Dążenie do optymalizacji obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących w organizacjach stanowi silny kierunek rozwoju współczesnych systemów informatycznych. Zapotrzebowanie na wyspecjalizowane w tym kierunku rozwiązania IT odzwierciedlają również badania rynkowe. Zgodnie z raportem Electronic Invoice Adoption Benchmark, aż 46% przedsiębiorstw rozważa wdrożenie rozwiązania umożliwiającego e-fakturowanie.

 

Jakie są kluczowe wg. raportu czynniki skłaniające firmy do e-faktury? Najczęściej, bo 68% przedsiębiorców zwraca uwagę na chęć ograniczenia kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów w wersji papierowej. W przypadku 46% respondentów jest to dążenie do przyspieszenia obiegu dokumentów (opisywanie, proces akceptacji faktury itp.), a 52% firm kieruje się chęcią usunięcia papieru z wykonywanych transakcji. Ważnym czynnikiem jest również redukcja zagubionych dokumentów (28%). Dodatkowo, przedstawiciele firm poruszają jeszcze następujące kwestie: sprawniejsze zarządzanie procesami finansowo-księgowymi, poprawa relacji z kontrahentami, dogodny dostęp do dokumentów w przypadku kontroli skarbowej.

Z racji dużego potencjału, jaki niosą ze sobą rozwiązania klasy EDI, na dobre zagościły one w różnych gałęziach biznesu, szczególnie branży retail. Przykładem może być tu wdrożenie systemu autorstwa Infinite w Fackelmann Polska.

Wykorzystanie technologii EDI pozwoliło na usprawnienie cyklu obiegu dokumentów (faktury, korekty faktur, potwierdzenia dostawy), co przełożyło się na obniżenie kosztów związanych z obsługą zamówień. Dzięki szybkiemu przepływowi danych logistycznych, proces dostawy przebiega sprawniej. - komentuje Krzysztof Ogrodnik, Prezes Zarządu Fackelmann Polska Sp. z o.o.

Nie sposób nie wspomnieć jednak o obawach przedsiębiorców związanych z wprowadzeniem e-faktury do firmy. Dla 64% respondentów największą barierą są ograniczone zasoby IT. Jest to realne wyzwanie, jednak z pomocą przychodzi tu outsourcing usług IT. Decydując się na outsourcing, możemy powierzyć realizację projektu wdrożenia i utrzymania systemu tj. EDI jednostce dysponującej odpowiednimi zapleczem technicznym oraz know-how.

Poza dużymi przedsiębiorstwami, w przypadku których efekty wdrożenia systemu są bardziej spektakularne z racji dużego wolumenu przetwarzanych dokumentów, również średnie i małe firmy coraz chętniej otwierają się na możliwości, jakie stwarzają rozwiązania klasy EDI.