Quad/Graphics Europe, jedna z największych i najnowocześniejszych firm poligraficznych w Europie, wdrożyła system IFS Applications™ w celu usprawnienia zarządzania procesami biznesowymi.

Quad/Graphics Europe Sp. z o.o., część amerykańskiego koncernu Quad/ Graphics Inc., posiada dwie drukarnie w Wyszkowie i Radzyminie oferujące zaawansowane usługi produkcji poligraficznej.

Quad/Graphics Europe to firma, która dynamicznie rozwija swoją działalność na rynkach europejskich. Jej biura sprzedaży są zlokalizowane m.in. w Szwecji, Danii, Niemczech, Wielkiej. Brytanii, a także w Rosji i na Ukrainie. Eksport produktów i usług stanowi obecnie ponad połowę wartości sprzedaży.

ROZWÓJ WSPIERANY PRZEZ IT

W Quad/Graphics Europe rozwiązania informatyczne stosowano w obszarach finansów, płac, zaopatrzenia i zarządzania magazynem od roku 1998. Rozwiązania te, tworzone i rozwijane lokalnie, stały się z czasem technologicznie przestarzałe i nie zaspokajały potrzeb związanych z dynamicznym rozwojem firmy. W tej sytuacji zarząd przedsiębiorstwa podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie.

Poszukiwaliśmy rozwiązania, które ułatwiłoby naszej firmie rozwój na europejskich rynkach − systemu międzynarodowego i wielowalutowego − wyjaśnia Marek Gruszecki, wiceprezes ds. finansów w Quad/Graphics Europe. Prowadząc działalność w Polsce i oferując usługi w całej Europie, nasz biznes oceniamy w walucie euro, lokalnie raportujemy w złotówkach, a będąc częścią korporacji Quad/Graphics Inc., raportujemy również w dolarach. W związku z tym potrzebowaliśmy systemu, który pomógłby nam analizować ryzyko walutowe i pozwoliłby w metodyczny sposób to ryzyko minimalizować.

WDROŻENIE IFS APPLICATIONS™

W trakcie analizy przedwdrożeniowej przyjęto pięć kryteriów oceny dostępnych na rynku rozwiązań: elastyczność struktury kont w księdze głównej, możliwość modyfikowania struktury raportów bez programowania, możliwość integracji z innymi systemami IT, cena rozwiązania oraz wsparcie dostawcy na poziomie lokalnym. Spośród sześciu wybranych wstępnie systemów światowych dostawców wybrano IFS Applications™, który najlepiej spełniał kryteria.

W Quad/Graphics Europe system IFS Applications™ obsługuje w pełni obszar finansowo-księgowy, a ponadto kadry i płace, gospodarkę magazynową, zakupy i sprzedaż. W obszarze produkcji wdrożona jest funkcjonalność obsługi zleceń produkcyjnych i kosztów.

W CRT, spółce zależnej od Quad/Graphics Europe, przeprowadzono kompleksowe wdrożenie systemu: od zaopatrzenia, przez obsługę magazynu po produkcję i fakturowanie. IFS Applications™ w pełni pokrywa potrzeby firmy CRT i obecnie jest jedynym wykorzystywanym przez tę spółkę systemem IT.

W obu spółkach z IFS Applications™ korzysta ponad 130 użytkowników.

LEPSZA ORGANIZACJA PROCESÓW

W związku z wdrożeniem IFS Applications™ wprowadzono zmiany w organizacji procesów, m.in. w sposobie fakturowania.

Przeorganizowaliśmy dział fakturowania i dostosowaliśmy procesy również w kilku innych obszarach. Obsługa kartoteki kontrahentów została scentralizowana, a dział kooperacji został objęty procesem zamówień. Udało się też przy wykorzystaniu możliwości systemu zautomatyzować przepływ dokumentów między spółkami CRT i Quad/ Graphics Europe − wyjaśnia Marek Gruszecki i dodaje: Znacznie usprawniliśmy sprawozdawczość korporacyjną. W efekcie wdrożenia przejęliśmy od spółki-matki raportowanie wyników w dolarach oraz wprowadziliśmy raportowanie w walucie funkcjonalnej euro. Udało się to zrobić bez potrzeby zatrudniania nowych osób, bo dzięki zautomatyzowaniu procesów zwiększyliśmy wydajność.

Czas potrzebny na przygotowanie miesięcznych wyników skrócił się z sześciu do czterech dni roboczych, a dzięki łatwemu dostępowi do informacji − jeszcze przed finalnym zamknięciem ksiąg − można dowiedzieć się, jakie były wyniki finansowe w danym miesiącu.

WIĘKSZA EFEKTYWNOŚĆ

Integracja systemów IT poprawiła jakość i szybkość realizacji procesów. Zapewniona jest centralizacja i integralność danych. Zwiększyła się szybkość obiegu dokumentów w firmie i wydajność ich przetwarzania. Istotne korzyści biznesowe osiągnięto w obszarze finansów i księgowości.

Zyskaliśmy pełny, szybki wgląd w dane finansowe. Już dziś system pozwala nam na zwiększenie efektywności o 30%. O tyle zwiększyła się liczba transakcji procesowanych w systemie IFS Applications™. Spodziewamy się, że w ciągu kilku lat ten wynik będzie kilkakrotnie wyższy − podkreśla Marek Gruszecki.

Mamy możliwość szybszego i bardziej elastycznego dostosowywania się do nadchodzących zmian. To dla nas ważne, bo firma dynamicznie się rozwija − jeszcze w trakcie wdrożenia połączyliśmy się z dwiema spółkami i rozwinęliśmy cztery nowe segmenty biznesowe. Praktycznie już w trakcie wdrożenia byliśmy w stanie spełnić wymagania dotyczące raportowania w wielu walutach. Oceniam, że bez systemu musielibyśmy zwiększyć nasz zespół finansowo-księgowy przynajmniej dwukrotnie, a poza tym działalibyśmy wolniej i nie nadążalibyśmy za potrzebami rynku − podsumowuje Marek Gruszecki.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Pełny, szybki wgląd w dane finansowe 
• Centralizacja i integralność danych
• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco 
• Usprawnienie sprawozdawczości finansowej
• Sprawna gospodarka materiałowa
• Szybszy obieg dokumentów
• Usprawnienie obsługi zamówień 
• Możliwość łatwego i elastycznego dostosowania się do zmian

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

•  IFS Finanse
• IFS Dystrybucja
• IFS Produkcja 
• IFS Business Analytics
• IFS Zarządzanie dokumentacją
• IFS Zasoby ludzkie
• IFS Płace

Liczba użytkowników: ponad 130

O FIRMIE

Quad/Graphics Europe Sp. z o.o. jest jedną z największych firm sektora poligraficznego w Europie. Dostarczane przez spółkę usługi poligraficzne są realizowane w najnowocześniejszym parku maszynowym w Europie. Quad/ Graphics Europe posiada dwie drukarnie oferujące zaawansowane usługi produkcji poligraficznej: w Wyszkowie i Radzyminie. Do spółki należy również firma CRT zaopatrująca obie drukarnie w farby poligraficzne. Firma oferuje klientom kompleksowe usługi, począwszy od fazy przygotowania materiałów do druku, poprzez produkcję, aż do fazy dystrybucji. Z usług Quad/Graphics Europe korzystają klienci w 22 krajach Europy.

 

Źródło: www.ifsworld.com