Zakup oprogramowania ERP to nic innego jak inwestycja, która na początku powinna zostać dobrze zaplanowana. W tym celu wybiera się tzw. wskaźniki KPI (ang. Key Performance Indicators) czyli kluczowe wyznaczniki efektywności. Każda firma, przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy, powinna przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb i na jej podstawie dobrać odpowiedni zestaw KPI. Wybór odpowiednich wskaźników efektywności zależy od kilku kluczowych aspektów, takich jak:
- Wielkość firmy
- Branża w jakiej działa przedsiębiorstwo
- Strategia biznesowa firmy na najbliższe lata
- Kluczowe problemy z jakimi zmaga się firma
- Poziom zaawansowania technologicznego
To kolejny ważny etap, który wymaga przeanalizowania i porównania ofert co najmniej kilku dostawców. Koszt samego wdrożenia systemu, to tylko jedna z wielu składowych pełnej wyceny. Składając zapytanie ofertowe, przedsiębiorca powinien więc zadać kilka dodatkowych pytań, takich jak:
- Ile wynoszą opłaty za bieżącą obsługę systemu po wdrożeniu?
- Jaki jest średni koszt aktualizacji oprogramowania do najnowszej wersji?
- Czy system posiada zestaw dodatkowo płatnych funkcjonalności?
- Czy za dostosowywanie oprogramowania do najnowszych wymogów prawnych trzeba dodatkowo płacić?
- Czy pojawią się dodatkowe koszty związane z obsługą klienta?
- Czy dostawca jest wiarygodny i posiada doświadczenie, które pozwoli mu utrzymać się na rynku nawet w dobie ewentualnego kryzysu?
Jak obliczyć zwrot z inwestycji w system ERP?
Kiedy już firma dobierze odpowiednie wskaźniki KPI i wie, ile będzie ją kosztowało wdrożenie wybranego systemu, może przejść do analizy korzyści. Efektowność wdrożenia systemu ERP można zmierzyć samemu lub przy pomocy narzędzi, które oferuje dostawca. Najbardziej dokładnym i skutecznym sposobem jest pomiar KPI prowadzony przez obydwie strony: klienta i producenta oprogramowania (lub partnera wdrożeniowego). Taka kalkulacja pozwala najszybciej zdefiniować oczekiwane cele przy pomocy danych liczbowych.
Dostawcy systemów ERP oferują kompleksowe wsparcie w tym zakresie, tworząc dla swoich klientów kalkulatory ROI, dopasowane do wybranych wskaźników KPI. Aby zobaczyć jak działa taka kalkulacja, najlepiej posłużyć się konkretnym przykładem. Poniżej przedstawiamy wyliczenia z kalkulatora ROI, stworzonego dla firmy z branży finansowej, przez Unit4 Polska – dostawcę oprogramowania dla biznesu marki TETA. Dane procentowe są estymowane na podstawie raportów Technology Evaluation Centers oraz wewnętrznych badań, przeprowadzonych na klientach dostawcy.
50 – liczba użytkowników obsługujących system
|
OBSZAR USPRAWNIENIA |
MIESIĘCZNIE |
ROCZNIE |
||
|
WZROST WYDAJNOŚCI |
Jaka jest średnia miesięczna pensja użytkownika obsługującego proces? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
|
|
O ile % pracownicy będą bardziej produktywni? (norma 10-15% *) |
10% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c) / (roku) |
25 000 zł |
300 000 zł |
||
|
DOSTĘPNOŚĆ DANYCH |
Ile miesięcznie czasu poświęcone jest na tworzenie zestawień przez 1 użytkownika? (h) |
20 |
240 |
|
|
Jaka jest średnia miesięczna / roczna pensja wszystkich pracowników obsługująca proces? |
250 000 zł |
3 000 000 zł |
||
|
O ile % szybciej dane będą gotowe w formie wymaganych zestawień? (norma 40-80%*) |
40% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
KOSZTY ADMINISTRACYJNE |
Ile osób pracuje w IT? |
3 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika IT? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
3 000 zł |
36 000 zł |
||
|
KOSZTY MAGAZYNU |
Jaki jest poziom zapasów w bilansie? |
1 500 000 zł |
1 500 000 zł |
|
|
O ile % można zredukować koszty utrzymania magazynu (norma 10-30%*)? |
10% |
|||
|
Zysk w PLN (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
ŁAŃCUCH DOSTAW |
Jakie są koszty wsparcia łańcucha dostaw? |
30 000 |
360 000 |
|
|
O ile % można zredukować koszty wsparcia łańcucha dostaw (norma 20-30%*)? |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
6 000 zł |
72 000 zł |
||
|
KOSZTY SPRZEDAŻY |
Ile osób pracuje w dziale sprzedaży / dział magazynów? |
10 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika sprzedaży? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
10 000 zł |
120 000 zł |
||
|
KOSZTY DRUKU |
Ile wystawianych jest faktur sprzedaży i zamówień zakupu w m-cu? |
500 |
6 000 |
|
|
Jaki jest średni koszt wydruku? (sprzęt, tonery, papier) ORYGINAŁ/KOPIA |
0,2 zł |
|||
|
O ile % można zredukować drukowanie faktur i zamówień? (norma 40-70%*) |
40% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
40 zł |
480 zł |
||
|
KOSZTY FINANSOWO KSIĘGOWE |
Ile osób pracuje w dziale finansowo-księgowym? |
10 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika działu FK? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
10 000 zł |
120 000 zł |
||
|
SPRAWOZDANIA FINANSOWO KSIĘGOWE |
Ile miesięcznie czasu poświęcone jest na tworzenie sprawozdań finansowych? (h) |
120 |
1 440 |
|
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika obsługującego ten proces? |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % szybciej dane będą gotowe w formie wymaganych zestawień? (norma 50-80%*) |
50% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
1 875 zł |
22 500 zł |
||
|
NALEŻNOŚCI |
Jaki jest poziom należności (w bilansie) |
1 000 000 zł |
1 000 000 zł |
|
|
O ile % ulegnie skróceniu termin spłaty należności ? (norma 15-30%*) |
15% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
RAZEM |
93 455 zł |
1 121 460 zł |
||
Jak wynika z powyższej tabeli, oszczędności roczne wynikające z wdrożenia systemu ERP mogą wynieść ponad milion złotych. Wynika to z faktu, że dzięki nowym technologiom redukowane są ilości zapasów oraz nakład pracy potrzebny do zrealizowania danego zadania, a także usprawniane są takie procesy jak zaopatrzenie, obsługa klienta, sprzedaż oraz kontrola księgowa. Każdy przedsiębiorca, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu powinien przygotować podobną kalkulację razem ze swoim dostawcą. Analizując takie opracowanie można się przekonać, że na zwrot z tak dużej inwestycji, nie trzeba długo czekać. Zgromadzone liczby mogą być argumentem dla osób decyzyjnych/akcjonariuszy firmy i świadczyć o rozwoju i usprawnianiu przez digitalizację funkcjonowania firmy.
Źródło: www.unit4.com/pl
