Firma Unit4 Polska zakończyła wdrożenie systemu TETA EDU na największej na Pomorzu uczelni wyższej – Politechnice Gdańskiej. Projekt rozpoczął się 3 lata temu i objął kolejno etapy wdrożenia obszarów: Finanse, Majątek Trwały, Logistyka i Zarządzanie Projektami wraz z narzędziem TETA Business Intelligence.

 

 

Działania realizowane w ramach wdrożenia systemu TETA EDU na Politechnice Gdańskiej miały na celu przede wszystkim usprawnienie zarządzania finansami uczelni. Pozwalają na to między innymi takie funkcjonalności, jak możliwość ewidencji zdarzeń gospodarczych w różnych miejscach i modułach, możliwość rozporoszonego wprowadzania danych na różnych wydziałach i w jednostkach centralnych czy weryfikowanie dostępności środków w budżecie podczas wprowadzania zamówień lub faktur do systemu eKwestura.

System TETA EDU pozwala także zautomatyzować większość procesów gospodarczych i generowanie raportów oraz zestawień, jak dokumenty magazynowe, polecenia wpłaty (KW) czy rejestr VAT-u należnego i naliczonego. Dzięki systemowi TETA EDU na Politechnice Gdańskiej wprowadzono także standardy dla wszystkich jednostek organizacyjnych w zakresie wprowadzania dokumentów finansowych.

Wdrożenie systemu TETA EDU na Politechnice Gdańskiej było dla nas prawdziwym wyzwaniem. Wdrożenie rozpoczęto na wersji systemu TETA ERP, ale ponieważ w trakcie trwania wdrożenia stworzyliśmy oddzielną gałąź oprogramowania dla uczelni wyższych, zdecydowaliśmy się na migrację do systemu TETA EDU. To pozwoliło nam jeszcze lepiej zrealizować potrzeby Klienta. Mimo że tego rodzaju czynności wykonywaliśmy po raz pierwszy, dzięki dokładnemu zinwentaryzowaniu modyfikacji wykonanych dla Politechniki Gdańskiej i dokładnym testom, wdrożenie zakończyło się pełnym sukcesem – mówi Krzysztof Strawski, Menedżer Projektu po stronie Unit4 Polska.

Ważnym elementem wdrożenia była uzyskanie spójnej platformy wymiany informacji poprzez integrację systemu TETA EDU z portalem MOJA PG dla studentów i pracowników Politechniki Gdańskiej. MOJA PG wspiera obsługę spraw uczelnianych oraz zapewnia dostęp do zasobów elektronicznych Politechniki Gdańskiej. W ramach integracji nastąpił import dokumentów finansowo-księgowych, kontrahentów (kontrahenci i studenci), pracowników oraz jednostek organizacyjnych, a także eksport rozrachunków i dokumentów, kontrahentów, projektów, rozrachunków i dokumentów z repozytorium między systemami eKwestura i eDziekanat.

Jednym z ważniejszych obszarów, które wpiera system TETA EDU jest zarządzanie projektami prowadzonymi przez uczelnię. W sytuacji, kiedy potrzebne jest pozyskiwanie coraz większych środków finansowych spoza uczelni, niezbędne staje się sprawne zarządzanie finansami i to nie tylko na wyższych szczeblach zarządzania, ale też bezpośrednio przez osoby kierujące projektem. Musimy na bieżąco zestawiać ponoszone bądź planowane wydatki z dostępnymi środkami, a także płynnie je alokować do poszczególnych zadań projektu. System TETA EDU doskonale nam w tym pomaga – mówi Wojciech Ziółkowski, Menedżer Projektu po stronie Politechniki Gdańskiej.

Razem z TETA EDU została wdrożona platforma TETA Web, współpracująca z aplikacją i uzupełniająca system o zdalny kanał dostępu poprzez przeglądarkę internetową.

Politechnika Gdańska wdrożyła system TETA EDU w pełnym zakresie obsługi finansów uczelni z wyłączeniem na razie obszaru HR i płac. W najbliższym czasie planuje pozyskać rozwiązanie także i w tym obszarze. Mamy nadzieję, że będzie to wdrożenie w ramach systemu TETA EDU – mówi Wojciech Ziółkowski.

Źródło: Unit4 Polska