Branża IT proponuje szereg narzędzi zwiększających wydajność przedsiębiorstw poprzez sprawne zarządzanie procesami biznesowymi. Które rozwiązanie wybrać? Na jakie czynniki zwrócić szczególną uwagę? Kluczowe jest kierowanie się potrzebami występującymi w organizacji. To one determinują wybór odpowiedniego DMS. Warto zaznaczyć dwie istotne różnice pomiędzy systemami workflow, które są dostępne na rynku.

 

Wiele firm oferujących systemy elektronicznego obiegu dokumentów proponuje uniwersalne narzędzia, które zostały zaprojektowane dla szerokiego grona odbiorców. Skierowane są na ogół do małych i średnich podmiotów, a ich implementacja z reguły przebiega bardzo szybko. Inaczej jest w przypadku kompleksowych platform elektronicznego obiegu dokumentów „szytych na miarę”, czyli dedykowanych indywidualnie dla każdego klienta. Są one projektowane z myślą o potrzebach zachodzących w konkretnym przedsiębiorstwie. Najczęściej wybierają je duże firmy, wymagające najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych, umożliwiających efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Wdrożenie dopasowanego narzędzia zajmuje więcej czasu, niż w przypadku gotowego rozwiązania. Zaletami systemów „szytych na miarę” są wysoka elastyczność oraz indywidualność, a także możliwość samodzielnego rozbudowania o kolejne procesy. Dodatkowym aspektem przemawiającym na rzecz indywidualnych systemów jest możliwość integracji ich z dowolnymi oprogramowaniami funkcjonującymi już w firmach, które zdecydowały się na implementację DMS. Jeden z kluczowych producentów takich rozwiązań – spółka Primesoft Polska – podkreśla, że wybór odpowiedniej platformy należy rozpocząć od analizy wszystkich procesów oraz zdiagnozowania potrzeb.

Klienci, którzy się do nas zgłaszają potrafią określić swoje oczekiwania – mówi Michał Matejko z Primesoft Polska. Na podstawie wnikliwie przeprowadzanej analizy diagnozujemy procesy biznesowe występujące w danym przedsiębiorstwie. W kolejnym etapie proponujemy indywidualnie dopasowany system V-Desk, który jest odpowiedzią na potrzeby biznesowe naszego Klienta – dodaje.

Rozwiązania klasy DMS|workflow są kierowane do każdego przedsiębiorstwa. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od managera firmy, jej wielkości, struktury, potrzeb itp. Wiele firm decyduje się na współpracę z producentami indywidualnie projektowanych platform, które w każdej chwili można rozbudowywać o kolejne obiegi. Coraz więcej organizacji ceni sobie niezależność i elastyczność, a nie „pudełkowe” rozwiązania.

Źródło: www.primesoft.pl