Współpraca nad pasjonującym projektem może przynieść spektakularne rezultaty: innowacyjny model samochodu, nowa linia odzieżowa, przełomowa kampania nowego smartfona… Wymiana wiedzy i doświadczeń sprawia, że wszystko staje się możliwe. Jednak skuteczne współdzielenie informacji to tylko połowa sukcesu.

 

Trudności często wiążą się z ich sprawną archiwizacją i aktualizacją. Wiele firm zmaga się ze znalezieniem odpowiednich narzędzi do współpracy, które umożliwią bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i wymianę danych. Rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom.

Czasy, kiedy zespoły projektowe pracowały w obrębie jednego budynku, już dawno minęły. Obecnie innowacyjne produkty i usługi coraz częściej powstają w wyniku kooperacji międzynarodowej. Zespoły z różnych zakątków świata współpracują, korzystając z wirtualnych narzędzi, współdzieląc informacje i know-how, niezależnie od swojej lokalizacji. Co więcej, współpraca może się odbywać nie tylko między pracownikami danego przedsiębiorstwa, lecz również uwzględniając partnerów zewnętrznych, dostawców i klientów. W takim środowisku znalezienie odpowiednich rozwiązań technologicznych, które usprawnią działanie organizacji, stanowi wyzwanie dla wielu organizacji.

Nieefektywne narzędzia do współpracy – nie takie rzadkie

Według danych z badania ECM Insights 2018 przeprowadzonego przez SER Group najczęściej wykorzystywane przez organizacje narzędzia do zarządzania komunikacją to wciąż katalogi plików i poczta e-mail. Ponad połowa (51%) biorących udział w badaniu dyrektorów CIO, Process Managerów i IT Managerów wykorzystuje e-mail do przekazywania informacji zespołom lokalnym, natomiast jedna trzecia badanych korzysta z serwerów FTP/plików. Wraz ze wzrostem ilości przechowywanych informacji tracimy na transparentności. Nierzadko prowadzi to do chaosu związanego z mnogością wersji dokumentów, pojawiają się trudności ze zidentyfikowaniem wszystkich aktualnych informacji dotyczących projektu. Jeden na czterech respondentów wskazał to jako istotną barierę współpracy. Co więcej, informacja przechowywana w złożonych strukturach folderów lub w gąszczu e-maili może zostać zapomniana lub zagubiona. Ma to negatywny wpływ na produktywność, stwarzając ryzyko dla powodzenia projektów.

Pomimo tych zagrożeń wiele firm wciąż nie wprowadziło spójnej strategii zarządzania informacją. Nic więc dziwnego, że pracownicy, zespoły jak i całe departamenty poszukują lub tworzą własne rozwiązania. W konsekwencji w firmach wykorzystywany jest szereg różnego rodzaju narzędzi do współpracy, komunikacji czy zarządzania projektami.

Udostępnianie informacji w chmurze prywatnej – igranie z ogniem

Często pracownikom nie pozostaje nic innego niż samodzielnie poszukać rozwiązania. 17% z nich korzysta z prywatnych rozwiązań chmurowych do współdzielenia informacji z zewnętrznymi klientami i partnerami – często nie informując o tym działów IT, co stwarza ryzyko w zakresie przestrzegania firmowych norm i procedur. Istotnie igrają oni z ogniem. Dane są przekierowywane na zewnętrzne serwery, a firma traci kontrolę nad ważnymi informacjami, które mogą trafić w niepowołane ręce. Organizacje nie są w stanie prześledzić tego, co się dzieje z takimi danymi.

Usprawniona cyfrowa współpraca dzięki ECM

Platforma ECM udostępnia takie rozwiązania do cyfrowej współpracy jak wirtualne pokoje projektów, w ramach których rozproszone globalnie zespoły mogą w bezpieczny sposób pracować na współdzielonych, ustrukturyzowanych danych.

W zespół projektowy niejednokrotnie zaangażowani są pracownicy więcej niż jednej firmy. Know-how zewnętrznych ekspertów często jest niezbędny na różnych etapach realizacji projektu dla jego powodzenia. Wirtualne pokoje projektowe umożliwiają sprawne i bezpieczne włączenie zewnętrznych konsultantów w proces projektowy. Dzięki funkcjonalności bezpiecznej autoryzacji, możemy ustalić, kto ma stały lub tymczasowy dostęp do zabezpieczonych wirtualnych pokoi i które informacje mogą być przeglądane lub edytowane. W ten sposób mamy pewność, że nasze dane nie trafią w niepowołane ręce. Wszelkie zmiany w dokumentach, również te dotyczące dostępu, są odnotowywane i zapisywane.

Efektywna współpraca jest możliwa pod warunkiem, że każda osoba pracuje na aktualnych informacjach. Korzystając z systemu ECM, mamy gwarancję, że każdy członek zespołu przez cały czas trwania projektu ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji i dokumentów. Liderzy projektu są automatycznie informowaniu o nowych procesach, przychodzących dokumentach, kluczowych zdarzeniach i najważniejszych terminach. Dzięki temu cały zespół na bieżąco może reagować na zmiany w projekcie, realizując kolejne etapy bez zbędnych opóźnień czy przestojów.

Wirtualne pokoje projektowe ułatwiają współpracę z dostawcami

Eissmann Group Automotive jest przykładem skutecznie wdrożonej cyfrowej współpracy z zewnętrznymi partnerami. Firma współpracuje z ponad 1000 dostawców z branży motoryzacyjnej z całego świata. Aby usprawnić współpracę z dostawcami, przedsiębiorstwo połączyło wykorzystywany system ECM, Doxis4, ze swoim portalem dostawców. W ten sposób powstał iRoom – wirtualny pokój projektowy stworzony z pomocą komponentu Doxis4. iRoom służy za wspólne źródło wiedzy dotyczącej procesów oraz przestrzeń do współdzielenia dokumentów i multimediów. Za pomocą wirtualnego pokoju projektowego, odbiorcy i dostawcy uzyskują stały dostęp do najważniejszych informacji dotyczących procesu zakupowego.

W przeszłości współpraca firmy z dostawcami odbywała się za pośrednictwem poczty e-mail – bez narzędzi do automatycznego monitorowania terminów i innych dodatkowych funkcjonalności. Wirtualne pokoje projektowe zmieniły ten stan rzeczy.

iRoom umożliwia naszym znajdującym się w różnych lokalizacjach dostawcom bezpośredni dostęp do Eissmanna, dzięki czemu mogą oni niezależnie pracować nad projektami w dogodnym dla siebie czasie”, tłumaczy Cornelius Hilbig, Dyrektor Digital Services / IT w Eissmann Group Automotive.

 

Autor: Marcin Somla, Dyrektor SER Group
Źródło: www.ser-solutions.pl