Kompleksowy System Informatyczny (KSI) w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest jednym z najbardziej skomplikowanych i największych rozwiązań informatycznych w Europie w swojej klasie. Ilość danych przetwarzanych przez system, oraz liczba korzystających z niego użytkowników czyni go unikalnym również na skalę światową. Aby mieć wyobrażenie o rozmiarze i skali skomplikowania systemu, wystarczy znać ilość przechowywanych i przetwarzanych danych przez KSI wynoszącą około 70 TB, wiedzieć o tym że system posiada 35 tyś użytkowników, a składa się z ok. 200 ściśle ze sobą zintegrowanych modułów.
Utrzymanie i rozwój KSI musi uwzględniać wszystkie zmiany zachodzące w otoczeniu, czyli zmiany biznesowe, legislacyjne i technologiczne. Najbardziej krytyczne dla systemu są zmiany legislacyjne ze względu na nieprzekraczalność terminów, w których mają być wykonane i wdrożone, a okresy vacatio legis są w polskim ustawodawstwie zazwyczaj bardzo krótkie. Presja czasu i waga tych zmian stanowią wyzwanie zarówno dla ZUS jak i przygotowujących je Wykonawców. Wprowadzenie jednej z nich – dostosowanie KSI do Krajowego Rejestru Sądowego zostało powierzone firmie Capgemini Polska.
Jednym z zadań Capgemini w projekcie rozwoju systemu KSI ZUS jest także reverse engineering części brakującej dokumentacji, co do której jakości i kompletności, ZUS nacisk przywiązuje dużą wagę, w celu uzyskania pełnej sprawności rozwoju rozwiązań informatycznych.
Wprowadzenie wielu Dostawców do realizacji jednej umowy, związanej z rozwojem systemu KSI ZUS dotychczas rozwijanego przez tylko jednego Wykonawcę, jest pomysłem nowatorskim w skali całej administracji publicznej w Polsce.
Wiązało się to z rozstrzygnięciem szeregu nieznanych w sektorze publicznym do tej pory kwestii, zwłaszcza natury prawnej, które pojawiły się podczas wprowadzania przyszłego, nowego modelu współpracy.
Cały proces przemian w ZUS rozpoczął się od przejęcia w całości praw majątkowych i autorskich do systemu KSI, co było konieczne by umożliwić realną pracę wszystkim Wykonawcom.
Kolejnym krokiem było przygotowanie dużej instytucji publicznej do realizacji nowych zadań, tj. współpracy wielu Wykonawców w ramach wielu umów oraz zaplanowanie szczegółowych procesów integracyjnych, które także wymagały istotnych zmian organizacyjnych w funkcjonowaniu IT oraz interakcji z biznesem. Niebagatelnym wyzwaniem było również zapewnienie odpowiednich procesów, procedur i narzędzi oraz zapewnienie odpowiednich kompetencji po stronie Zakładu. Wiąże się to z szeregiem wyzwań, wynikających z konieczności precyzyjnego definiowania wymagań, szacowania złożoności i czasu trwania zmiany (określone w wypracowanych Standardach IT ZUS), umiejętności sprawnego przeprowadzenia postępowań przetargowych w celu wyłonienia potencjalnego dostawcy oraz koordynacja prac Wykonawców w tym samym czasie, często w tym samym obszarze biznesowym. Ponadto należy zauważyć, że praca w realiach umowy ramowej implikuje konieczność koordynacji rozwoju systemu z uwzględnieniem prawa zamówień publicznych.
Istotnym elementem, który wspiera ten proces w ZUS jest m.in. kompleksowe repozytorium, w którego skład wchodzą: posiadana dokumentacja projektowa, modele systemu oraz kody źródłowe, których Zakład jest właścicielem. Niezwykle trudnym wyzwaniem jest zachowanie spójności i jednolitości w ramach dostarczanych przez Wykonawców rezultatów prac. Jednolite podejście wszystkich Wykonawców, oparte o uzgodnione przez wszystkie strony standardy produkcyjne, minimalizuje ryzyko niepowodzeń w realizacji zmian systemu.
Całość zmian oprogramowania dokonywana jest w oparciu o repozytorium kodów źródłowych, z których korzystają wszyscy Wykonawcy, a które musi uwzględniać nową rzeczywistość związaną z pojawieniem się nowych dostawców w obszarze rozwoju KSI. Nowe repozytorium nie tylko umożliwia pracę firmom integratorskim m.in. Capgemini, ale przede wszystkim daje możliwość przeprowadzania zmian w tym samym czasie przez różnych Wykonawców nawet na tym samym kodzie źródłowym.
Repozytorium nie jest jedynie rozwiązaniem składującym różne artefakty będące rezultatami prac w ramach projektu, ale przede wszystkim usprawnia proces identyfikowania i rozwiązywania konfliktów projektowych, planowania zmian jak i realizacji procesów utrzymaniowych (przygotowywanie poprawek serwisowych). Przekłada się to także na usprawnienie procesów zarządzania Umową w tak złożonej instytucji.
Źródło: Capgemini
Jednym z zadań Capgemini w projekcie rozwoju systemu KSI ZUS jest także reverse engineering części brakującej dokumentacji, co do której jakości i kompletności, ZUS nacisk przywiązuje dużą wagę, w celu uzyskania pełnej sprawności rozwoju rozwiązań informatycznych.
Wprowadzenie wielu Dostawców do realizacji jednej umowy, związanej z rozwojem systemu KSI ZUS dotychczas rozwijanego przez tylko jednego Wykonawcę, jest pomysłem nowatorskim w skali całej administracji publicznej w Polsce.
Wiązało się to z rozstrzygnięciem szeregu nieznanych w sektorze publicznym do tej pory kwestii, zwłaszcza natury prawnej, które pojawiły się podczas wprowadzania przyszłego, nowego modelu współpracy.
Cały proces przemian w ZUS rozpoczął się od przejęcia w całości praw majątkowych i autorskich do systemu KSI, co było konieczne by umożliwić realną pracę wszystkim Wykonawcom.
Kolejnym krokiem było przygotowanie dużej instytucji publicznej do realizacji nowych zadań, tj. współpracy wielu Wykonawców w ramach wielu umów oraz zaplanowanie szczegółowych procesów integracyjnych, które także wymagały istotnych zmian organizacyjnych w funkcjonowaniu IT oraz interakcji z biznesem. Niebagatelnym wyzwaniem było również zapewnienie odpowiednich procesów, procedur i narzędzi oraz zapewnienie odpowiednich kompetencji po stronie Zakładu. Wiąże się to z szeregiem wyzwań, wynikających z konieczności precyzyjnego definiowania wymagań, szacowania złożoności i czasu trwania zmiany (określone w wypracowanych Standardach IT ZUS), umiejętności sprawnego przeprowadzenia postępowań przetargowych w celu wyłonienia potencjalnego dostawcy oraz koordynacja prac Wykonawców w tym samym czasie, często w tym samym obszarze biznesowym. Ponadto należy zauważyć, że praca w realiach umowy ramowej implikuje konieczność koordynacji rozwoju systemu z uwzględnieniem prawa zamówień publicznych.
Istotnym elementem, który wspiera ten proces w ZUS jest m.in. kompleksowe repozytorium, w którego skład wchodzą: posiadana dokumentacja projektowa, modele systemu oraz kody źródłowe, których Zakład jest właścicielem. Niezwykle trudnym wyzwaniem jest zachowanie spójności i jednolitości w ramach dostarczanych przez Wykonawców rezultatów prac. Jednolite podejście wszystkich Wykonawców, oparte o uzgodnione przez wszystkie strony standardy produkcyjne, minimalizuje ryzyko niepowodzeń w realizacji zmian systemu.
Całość zmian oprogramowania dokonywana jest w oparciu o repozytorium kodów źródłowych, z których korzystają wszyscy Wykonawcy, a które musi uwzględniać nową rzeczywistość związaną z pojawieniem się nowych dostawców w obszarze rozwoju KSI. Nowe repozytorium nie tylko umożliwia pracę firmom integratorskim m.in. Capgemini, ale przede wszystkim daje możliwość przeprowadzania zmian w tym samym czasie przez różnych Wykonawców nawet na tym samym kodzie źródłowym.
Repozytorium nie jest jedynie rozwiązaniem składującym różne artefakty będące rezultatami prac w ramach projektu, ale przede wszystkim usprawnia proces identyfikowania i rozwiązywania konfliktów projektowych, planowania zmian jak i realizacji procesów utrzymaniowych (przygotowywanie poprawek serwisowych). Przekłada się to także na usprawnienie procesów zarządzania Umową w tak złożonej instytucji.
Źródło: Capgemini
