samoczynnie.

Co istotne i bardzo usprawnia oraz przyspiesza pracę, to fakt, że system może identyfikować dane zlecenie nie tylko po numerze faktury, ale także według innych wyróżników np. poprzez indywidualny numer danego klienta. Poza tym program przechowuje kody produktów poszczególnych odbiorców. Podczas realizacji i rozliczeń zamówień następuje swego rodzaju tłumaczenie z „języka” kodów danego marketu na „język” systemu obsługującego Novoterm. Ręczne sprawdzanie całego zamówienia i porównywanie poszczególnych pozycji jest zajęciem pracochłonnym, program te działania wykonuje natychmiastowo.


Planowanie zamówień towarów importowanych

Novoterm produkty do sprzedaży sprowadza z krajów europejskich oraz Chin. Importowanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo szybko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia. Jednak sprowadzanie asortymentu z tak daleka, jak Chiny nastręcza już nieco więcej trudności. Najtańszy transport z Państwa Środka to droga morska, a taki transport trwa 4 do 8 tygodni, co stanowi długi okres oczekiwania na zamówiony towar.

W tym przypadku system wspiera planowanie zakupów. Opierając się na danych historycznych dotyczących realizowanych zamówień i sprzedaży w zależności od danego okresu (dzień, miesiąc, pora roku itp.) program może prognozować i sugerować ilości danych kategorii asortymentu, jakie są potrzebne do zapewnienia ciągłości sprzedaży. Takie analizy znacznie ułatwiają i przyspieszają działanie osób odpowiedzialnych za planowanie zaopatrzenia. Dzięki temu istnieje większe prawdopodobieństwo zamówienia we właściwym czasie odpowiednich(ani za dużych, ani za małych) ilości produktów przeznaczonych dla klientów dystrybutora.  

Pilnowanie warunków umowy

Dla każdej firmy klient zamawiający regularnie duże ilości towarów stanowi prawdziwy skarb i wartość nie do przecenienia. Jednak ze względu na swoją wysoką pozycję przetargową duzi gracze rynkowi posiadają wysokie wymagania co do ciągłości i wielkości zaopatrzenia.

Z tego względu wdrożony do Novotermu system został zaopatrzony w funkcje kontrolne i zabezpieczające dostępność towaru według umów zawartych z konkretnymi firmami. Oprogramowanie „zna” warunki współpracy z każdym odbiorcą i „pilnuje”, żeby były właściwie realizowane (np. poprzez możliwość odbioru w określonym czasie potrzebnych mu do dalszej sprzedaży ilości produktów).

Ze względów oczywistych dobra współpraca z klientami i ich satysfakcja stanowi o sukcesie każdego dystrybutora. Takie rozwiązanie przyczynia się do spełniania wymagań klientów, a tym samym zwiększa prawdopodobieństwo zakrojonej na wiele lat i trwałej z nimi współpracy, co bezpośrednio przekłada się na konkurencyjność i rentowność firmy dystrybucyjnej.

Systemowe wsparcie spedycji

Spedycja to istotny element procesu realizacji zamówień klientów. Ze względu na skalę działania, również tutaj celem przeprowadzanych zmian stało się wdrożenierozwiązań systemowych.

Została wprowadzona pełna automatyzacja wymiany danych z oprogramowaniem spedytora.  W efekcie po przyjęciudo systemu zamówienia, firma transportowa otrzymuje zgodne ze swoimi procedurami dokumenty przewozowe wraz z pełnym kompletem danych na temat tego, kiedy oraz jakie ilości towaru ma odebrać od dystrybutora oraz oczywiście dokąd je dostarczyć.

Spedytor niezależnie od tego, do jakiej lokalizacji na terenie kraju dostarcza przesyłkę, to pobiera taką samą opłatę za paletę towaru. Z tego względu do systemu została zaimplementowana funkcja rejonizacji przesyłek. Novoterm posiada własne samochody transportowe i w przypadku wysyłek do firm położonych stosunkowo blisko od siedziby, zamówiony towar dostarcza sam. Tak jest po prostu taniej.

W tym przypadku system wspiera planowanie spedycji w taki sposób, żeby zoptymalizować koszty transportu. Takie rozwiązanie przekłada się bezpośrednio na oszczędności finansowe, które - biorąc pod uwagę ilości wysyłanego towaru - są wcale niemałe.

Podsumowanie

Wsparcie codziennych działań dystrybucyjnych poprzez wdrożenie rozwiązań systemowych opartych na zintegrowanym programie informatycznym pomogło firmie Novoterm uporządkować procesy związane ze sprzedażą dla wymagających klientów, jakimi są duże sieci handlowe.

System informatyczny przejął większość zadań ewidencyjno-rozliczeniowych wykonywanych do tej pory „ręcznie”. Automatyzacja wielu procesów pozwoliła odciążyć pracowników, dzięki czemu przy zwiększonej liczbie zamówień taka sama liczba osób jest w stanie obsłużyć znacznie więcej zleceń.

Funkcje wdrożonego systemu umożliwiły wykonywanie wiele zadań szybciej, co zwiększyło wydajność całej organizacji. Zamówienia realizowane są szybko, w terminach, których oczekują nawet najbardziej wymagający klienci. W efekcie wzrosła rentowność firmy, której przychody w rok po wdrożeniu systemu zwiększyły się dwukrotnie.

Novoterm Sp z o.o. jest firmą od wielu lat specjalizującą się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji akcesoriów łazienkowych i armatury sanitarnej, wanien, kabin oraz ceramiki łazienkowej. Swoje produkty firma importuje z Niemiec, Włoch, Węgier oraz Chin. Novoterm posiada rozwiniętą sieć sprzedaży i dystrybucji – kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów oraz prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całego kraju.

Źródło: www.sente.pl