Wdrożenie Sage Symfonia ERP wraz z personalizacją funkcjonalności znacznie usprawniło obsługę procesów kadrowych dla ponad 10 000 pracowników okresowych, zapewniło także analitykę na wysokim poziomie, wspierając zarządzanie całą Grupą Clar System.
Charakterystyka marki
Grupa Clar System powstała w 1999 roku i od tego czasu bardzo intensywnie rozwija się. Należy do ścisłego grona liderów w tym segmencie rynku. Działa na terenie całej Polski, ze względu na swoją lokalizację szczególnie w rejonie Wielkopolski. Obsługuje ponad 600 klientów i 2500 obiektów, w szczytowych okresach roku zatrudnienie przekraczało poziom 10 000 pracowników. W ostatnich latach grupa notuje wzrosty obrotów na poziomie 20-30% rocznie (w roku 2017 obrót przekroczył 230 mln zł). W bliskich planach inwestycyjnych jest stworzenie środkowoeuropejskiej grupy zajmującej się techniczną obsługą budynków. W skład grupy kapitałowej Clar System wchodzi siedem spółek, które zajmują się usługami porządkowymi w obiektach różnego typu: od obiektów przemysłowych, urzędów aż po szpitale i placówki służby zdrowia. Świadczy również usługi utrzymania technicznego budynków, ochrony i leasingu pracowniczego.
Obecnym właścicielem grupy jest firma AB Facility, należąca do największych dostawców kompleksowych usług Facility Management w Czechach i na Słowacji. Zapewnia pełen zakres usług dla firm i zakładów produkcyjnych, placówek służby zdrowia, zarządców nieruchomości, jednostek budżetowych.
Wyzwanie
Dynamiczny wzrost przychodów grupy, liczby kontrahentów i zatrudnienia, spowodował potrzebę wprowadzenia kompleksowego systemu informatycznego, usprawniającego i automatyzującego podstawowe procesy w firmie.
Wraz z rozwojem firmy w spółkach grupy cały czas przybywa potrzeb dotyczących funkcjonalności, zwiększa się ilość stanowisk pracy, zmieniają przepisy. Na bieżąco system jest więc aktualizowany i adaptowany do nowych warunków i potrzeb.
Rozwiązanie
Wybrano Sage Symfonia ERP z uwagi na funkcjonalności i potencjał dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Wdrożenie powierzono Złotemu Partnerowi Sage – firmie Positiv s.c., z którą grupa współpracuje do dziś. Do systemu dopisano blisko 160 rozwiązań indywidualnych usprawniających i przyspieszających pracę.
Firma Positiv odpowiada w grupie za bezbłędne działanie całego systemu Sage Symfonia ERP wraz z bazą SQL oraz za magazyn danych. Zapewnia także aktualizację programów, konfigurację oraz integrację wszystkich systemów, również tych zewnętrznych. Obecnie Sage Symfonia ERP działa na stu kilkudziesięciu stanowiskach pracy, w tym same Kadry i Płace One Payroll pracują na 116 stanowiskach.
Duża część współpracy Grupy Clar System z firmą Positiv związana jest z dostosowaniem systemu do specyfiki klienta. Kluczowe rozwiązania zostały napisane od razu przy wdrożeniu, jak np. automatyczne rozliczenie wyciągów bankowych, przelewy dla komorników, rozliczenia funduszu dla osób niepełnosprawnych. Kolejne były wprowadzane w miarę pojawiających się potrzeb. Opracowano m.in. nakładkę na system umożliwiającą dodawanie i pobieranie danych z oddzielnych systemów prowadzonych dla wszystkich spółek grupy, bez potrzeby osobnego logowania do każdego programu. Działa również tzw. kompensarka rozrachunków, rejestry zakupu według numerów ewidencji, a w finansach – nota odsetkowa.
System przeszedł również dużą aktualizację w 2012 roku (wprowadzenie 23% stawki VAT). Stworzono także kilka platform webowych, które współpracują z systemem i służą m.in. do zarządzania wszystkimi bazami oraz synchronizacji kontrahentów.
Największe korzyści i usprawnienia pracownicy Grupy Clar System odczuli w obszarze kadrowo-płacowym. Skala zatrudnienia oraz różnorodność umów powodują, że szczególnie te procesy muszą być zautomatyzowane i dostosowane do specyfiki firmy.
Źródło: www.sage.com.pl
Grupa Clar System powstała w 1999 roku i od tego czasu bardzo intensywnie rozwija się. Należy do ścisłego grona liderów w tym segmencie rynku. Działa na terenie całej Polski, ze względu na swoją lokalizację szczególnie w rejonie Wielkopolski. Obsługuje ponad 600 klientów i 2500 obiektów, w szczytowych okresach roku zatrudnienie przekraczało poziom 10 000 pracowników. W ostatnich latach grupa notuje wzrosty obrotów na poziomie 20-30% rocznie (w roku 2017 obrót przekroczył 230 mln zł). W bliskich planach inwestycyjnych jest stworzenie środkowoeuropejskiej grupy zajmującej się techniczną obsługą budynków. W skład grupy kapitałowej Clar System wchodzi siedem spółek, które zajmują się usługami porządkowymi w obiektach różnego typu: od obiektów przemysłowych, urzędów aż po szpitale i placówki służby zdrowia. Świadczy również usługi utrzymania technicznego budynków, ochrony i leasingu pracowniczego.
Obecnym właścicielem grupy jest firma AB Facility, należąca do największych dostawców kompleksowych usług Facility Management w Czechach i na Słowacji. Zapewnia pełen zakres usług dla firm i zakładów produkcyjnych, placówek służby zdrowia, zarządców nieruchomości, jednostek budżetowych.
W 2006 roku skala działania firmy była tak duża, że potrzebowaliśmy rozwiązania usprawniającego procesy kadrowo-płacowe, które pozwoliłoby nam skupić się na podstawowym biznesie – usługach porządkowych. Zależało nam też na rzetelnej informacji na temat wszystkich kosztów, także kosztów usług obcych” – mówi Szymon Maciejewski, dyrektor finansowy, członek zarządu Grupy Clar System. „Wdrożenie Sage Symfonia ERP umożliwiło nam uzyskiwanie lepszych informacji zarządczych na wielu płaszczyznach, a w efekcie szybsze podejmowanie decyzji biznesowych.
Wyzwanie
Dynamiczny wzrost przychodów grupy, liczby kontrahentów i zatrudnienia, spowodował potrzebę wprowadzenia kompleksowego systemu informatycznego, usprawniającego i automatyzującego podstawowe procesy w firmie.
Wraz z rozwojem firmy w spółkach grupy cały czas przybywa potrzeb dotyczących funkcjonalności, zwiększa się ilość stanowisk pracy, zmieniają przepisy. Na bieżąco system jest więc aktualizowany i adaptowany do nowych warunków i potrzeb.
Specyfiką branży usługowej, w szczególności segmentu, w którym działa Clar System, jest bardzo duża ilość umów, którą się przetwarza. Obok umów na czas określony, popularne są kontrakty okresowe. Występuje też bardzo duża rotacja. Duże wyzwanie dla działu kadr i płac stanowi bardzo duża fluktuacja, zwłaszcza przy zakończeniu roku, np. wysyłka 10 000 PIT-ów do pracowników. Bezbłędna obsługa wszystkich tych procesów to prawdziwe wyzwanie i dla zespołu, i dla systemu informatycznego – stwierdza Szymon Maciejewski z Grupy Clar System.
Rozwiązanie
Wybrano Sage Symfonia ERP z uwagi na funkcjonalności i potencjał dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Wdrożenie powierzono Złotemu Partnerowi Sage – firmie Positiv s.c., z którą grupa współpracuje do dziś. Do systemu dopisano blisko 160 rozwiązań indywidualnych usprawniających i przyspieszających pracę.
Firma Positiv odpowiada w grupie za bezbłędne działanie całego systemu Sage Symfonia ERP wraz z bazą SQL oraz za magazyn danych. Zapewnia także aktualizację programów, konfigurację oraz integrację wszystkich systemów, również tych zewnętrznych. Obecnie Sage Symfonia ERP działa na stu kilkudziesięciu stanowiskach pracy, w tym same Kadry i Płace One Payroll pracują na 116 stanowiskach.
Bardzo doceniamy zaangażowanie i dostępność firmy Positiv. Dzięki tej współpracy – trwającej już ponad 10 lat – mamy poczucie, że każdy problem informatyczny jest do rozwiązania. Jesteśmy obsługiwani bardzo sprawnie i szybko. Mamy również poczucie, że po optymalnych cenach - mówi Szymon Maciejewski z Grupy Clar System.
Duża część współpracy Grupy Clar System z firmą Positiv związana jest z dostosowaniem systemu do specyfiki klienta. Kluczowe rozwiązania zostały napisane od razu przy wdrożeniu, jak np. automatyczne rozliczenie wyciągów bankowych, przelewy dla komorników, rozliczenia funduszu dla osób niepełnosprawnych. Kolejne były wprowadzane w miarę pojawiających się potrzeb. Opracowano m.in. nakładkę na system umożliwiającą dodawanie i pobieranie danych z oddzielnych systemów prowadzonych dla wszystkich spółek grupy, bez potrzeby osobnego logowania do każdego programu. Działa również tzw. kompensarka rozrachunków, rejestry zakupu według numerów ewidencji, a w finansach – nota odsetkowa.
System przeszedł również dużą aktualizację w 2012 roku (wprowadzenie 23% stawki VAT). Stworzono także kilka platform webowych, które współpracują z systemem i służą m.in. do zarządzania wszystkimi bazami oraz synchronizacji kontrahentów.
Personalizacja systemu zgodnie ze specyficznymi wymaganiami Grupy Clar System, była jedną z ważniejszych potrzeb klienta. Moim zdaniem podstawowa funkcjonalność informatycznego systemu zarządzania nie musi być bardzo rozbudowana. Ważniejsze jest, żeby był on szybki i stabilny i pozwalał na personalizację i konfigurację. Tak jest w przypadku Sage Symfonia ERP. Doświadczona firma wdrożeniowa sprawnie poradzi sobie z wykorzystaniem tego, co jest w standardzie systemu ERP i rozbuduje je o kolejne, specjalne funkcjonalności” – mówi Daniel Kubiczek, współwłaściciel firmy Positiv.
Bardzo szybko zaczęliśmy zauważać także wewnętrzny wzrost efektywności dzięki wykorzystaniu możliwości systemu. Kolejne lata pokazały, że wybór Sage Symfonia ERP był bardzo dobrą decyzją – mamy system, który spełnia wszystkie nasze potrzeby – dodaje Szymon Maciejewski z Clar System S.A.
Największe korzyści i usprawnienia pracownicy Grupy Clar System odczuli w obszarze kadrowo-płacowym. Skala zatrudnienia oraz różnorodność umów powodują, że szczególnie te procesy muszą być zautomatyzowane i dostosowane do specyfiki firmy.
Źródło: www.sage.com.pl
