System SAP usprawnił masowe rozliczenia w ramach obsługi toku studiów dla prawie 48 tys. studentów i doktorantów oraz słuchaczy studiów podyplomowych. Wdrożenie nowego systemu rozliczeń zwieńczyło kompleksową implementację Zintegrowanego Systemu Zarządzania na UJ, który objął całość procesów zarządczych dla wszystkich jednostek organizacyjnych uczelni. Wdrożenie SAP na UJ jest jednym z największych w Europie zastosowań rozwiązania branżowego SAP dla uczelni wyższych i instytucji naukowo-badawczych (SAP for Higher Education and Research).

 

Informacje o toku studiów danej osoby automatycznie uruchamiają w systemie rozliczeń ze studentami naliczanie odpowiednich opłat, np. czesnego, opłat za egzaminy czy za akademik, a także stypendiów. System SAP generuje jednocześnie związane z rozliczeniem dokumenty, takie jak faktury czy monity, jak również obsługuje procesy płatnicze: użycie dedykowanych kont bankowych czy jednoznaczna identyfikacja wpłacającego. Całość rozliczeń jest zintegrowana z procesami księgowymi i innymi obszarami Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Dzięki nowoczesnemu systemowi wsparcia zarządzania Uniwersytet Jagielloński jest lepiej przygotowany do podejmowania nowych wyzwań w obszarach edukacji, badań i technologii" – powiedział prof. dr. hab. Wojciech Froncisz, przewodniczący Stałej Rektorskiej Komisji ds. Informatyzacji Uczelni, a uprzednio przewodniczący Komitetu Sterującego wdrożenia SAP na UJ. “Nasza licząca blisko 650 lat uczelnia udowodniła nowatorskie podejście nie tylko w obszarze nauki i dydaktyki, lecz również zarządzania. W ciągu ostatnich kilku lat ujednoliciliśmy i zintegrowaliśmy zarządzanie Uniwersytetem, eliminując tam gdzie to możliwe papierowy obieg dokumentów. Mamy dobrze wyszkolony zespół ekspertów i kluczowych użytkowników, którzy dbają, aby zintegrowany system coraz skuteczniej usprawniał naszą pracę. Jestem przekonany, że dysponując takimi narzędziami zarządczymi i skupiając się na realizacji naszej strategii naukowo-dydaktycznej UJ będzie się piął coraz wyżej w innowacyjności badań i jakości nauczania.

Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzana na UJ w oparciu o rozwiązania SAP obejmuje swoim zakresem całość procesów gospodarki własnej, obsługę administracyjną badań naukowych, analizy strategiczne oraz tok studiów i rozliczenia ze studentami. Z systemu SAP na UJ korzysta około 7,2 tys. użytkowników. Mają oni dostęp do systemu za pośrednictwem portalu informacyjnego, zbudowanego z pomocą rozwiązań portalowych SAP.

W systemie gospodarki własnej UJ księgowanych jest około miliona dokumentów finansowych rocznie. Obsługuje on także całość procesów kadrowo-płacowych, włącznie ze specyficznymi dla uczelni umowami cywilno-prawnymi i podróżami służbowymi. Z kolei funkcjonalność obsługi badań naukowych pozwala w jednym systemie rozliczać całość prowadzonych przez UJ programów badań naukowych, grantów i organizowanych konferencji. Natomiast hurtownia danych SAP BW została wykorzystane do stworzenia systemu informacji strategicznej, w którym dokonywana jest analiza wskaźnikowa kluczowych obszarów działalności uczelni, dostępna dla użytkowników w formie przejrzystych raportów.

Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią na UJ przeprowadziła firma Atos, która w ramach 10-letniego kontraktu zajmuje się również utrzymaniem systemu SAP. Po stronie uczelni o dalszy rozwój systemu i kompetencji z tym związanych dba utworzone w 2012 roku Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ.

Uniwersytet jest ogromną instytucją, która aby właściwie prowadzić swoją podstawową działalność, czyli dydaktykę i badania naukowe, musi być sprawnie działającą organizacją – powiedziała Katarzyna Grelowska, Dyrektor Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych UJ. Nasze centrum wspiera użytkowników SAP na UJ i prowadzi prace nad rozwojem i ciągłą optymalizacją technologii wykorzystywanych w zarządzaniu uczelnią.