W obliczu Czwartej Rewolucji Przemysłowej nowoczesny gracz musi czerpać pełnymi garściami z innowacji i automatyzacji w całym zakresie swoich operacji, a nie tylko na hali fabrycznej. Nowoczesna produkcja, wykorzystująca najnowsze technologie, powinna iść w parze z nowoczesnym zarządzeniem procesami biznesowymi. Lider nie może pozwolić sobie na to, by przodować w produkcji, zaniedbując np. obsługę klienta.

 

Już dzisiaj większość procesów otaczających produkcję (wg obserwacji firmy WEBCON aż 90%) – od specyficznych i bezpośrednio związanych z działalnością produkcyjną, po procesy wspierające takie działy jak finanse, HR czy sprzedaż – można stworzyć, utrzymywać i rozwijać w ramach jednej platformy. Stworzenie jednolitej struktury aplikacyjnej pomaga w realizacji celów i zaspokojeniu potrzeb każdego zakładu produkcyjnego. Zapewnia to nie tylko mniejsze koszty, ale także krótszy czas wdrożenia i łatwe zastępstwa w dziale IT w przypadku rotacji programistów.

Na przykładach pięciu zakładów wskazujemy, w których działach odpowiednio wdrożona architektura aplikacyjna może wesprzeć ważne procesy i usprawnić pracę.

Najtrudniejsze jest podjęcie decyzji – potem wszystko staje się proste

Zdecydowana większość firm zaczyna rozważać zastosowanie nowoczesnych rozwiązań do zarządzania procesami biznesowymi w momencie, gdy pojawia się konkretny problem, uniemożliwiający wykorzystanie ich pełnego potencjału lub pochłaniający zbyt dużą ilość cennych zasobów - zazwyczaj: kosztów, czasu czy nakładu pracy. Jednym z takich problemów, zazwyczaj rozwiązywanych za pomocą obiegów i formularzy, jest nadmierna ilość papierowej dokumentacji, a najczęściej są to faktury bądź korespondencja.

Najważniejszą cechą dobrych systemów klasy BPM (Business Process Management) jest jego zdolność do przełożenia każdego procesu na obieg zadań, informacji, a tym samym na aplikację biznesową. W firmie OKNOPLAST system uporządkował i zautomatyzował obieg ok. 4 tys. faktur kosztowych i towarowych miesięcznie, a OCR wspomaga pracę sekretariatu, automatyzując proces rejestracji przychodzących dokumentów.

Z czasem przedsiębiorstwa zaczynają myśleć o obiegach w szerszej perspektywie. Już w przeciągu pierwszego roku 92% firm rozbudowuje system o kolejne obiegi, choć początkowo nie mieli tego w planie. Dzieje się tak, ponieważ funkcjonowanie nawet jednego obiegu pociąga za sobą potrzebę upraszczania coraz to nowych działań, przez przekładanie ich na skomputeryzowane procesy. Wiele firm staje również przed koniecznością zweryfikowania portfolio aplikacji biznesowych, wdrożonych w ostatnich latach i zoptymalizowania istniejącej architektury aplikacyjnej:

Chcemy wprowadzić obsługę procesu rejestracji okien u partnerów handlowych, wydania zamówienia, tworzenia i akceptacji umów, czy obiegu informacji między działami sprzedaży, produkcji i magazynem. Pomysły na nowe zastosowania platformy pojawiają się właściwie cały czas, i będą stopniowo realizowane, gdy przejdziemy do etapu stabilizacji po niedawnym wdrożeniu systemu ERP, tłumaczy Halina Burkat, Kierownik Działu Aplikacji w firmie OKNOPLAST.

Korzyści branżowe i nie tylko

Korzystanie z obiegów wiąże się w realnymi korzyściami w różnych działach – od produkcji po obsługę klienta. Przekonało się o tym duże międzynarodowe przedsiębiorstwo, produkujące ceramikę sanitarną. Przed wdrożeniem systemu klasy BPM cały proces obsługi reklamacji (włączając w to relacje z dystrybutorami), wynosił nawet do 60 dni. Dziś, obsługa reklamacji u dystrybutorów wynosi średnio zaledwie 3,4 dnia! To kolosalna zmiana.

Oczywiście część obsługiwanych procesów jest ściśle powiązana z branżą klienta, np. GPEC lider branży ciepłowniczej na Pomorzu, wprowadził ponad 60 obiegów. Wśród nich, procesy typowo branżowe to między innymi te powiązane z obsługą włączeń i wyłączeń dostaw ciepła. Co ciekawe, zastosowanie tego obiegu umożliwiło zlikwidowanie zbędnych poborów ciepła oraz proaktywną obsługę klienta, co przełożyło się bezpośrednio na zwiększenie zysków firmy. W zakładzie produkcyjnym z innej branży jeden z obiegów, umożliwia ścisłe monitorowanie zawartości wszystkich samochodów dostawczych, które wjeżdżają na teren zakładu i opuszczają go - zapobiega to kradzieży towaru.

Nadążyć za stałą zmianą i... międzynarodową ekspansją

Amerykańska firma badawcza, Gartner, potwierdziła w jednym z ostatnich raportów, że nawet 60% zadań w firmie nie może być przewidzianych, a co za tym idzie, również zaplanowanych z góry. Kluczową w infrastrukturze aplikacyjnej przedsiębiorstwa nie jest więc dziś tylko szybkość budowania aplikacji biznesowych, ale także umiejętność ich natychmiastowego, niemal stałego modyfikowania zgodnie z potrzebami biznesu. Przed takim wyzwaniem stanęła firma CEDC, lider polskiego rynku wódki, producent takich marek jak Żubrówka, Soplica, Bols Platinum czy Absolwent oraz jeden z największych importerów i dystrybutorów alkoholi z całego świata: Grant’s, Carlo Rossi, Campari, Metaxa, Jägermeister i wielu innych. CEDC potrzebowała technologii, dzięki której wnioskowane przez użytkowników biznesowych zmiany byłyby wprowadzane na bieżąco – nawet w trakcie spotkania, na którym rozwiązanie zostało zaprezentowane.

Unikalna technologia InstantChange™ zawarta w WEBCON BPS pozwala osobom z działu IT bezpośrednio odpowiedzialnym za rozwój aplikacji na natychmiastowe wprowadzanie zmian, o które proszą użytkownicy i szybkie dostarczanie kolejnych etapów projektu - mówi Piotr Majewski, Dyrektor IT, CEDC.

Rozwiązanie dla CEDC to kilkadziesiąt aplikacji obejmujących wsparcie procesów biznesowych w obszarze marketingu, sprzedaży, zakupów, finansów i HR, działających w obrębie spółki oraz międzynarodowej grupy kapitałowej. Co ważne, dział IT jest w stanie przedstawić użytkownikowi końcowemu (czyli np. dyrektorowi działu sprzedaży) realne wyobrażenia budowanej aplikacji i jej możliwości jeszcze na etapie projektowym. Dzięki temu ma on poczucie rzeczywistego wpływu na tworzenie aplikacji, która ma stać się narzędziem jego codziennej pracy – bez względu na dział i zakres obowiązków. Przygotowane w większości przez wewnętrzny dział IT rozwiązania wspierają zarządzanie wyposażeniem sklepów, rozliczanie delegacji i wydatków czy testowanie jakości nowych alkoholi.

Prawdziwym wyzwaniem dla twórców aplikacji biznesowych są duże firmy produkcyjne, działające na międzynarodową skalę. Potrzebne jest wówczas rozwiązanie, które zapewni integrację firmy w obrębie wielu zależnych spółek, różnych systemów, działów i oddziałów oraz synergię różnorodnych systemów IT. Takim przykładem może być trzeci w Europie producent mebli, wielospółkowy Nowy Styl – firma dynamicznie rozwijająca się i stale prowadząca ekspansję.

Platforma BPM pomaga nam automatyzować krytyczne dla firmy procesy biznesowe, w sposób pozwalający osiągać synergię działania Grupy. Elektroniczny obieg dokumentów i informacji przyspiesza procesy, podnosi ich jakość i pozwala redukować koszty w skali całego przedsiębiorstwa. To szczególnie ważne w kontekście międzynarodowego rozwoju firmy i procesów obejmujących kilkuset pracowników w kilkunastu lokalizacjach na terenie Europy – twierdzi Mariusz Sobociński, Business Analysis Manager z Grupy Nowy Styl.

Aplikacje w służbie pracownikom

Dość często wdrożenie obiegu elektronicznego powoduje pewne obawy, w szczególności wśród tych pracowników i w tych działach, gdzie przyzwyczajenie do dokumentów jest silne. Marek Witkowski z Südzucker Polska S.A. zapewnia jednak, że pracownicy firmy szybko przekonali się do wdrożonego systemu, bo został tak zaprojektowany, by ułatwić im pracę. Na przykład pracownik wypisujący elektroniczny wniosek urlopowy spędza nad nim mniej czasu niż w przypadku wniosku papierowego – większość pól jest wypełniana domyślnie. Ponadto pracownicy mogą od razu sprawdzić, ile mają dni wolnych do wykorzystania, nie muszą już dzwonić do działu kadr i czekać. Obawa przed koniecznością obsługi komputera (charakterystyczna dla pracowników nie korzystających na co dzień z komputera) szybko została przyćmiona przez korzyści wynikające z zastosowanego nowego rozwiązania:

Obecnie z elektronicznego systemu obiegu dokumentów (około 20 różnych aplikacji) korzysta prawie 450 osób. Oprócz komputerów osobistych wprowadziliśmy urządzenia z ekranami dotykowymi i dostępem do intranetu w sekcjach produkcyjnych. Pozwoliło to osobom nieposiadającym komputera, za pomocą swoich kart pracowniczych, korzystać z niektórych funkcjonalności Intranetu takich jak wniosków urlopowych, systemu ocen pracowniczych, kafeterii czy wewnętrznych aukcji – komentuje Marek Witkowski.

Do niedawna odpowiedzialny za cyfrową transformację dział IT i działy związane z procesami biznesowymi były jak dwa różne, rządzące się swoimi prawami i ścierające się światy. To się jednak zmienia – dziś aplikacje obsługujące procesy biznesowe muszą błyskawicznie reagować na zmiany i stają się pełnoprawnym partnerem biznesu.

Cyfrowa transformacja to nie chwilowy trend czy slogan, ale głęboka zmiana sposobu funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Te firmy i zakłady produkcyjne, które już teraz wykorzystują dostępne narzędzia IT i myślą o kolejnych, coraz bardziej innowacyjnych, mogą patrzeć śmiało w przyszłość – zapewnia Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer, SVP w WEBCON. Dyrektorzy IT i inni liderzy zmian i cyfryzacji z pewnością powinni wziąć pod uwagę systemy typu BPM/RAD (Rapid Application Development).

Jak podkreśla ekspert, takie rozwiązania dadzą im wędkę, a nie tylko rybę, dzięki możliwości tworzenia przez wewnętrzny dział IT autorskich rozwiązań na potrzeby firmy. Wdrożenie takiej platformy umożliwia działowi IT stać się pełnoprawnym partnerem w osiąganiu celów biznesowych firmy, poprzez dostarczanie praktycznych narzędzi do ich realizacji:

To nie tylko usprawnienie procesów, ale również zdjęcie z barków pracowników szeregu uciążliwych, powtarzalnych obowiązków - dzięki temu mogą oni wykorzystać swój potencjał na realizację ambitniejszych zadań. Efektywność działań operacyjnych nie pozostaje już w tyle za tą z hali fabrycznej, a sprawny producent staje się również liderem branży – tłumaczy Łukasz Wróbel.