Przyśpieszająca transformacja cyfrowa w firmach na całym świecie odbywa się przede wszystkim dzięki chmurze. Migracji nie unikną również systemy ERP, które według najnowszego raportu Gartnera już za 2 lata mają być obecne w 6 na 10 organizacjach w formie ekosystemu aplikacji i technologii.

 

Organizacje korzystające z ERP w chmurze odnotowują m.in. redukcję kosztów operacyjnych i administracyjnych czy zwiększenie terminowości dostaw. Badanie Aberdeen Group szacuje, że dzięki przeniesieniu systemu do chmury efektywność kosztowa w tych obszarach może wzrosnąć nawet o 22-24%. Systemy ERP nabierają znaczenia także w epoce budowania cyfrowych miejsc pracy (Digital Workplaces).

W sumie 95% firm odnotowuje usprawnienie procesów biznesowych po wdrożeniu nowoczesnego systemu ERP. W praktyce najkrótszy okres wdrożenia zapewniają rozwiązania chmurowe. Nic więc dziwnego, że – jak wynika z prognoz Gartnera – do 2025 roku nawet 80 proc. firm na świecie przeniesie zasoby z własnych data center do zewnętrznych operatorów. Skalowalność i dostępność usług oferowana przez rozwiązania chmurowe będą atrakcyjne również dla firm planujących znaczące zwiększenie dynamiki rozwoju – zarówno w wymiarze wolumenowym, jak i geograficznym.

Jak wybrać system ERP?

Aby odnosić takie korzyści, istotne jest jednak odpowiednie dopasowanie systemu do potrzeb firmy. Mnogość dostępnych opcji oraz funkcjonalności sprawia, że podejmowanie takich decyzji jest czasochłonne i wymaga zaangażowania wielu osób po stronie klienta. W takich sytuacjach często istnieje pokusa oparcia się na usługach już znanego dostawcy, bez potrzeby przeprowadzania dogłębnej analizy rynkowej.

To jednak się już zmienia. Najnowszy raport od Gartnera wyraźnie pokazuje, że przynajmniej połowa firm w procesach wyboru systemu ERP będzie brała pod uwagę wielu dostawców, dokładnie analizując korzyści związane z każdą propozycją, zamiast automatycznie aktualizować oprogramowanie od obecnego dostawcy.

Co się dzieje w przypadku, gdy firma nie poświęca czasu na zbadanie rynku i sprawdzenie, czy system odpowiada jej potrzebom? Ponad 6 na 10 projektów związanych z wdrożeniem ERP przekracza założony budżet, a 74% trwa dłużej niż przewidywano w harmonogramie. Dane jasno pokazują, że firm po prostu nie stać na podchodzenie do kwestii implementacji systemu w niedbały sposób. A z drugiej strony – często nie mają na to czasu ani odpowiedniej wiedzy, która ułatwiłaby działanie z tematem. Bo odpowiedź na pytanie „który system ERP jest najlepszy” wcale nie jest taka prosta, nawet jeśli zna się specyfikę funkcjonowania biznesu.

Który system ERP jest najlepszy?

Wśród rynkowych liderów w najnowszej edycji raportu Gartner Magic Quadrant znalazły się rozwiązania Oracle, Microsoft Infor i SAP, które niezmiennie od lat są plasowane przez Gartnera w gronie wiodących dostawców ERP w chmurze dla branży produkcyjnej. S&T współpracuje ze wszystkimi firmami na pozycji lidera w Magicznym Kwadrancie Gartnera i wdraża ich rozwiązania. Raport przybliża każdy z tych systemów, pokazując ich mocniejsze i słabsze strony.

Według analityków Gartnera, Infor oferuje wsparcie dla wielu złożonych scenariuszy produkcyjnych w ramach jednego ekosystemu ERP i możliwości chmury multi-tenant dostosowane do potrzeb konkretnej branży, a dzięki zastosowaniu otwartej architektury szyny danych może spełniać oczekiwania organizacji, które stawiają na rozwijanie możliwości ERP za pomocą usług aplikacyjnych. SAP dostarcza niezastąpioną ekspertyzę branżową i możliwości technologiczne oraz analityczne, jednak mnogość opcji implementacji i funkcjonalności opartych o różne wersje licencji oraz cenniki może być sporym wyzwaniem.

ERP w chmurze publicznej czy prywatnej?

Kolejnym pytaniem, z którym mierzą się firmy przy migracji oprogramowania ERP do chmury jest kwestia wyboru między modelem publicznym (multi-tenant) a prywatnym (single-tenant). W tym pierwszym funkcjonują m.in. systemy bankowe oferujące usługi obsługi rachunków dla firm i osób prywatnych, czy systemy poczty elektronicznej udostępniające usługi wielu podmiotom w obrębie jednego serwera. Chmura prywatna z kolei jest przestrzenią udostępnianą tylko jednej firmie. Model single-tenant jest zwykle utożsamiany z większym bezpieczeństwem, jednak koszty jego utrzymania są często analogiczne do wydatków na tradycyjną infrastrukturę informatyczną. A biorąc pod uwagę, że dla wielu firm migracja do chmury jest sposobem na przeprowadzenie optymalizacji budżetu, wybór chmury prywatnej nie jest optymalny.

Tymczasem eksperci rozwiązań aplikacyjnych są zgodni, że model multi-tenant może być w pełni bezpieczny i z powodzeniem spełniać oczekiwania stawiane przed usługą chmurową. Jedna instancja oprogramowania w skalowalnej architekturze zapewnia dostęp do wydzielonych usług i funkcji wielu klientom. Każdy z nich może skorzystać ze specjalnie wydzielonej dla niego sekcji aplikacji, która umożliwi mu realizowanie swoich celów. Zarazem żaden z podmiotów korzystających z takiej usługi nie ma wglądu w działania innych firm. Dzielenie zużycia oprogramowania i energii między kilka firm przekłada się na oszczędności kosztowe, które nie byłyby możliwe w modelu prywatnym, ale również ograniczenie wpływu biznesu na środowisko naturalne – co bywa coraz ważniejsze dla klientów marek.

Korzystanie z systemu ERP opartego o chmurę w wersji multi-tenant pozwala przedsiębiorstwom na redukcję budżetów poświęconych na infrastrukturę IT także z uwagi na narzędzia udostępniane przez dostawcę chmury w ramach abonamentu.

Jak uprościć proces implementacji systemu ERP?

Wybór systemu ERP jest wymagającym zadaniem. Wynika to z różnorodnych potrzeb poszczególnych biznesów i z faktu, że implementacja systemu to szereg złożonych zadań. To przede wszystkim proces, który wymaga od firmy określenia swoich celów i priorytetów. Chmurowe ERP pomagają doskonalić procedury biznesowe i dostosowywać je do branżowych standardów, jednak aby było to możliwe, przedsiębiorstwa muszą najpierw je przystosować do konkretnego formatu.

W proces muszą być zaangażowane odpowiednie osoby po stronie klienta, reprezentujące różne działy i ich oczekiwania, a także menedżerowie, którzy mają wgląd w całokształt funkcjonowania biznesu. Porządkowanie procesów jest czasochłonnym wysiłkiem, który często schodzi na dalszy plan. To jest jednak wymóg wszystkich dostawców chmury – aby transformacja cyfrowa przy wsparciu tej technologii była skuteczna, potrzebuje ona odpowiedniego przygotowania. A odwlekanie wprowadzania porządku w biznesie może nie być dla niego korzystne – szczególnie, że to właśnie chaos w procedurach często przekłada się na zwiększone koszty operacyjne czy wydatki wynikające na przykład z dublowania kompetencji działów lub ograniczonej komunikacji między pracownikami.

Istotnym czynnikiem, który firmy powinny wziąć pod uwagę, jest również kwestia utrzymania rynkowej konkurencyjności. Coraz więcej biznesów sięga po chmurowe systemy ERP, tym samym zwiększając efektywność kosztową, podnosząc jakość obsługi klienta i przyśpieszając tempo pracy nad innowacjami. Zwlekanie z podjęciem decyzji o użyciu chmury może przesuwa perspektywę poniesienia kosztów związanych z implementacją nowej technologii, ale może skutkować obniżeniem pozycji firmy na rynku.

Czy istnieje możliwość uproszczenia procesu wdrożenia chmury, czy zawsze jest on żmudny i nieprzewidywalny? Znaczącym wsparciem jest tutaj być integrator IT. Wieloletnie doświadczenie i znajomość wielu branż oraz potrzeb konkretnych segmentów pomagają integratorowi takiemu jak S&T przeanalizować procesy zachodzące w firmie, która chce się cyfryzować. A w efekcie zredukować zaangażowanie personelu i doradzić wybór odpowiedniego systemu ERP dopasowanego do potrzeb danego biznesu i istniejącego środowiska aplikacyjnego oraz infrastrukturalnego. Kluczowe znaczenie ma możliwość zaproponowania realistycznego harmonogramu i budżetu projektu, dzięki którym wszystkie działania można odpowiednio zaplanować, a potencjalne problemy antycypować i sprawnie im zapobiegać, zanim jeszcze się pojawią. A w efekcie – pomóc firmie zrealizować jej cele.

Autor: Radosław Zacharewicz, Enterprise Solution Architect, S&T
Źródło: www.snt.pl