Automatyzacja procesów biznesowych wyłania się jako kluczowy element strategii operacyjnej, umożliwiający firmom optymalizację zasobów, redukcję kosztów oraz poprawę jakości usług i produktów. Wdrożenie narzędzi i mechanizmów, które bazować będą na automatyzacji może wydawać się zadaniem złożonym, zwłaszcza dla średnich i dużych przedsiębiorstw, które zarządzają szerokim spektrum procesów biznesowych. Jak się tego podjąć, od czego zacząć i które obszary mogą stać się decydującymi?
Automatyzacja – jakie przynosi korzyści?
Zastosowanie automatyzacji przede wszystkim oszczędza czas i pieniądze. Daje możliwość zajęcia się tym, co naprawdę wymaga twojej uwagi i przyczynia się do zwiększenia dochodu. Mogąc przeznaczyć więcej czasu na to, co jest angażujące, na czym się znasz i co faktycznie przynosi zysk, będziesz czerpać satysfakcję z pracy, a to mocniej cię zmotywuje do jej wykonania. Tak oto aż 73% liderów IT uważa, że automatyzacja pozwala im zaoszczędzić około 50% czasu. Kolejne 51% dodaje również, że automatyzacja może obniżyć całkowite koszty ich pracy o od 10 do 50% (raport IT Leaders Fueling Productivity With Process Automation).
Odpowiednio zaprogramowane „roboty” nie męczą się, popełniają mniej błędów, nie zapominają wysłać maila i nie przekraczają deadline’ów (wg WorkMarket Report 2020 In(Sight) - 78% liderów uważa, że automatyzacja zwiększa ogólną produktywność organizacji). Unikasz więc czynników, które najczęściej przyczyniają się do nieporozumień i konfliktów w firmie. Poprawiają się wówczas relacje na poziomie pracownik-pracodawca. To z kolei zwiększa kreatywne i wykonawcze zdolności zatrudnionych osób.
Poza tym automatyzacja usprawnia komunikację z klientami i przez to poprawia ich doświadczenia. Pomaga więc nie tylko realizować bardziej skuteczne działania marketingowe i sprzedażowe (zwiększając świadomość marki i konwersję), ale także efektywniej skalować biznes.
Automatyzacja procesów – co to?
Na pytanie, czym jest automatyzacja procesów biznesowych, 81% ankietowanych w raporcie “2023 State of Process Orchestration” stwierdziło, że wie, czym to jest. Po podaniu definicji 90% stwierdziło, że ich firma to robi, a połowa (49%) stwierdziła, że z pewnością tak jest.
Na czym więc polega “automatyzacja procesów”? Na zastąpieniu człowieka programowalnymi „robotami” (z użyciem AI lub nie), które mają zająć się czasochłonnymi, powtarzalnymi i żmudnymi działaniami. Oczywiście automatyzacja procesów nie oznacza zwolnienia pracowników — jest to wyłącznie narzędzie technologiczne do usprawnienia lub przyspieszenia ich działań.
To tak jak z robieniem kawy i sprzątaniem w firmie. Możesz:
Automatyzacja procesów – od czego zacząć?
Zacznij od analizy procesów we własnej firmie, ale też... swoich marzeń. Szukaj powtarzających się czynności, takich jak informowanie klientów o etapie zamówienia, włączanie kampanii, rozsyłanie ofert itd. Posłuchaj również uwag zatrudnionych, np. czego im brakuje do terminowego wykonania zadań. Myślisz czasem: „Gdyby tylko nie trzeba było o tym pamiętać lub tego robić (np. zlecać przelewów w terminie)”? Może akurat wymyślono narzędzie, które uzupełnia te braki. Następnie poszukaj dobrego oprogramowania CRM i ERP.
CRM i ERP – wstęp do automatyzacji procesów
50% marketerów chce bezproblemowej łączności z istniejącymi systemami zarządzania treścią, CRM i ERP (Gartner). Czym dokładnie są te systemy?
System CRM to platforma służąca do zarządzania relacjami z aktualnymi i potencjalnymi klientami. To taki rozbudowany system bazy klientów, który wspiera komunikację z nimi we właściwym momencie i wspomaga promocję firmy. Natomiast ERP to system stworzony do optymalizacji i zarządzania pracą różnych działów w firmie: finansowych, kadrowych i logistycznych czy też produkcji.
Oba systemy mogą być dostępne w jednym oprogramowaniu, ale coraz częściej spotyka się osobne platformy współpracujące ze sobą. Bez względu na to, na jakie narzędzie do automatyzacji się zdecydujesz, upewnij się, że ułatwi pracę, a nie ją utrudni. Zastanów się także, czy łatwo da się je zainstalować w firmie i obsługiwać.
Automatyzacja może przerażać. Jednak jak widać to bardzo dobry kierunek dla współczesnych przedsiębiorstw nastawionych na szybki wzrost. Jeżeli należysz do tej grupy i dostrzegasz w firmie powtarzalne procesy, w których automatyzacja może pomóc, nie wahaj się jej wprowadzić. Możesz zacząć od drobnych zmian, ponieważ w biznesie często to te drobne zmiany stoją za wielkim sukcesem. Pamiętaj, że nie musisz tego robić sam. Na rynku są specjaliści, którzy przeprowadzą audyt, wdrożą odpowiednie automatyzacje, a nawet przeszkolą pracowników.
Źródło: www.anegi.com
Zastosowanie automatyzacji przede wszystkim oszczędza czas i pieniądze. Daje możliwość zajęcia się tym, co naprawdę wymaga twojej uwagi i przyczynia się do zwiększenia dochodu. Mogąc przeznaczyć więcej czasu na to, co jest angażujące, na czym się znasz i co faktycznie przynosi zysk, będziesz czerpać satysfakcję z pracy, a to mocniej cię zmotywuje do jej wykonania. Tak oto aż 73% liderów IT uważa, że automatyzacja pozwala im zaoszczędzić około 50% czasu. Kolejne 51% dodaje również, że automatyzacja może obniżyć całkowite koszty ich pracy o od 10 do 50% (raport IT Leaders Fueling Productivity With Process Automation).
Odpowiednio zaprogramowane „roboty” nie męczą się, popełniają mniej błędów, nie zapominają wysłać maila i nie przekraczają deadline’ów (wg WorkMarket Report 2020 In(Sight) - 78% liderów uważa, że automatyzacja zwiększa ogólną produktywność organizacji). Unikasz więc czynników, które najczęściej przyczyniają się do nieporozumień i konfliktów w firmie. Poprawiają się wówczas relacje na poziomie pracownik-pracodawca. To z kolei zwiększa kreatywne i wykonawcze zdolności zatrudnionych osób.
Poza tym automatyzacja usprawnia komunikację z klientami i przez to poprawia ich doświadczenia. Pomaga więc nie tylko realizować bardziej skuteczne działania marketingowe i sprzedażowe (zwiększając świadomość marki i konwersję), ale także efektywniej skalować biznes.
Automatyzacja procesów – co to?
Na pytanie, czym jest automatyzacja procesów biznesowych, 81% ankietowanych w raporcie “2023 State of Process Orchestration” stwierdziło, że wie, czym to jest. Po podaniu definicji 90% stwierdziło, że ich firma to robi, a połowa (49%) stwierdziła, że z pewnością tak jest.
Na czym więc polega “automatyzacja procesów”? Na zastąpieniu człowieka programowalnymi „robotami” (z użyciem AI lub nie), które mają zająć się czasochłonnymi, powtarzalnymi i żmudnymi działaniami. Oczywiście automatyzacja procesów nie oznacza zwolnienia pracowników — jest to wyłącznie narzędzie technologiczne do usprawnienia lub przyspieszenia ich działań.
To tak jak z robieniem kawy i sprzątaniem w firmie. Możesz:
- zatrudnić do tego człowieka – płacić mu wynagrodzenie i składki,
- złapać się za głowę, gdy policzysz, ile czasu twoi pracownicy poświęcają na to w ciągu roku,
- kupić i zaprogramować ekspres i odkurzacz, a następnie cieszyć się dobrze zrobioną kawą, czystą podłogą oraz lepiej wykorzystanym czasem.
Automatyzacja procesów – od czego zacząć?
Zacznij od analizy procesów we własnej firmie, ale też... swoich marzeń. Szukaj powtarzających się czynności, takich jak informowanie klientów o etapie zamówienia, włączanie kampanii, rozsyłanie ofert itd. Posłuchaj również uwag zatrudnionych, np. czego im brakuje do terminowego wykonania zadań. Myślisz czasem: „Gdyby tylko nie trzeba było o tym pamiętać lub tego robić (np. zlecać przelewów w terminie)”? Może akurat wymyślono narzędzie, które uzupełnia te braki. Następnie poszukaj dobrego oprogramowania CRM i ERP.
CRM i ERP – wstęp do automatyzacji procesów
50% marketerów chce bezproblemowej łączności z istniejącymi systemami zarządzania treścią, CRM i ERP (Gartner). Czym dokładnie są te systemy?
System CRM to platforma służąca do zarządzania relacjami z aktualnymi i potencjalnymi klientami. To taki rozbudowany system bazy klientów, który wspiera komunikację z nimi we właściwym momencie i wspomaga promocję firmy. Natomiast ERP to system stworzony do optymalizacji i zarządzania pracą różnych działów w firmie: finansowych, kadrowych i logistycznych czy też produkcji.
Oba systemy mogą być dostępne w jednym oprogramowaniu, ale coraz częściej spotyka się osobne platformy współpracujące ze sobą. Bez względu na to, na jakie narzędzie do automatyzacji się zdecydujesz, upewnij się, że ułatwi pracę, a nie ją utrudni. Zastanów się także, czy łatwo da się je zainstalować w firmie i obsługiwać.
Automatyzacja może przerażać. Jednak jak widać to bardzo dobry kierunek dla współczesnych przedsiębiorstw nastawionych na szybki wzrost. Jeżeli należysz do tej grupy i dostrzegasz w firmie powtarzalne procesy, w których automatyzacja może pomóc, nie wahaj się jej wprowadzić. Możesz zacząć od drobnych zmian, ponieważ w biznesie często to te drobne zmiany stoją za wielkim sukcesem. Pamiętaj, że nie musisz tego robić sam. Na rynku są specjaliści, którzy przeprowadzą audyt, wdrożą odpowiednie automatyzacje, a nawet przeszkolą pracowników.
Źródło: www.anegi.com
