Powszechnym problemem nowoczesnych przedsiębiorstw staje się rosnąca ilość danych biznesowych, przez co pojawia się problem archiwizacji i zarządzania dokumentami. Każda firma, chcąca odnieść sukces, powinna pomyśleć o optymalizacji tych obszarów i zakupie systemu elektronicznego obiegu informacji.

 

 

O wskazanie korzyści z implementacji oprogramowania workflow poprosiliśmy poznańską spółkę PrimeSoft Polska – eksperta, który ma na swoim koncie już ponad 200 wdrożeń systemu V-Desk klasy workflow|DMS i od ponad 10 lat współpracuje z liderami rynku w tym zakresie.

1. Oszczędność pieniędzy, ale i czasu



Digitalizacja dokumentów przekłada się na redukcję kosztów. Pracownik biurowy poświęca dziennie 20% czasu pracy na szukanie potrzebnych dokumentów. Przyjmując, że koszt jego utrzymania wynosi 4000 zł miesięcznie, firma traci niepotrzebnie 800 zł. Zatrudniając 50 osób – rocznie można stracić na wyszukiwaniu dokumentów nawet 480 000 zł – wyjaśnia Dorota Szajek z PrimeSoft Polska. Coraz więcej menedżerów zdaje sobie sprawę, że te wydatki można zminimalizować. Dlatego świadomie wybierają oni wdrożenie systemu V-Desk. Ponadto elektroniczne archiwum umożliwia oszczędne zagospodarowanie powierzchni biurowej poprzez zamianę papierowych dokumentów na elektroniczne (ograniczenie liczby segregatorów). Implementacja V-Desk pozwala zaoszczędzić pracownikom czas, który z kolei może zostać poświęcony na wykonywanie innych zadań służbowych. Wpływa to na wzrost wydajności pracy całego personelu.

2. Błyskawiczny dostęp do informacji

Z naszego doświadczenia wynika, że większość przedsiębiorstw potrzebuje kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury, niektóre nawet dwóch tygodni - mówi Dorota Szajek z PrimeSoft Polska. Zdarza się często, że dokumenty ulegają zniszczeniu a nawet zagubieniu – dodaje.

Wprowadzenie rozwiązania, jakie oferuje spółka z Poznania, znacznie skraca ten okres. Z rozmowy z przedstawicielem PrimeSoft Polska dowiedzieliśmy się, że klienci, którzy wdrożyli w swoim przedsiębiorstwie V-Desk akceptują faktury już następnego dnia po ich otrzymaniu. Największą korzyścią jest zatem szybki czas reakcji, koordynacja przepływu dokumentów oraz terminowe opłacanie zobowiązań.

3. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Dane dostępne w systemie elektronicznego obiegu dokumentów są niezwykle bezpieczne, co odgrywa duże znaczenie szczególnie w przypadku instytucji publicznych czy sektora finansowego, gdzie wymogi dotyczące dostępu do danych stawiane są na najwyższym poziomie.

Nasza firma korzysta z kilku wariantów zabezpieczeń (protokół SSL, jednorazowe klucze sesji, integracja z kontem domenowym), chroniących przed nieuprawnionym dostępem do systemu – doprecyzowuje Dorota Szajek.

Zastosowanie jednocześnie kilku rodzajów zabezpieczeń daje klientom firmy PrimeSoft Polska pewność, że ich dokumenty są w pełni bezpieczne.

System obiegu dokumentów V-Desk jest rozwiązaniem usprawniającym funkcjonowanie każdej firmy. Korzystają z niego przedsiębiorstwa z różnych branż. Wdrożenie systemu workflow zapewnia sprawne zarządzanie dokumentami oraz efektywną obsługę kluczowych procesów biznesowych, co ma przełożenie na redukcję kosztów, wzrost wydajności pracowników, szybki dostęp do danych oraz bezpieczne ich przechowywanie.

Źródło: www.primesoft.pl