Optymalnie zbudowany plan kont to podstawowe narzędzie każdej organizacji, umożliwiające nie tylko realizację wymogów związanych ze sprawozdawczością urzędową, ale przede wszystkim zapewniające sprawne przeprowadzenie analiz biznesowych, kluczowych w procesie zarządzania i podejmowania decyzji. W związku z ustawowymi zmianami obsługi sprawozdań w wersji elektronicznej warto zastanowić się nad optymalizacją budowy planu kont.
Wartością dodaną takiej optymalizacji, oprócz szybszego przygotowania danych do sprawozdań, jest uproszczenie obsługi dekretacji dokumentów oraz utworzenie dodatkowych wymiarów wykorzystywanych w przekrojowej analizie danych. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla celów rachunkowości zarządczej, międzynarodowej lub analizy wskaźnikowej.
Jak zbudować plan kont, aby usprawnić proces dekretacji dokumentów oraz obsługi wymaganej sprawozdawczości?
Rola planu kont w systemie ERP
Budowa planu kont to podstawowe zadanie do realizacji przy wdrażaniu systemu ERP. Dlaczego dotyczy całego wdrożenia a nie tylko modułu finansowo-księgowego? Ważne jest przeanalizowanie aspektów działalności z zakresem danych gromadzonych w systemie ERP poza księgowością oraz potrzeby sprawozdawcze wewnętrzne i zewnętrzne. Na podstawie takiej analizy przygotowuje się dane widoczne w całym systemie ERP w postaci wymiarów (słowników). Utworzone słowniki mogą być wykorzystane w planie kont jako analityki kont. Takie wymiary (słowniki) mogą być także zastosowane poza planem kont, stając się źródłem do analiz BI i arkuszy kalkulacyjnych.
Jak wybrać odpowiedni system?
Przy wyborze oprogramowania klasy ERP warto jest uwzględnić jego elastyczności, która między innymi przejawia się w budowie planu kont. Takie systemy umożliwiają zbudowanie zarówno podstawowego (zakładowego) planu kont, jak i takich, które mogą posłużyć do celów rachunkowości zarządczej, międzynarodowej lub analizy wskaźnikowej. Zaletą takiego rozwiązania jest oddzielenie wymagalnej ustawą o rachunkowości sprawozdawczości od pozabilansowej rachunkowości zarządczej.
Zalety korzystania ze sparametryzowanych kont analitycznych
Parametryzacja kont analitycznych umożliwia automatyzację procesu dekretacji dokumentów źródłowych. Można wtedy użyć w szablonach dekretów zmiennych do dekretacji, tak by maksymalnie wykorzystać standardową obsługę dokumentów, bez konieczności żmudnego przypisywania danych dodatkowych.
Poza standardową sprawozdawczości, niezwykle istotne jest uzyskanie informacji zarządczej, która wspiera managera w podejmowaniu trafnych decyzji. Jednym ze sposobów gromadzenia i rozliczania transakcji jest właśnie wykorzystanie planów kont i zdefiniowanych słowników. Coraz bardziej popularne staje się wdrożenie nowoczesnych modeli liczenia kosztów opartych o dane rzeczywiste). Wówczas optymalizacja planu kont polega na zaimplementowaniu modelu kosztów i przychodów opartych o działalności z odpowiednią analityką oraz zbudowanie automatów księgujących, które zdejmują część pracy z użytkownika. Efektem finalnym jest zaawansowane raportowanie, które dostępne jest bezpośrednio z poziomu systemu dla kluczowych managerów.
Coraz częściej otrzymujemy zapytania o możliwość zaimplementowania w systemie zachodnich standardów rachunkowości opartych o niemieckie HGB, międzynarodowe MSSF, czy też amerykańskie US GAAP. Oczywiście mamy takie możliwości, żeby oprócz polskich przepisów zaimplementować równoległy układ księgowy prowadzony według odrębnych przepisów. Wykonujemy to poprzez unikalną funkcjonalność pozwalającą na zbudowanie dodatkowego planu kont prowadzonego w obcym języku i według obcych przepisów rachunkowych. Niezwykle istotnym jest również umożliwienie księgowania według różnych dat. To co dla polskiego układu ma być zaksięgowane w poprzednim miesiącu, w standardach międzynarodowych często jest już księgowanie w miesiącu bieżącym.
Wszyscy klienci, którzy wdrożyli takie rozwiązanie wskazują bardzo dużą oszczędność czasu w przygotowaniu raportowania dla jednostek powiązanych łącznie z eksportem danych bezpośrednio do systemów spółek macierzystych oraz pewność, że nie utracimy kontroli na księgowaniami w dwóch różnych układach księgowych.
Jak uprościć i przebudować plan kont i dekretację dokumentów źródłowych?
Należy przeanalizować obecnie stosowany plan kont pod kątem uporządkowania kont syntetycznych i zmiany lub zbudowania od nowa kont analitycznych, tak by realizowały wszystkie potrzeby sprawozdawcze. W następnym kroku zdefiniować nowe zmienne do dekretacji i zaktualizować szablony dekretów księgowych. Ostatnim etapem są zmiany w sprawozdawczości.
W przypadku wdrożenia równoległego układu dla rachunkowości międzynarodowej każdy dokument księgowany jest podwójnie w różnych układach. Oczywiście operacja ta wykonywana jest automatycznie i nie wymaga pracy po stronie użytkownika.
A co z dotychczas wykonywanymi analizami z systemu FK?
Sprawozdawczość zewnętrzna wymagana przepisami prawa będzie jak najbardziej realizowana czy po stronie obszaru księgowo-finansowego, czy rozszerzenia do raportów, zestawień i analiz.
Dla potrzeb analiz własnych warto wdrożyć system BI, tak by tam gdzie jest to możliwe odciążyć system finansowo-księgowy. Dane u źródła ich powstania zawierają dużo więcej informacji analitycznych niż sam zapis wartości, czy opis na koncie księgowym. Dlatego warto skorzystać z tych informacji w przekrojach wielookresowych, nie zawsze pokrywających się z okresami sprawozdawczymi systemu FK. Warto także rozważyć rozszerzenie funkcjonalności oprogramowania poprzez wykorzystanie dodatkowych modułów do Budżetowania oraz Zarządzania Projektami , które mogą jako księgi pomocnicze uprościć budowę planu kont.
Wszystkich Klientów zainteresowanych optymalizacją budowy planu kont i usprawnieniem sprawozdawczości zarządczej, zachęcamy do kontaktu oraz rezerwowania terminów konsultacji z naszymi Specjalistami. To już ostatnia chwila na przygotowanie i uruchomienie z nowym rokiem nowego planu kont, wspierającego szybszą analitykę i podejmowanie trafnych decyzji.
Autor: Waldemar Tatarewicz, Product Manager obszaru Finansowo-Księgowego w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl
