W dzisiejszych czasach prowadzenie biznesu opiera się na sprawnym zarządzaniu danymi. W przypadku działalności o profilu projektowym ich właściwe gromadzenie i bieżąca analiza jest podstawą efektywnego realizowania każdego zlecenia. Wiele firm wykorzystuje do tego celu jedynie możliwości Excela, ale czy są świadome ograniczeń i zagrożeń jakie się z tym wiążą?

Co oferuje arkusz kalkulacyjny

Wiele firm rozpoczynając zarządzanie projektami decyduje się na użycie arkusza kalkulacyjnego (np. Excel). Dlaczego? Oprócz tego, że jest to bardzo powszechne narzędzie, z którym większość z nas spotkała się w swojej codziennej pracy, w arkuszu bardzo łatwo można przygotować wstępną kalkulację budżetu projektu. Również wprowadzanie zmian dla większości użytkowników nie stanowi większego problemu. W Excelu równie proste jest także stworzenie szablonu, który może być stosowany w organizacji jako wzór, co skraca czas przygotowania danych planistycznych. Oczywiście nie możemy pominąć funkcjonalności umożliwiającej wykonanie różnego rodzaju analiz, zestawień, czy wykresów. Arkusz Excel dostarcza tutaj pełną gamę narzędzi ułatwiających takie operacje.

Dlaczego Excel to za mało

Problem zaczyna się gdy dochodzimy do elementów procesowych, kiedy na podstawie danych, lub w związku z wprowadzonymi danymi, realizowany powinien być proces, w który zaangażowanych jest wielu operatorów o różnych uprawnieniach i funkcjach, a dodatkowo w różnych lokalizacjach.

Kolejnym elementem, powodującym ograniczenia w korzystaniu z arkuszy są zasoby, a raczej brak możliwości współdzielenia pojedynczych zasobów w wielu projektach. Skutek: nadmierna alokacja i brak możliwości realizacji pojedynczych zadań.

Projekt to także - a raczej przede wszystkim - harmonogram. O ile można wyobrazić sobie statyczne wprowadzenie danych o planie w układzie harmonogramu, o tyle trudniej sobie wyobrazić nadzór i zarządzanie zmianami w poszczególnych zadaniach.

Ostatnim elementem, bez którego trudno wyobrazić sobie sprawny nadzór nad projektem, jest analiza kosztowa. Źródłem danych zawsze będzie tu system finansowo-księgowy, a sposób i częstotliwość zasilania danych w celu wykonania analiz to zawsze najsłabsze ogniwo w całym mechanizmie. W skrajnych przypadkach kończy się to mało efektywnym, ponownym ręcznym wprowadzaniu danych.

Opierając się jedynie na możliwościach arkuszy kalkulacyjnych skazujemy się na samo kompletowanie danych, nadających się do analizy, bez możliwości szybkiego wykrywania ewentualnych odchyleń i podejmowania trafnych działań korygujących. Dodatkowo koszt ich pozyskania i wiarygodność zawsze będą pozostawiać wiele do życzenia.

Jak skuteczniej kontrolować i prowadzić projekty

Rozsądnie zbudowany model biznesowy powinien zapewniać centralne sterowanie funkcjami procesowymi i integracyjnymi z jednoczesnym zachowaniem elastyczności. Przeniesienie zarządzania projektami do Zintegrowanego Systemu Informatycznego umożliwia obsługę kontraktów w zakresie przygotowania i rozliczania budżetów kosztów, kontroli zasobów R+M+S oraz rozliczeń z podwykonawcami i inwestorem. Jego funkcjonalność umożliwia śledzenie na bieżąco postępu prac w zakresie kosztów i przychodów, monitorowania odchyleń od planów ze szczegółowością do konkretnych zadań i etapów. Dodatkowo otrzymujemy możliwość integracji z systemami kosztorysowania w zakresie importu danych planistycznych. Całość znajduje się w zintegrowanym systemie zasilanym danymi ze wszystkich obszarów prowadzonej działalności.

Nowoczesne systemy IT to także praca grupowa, specjalizowane dla pracowników poszczególnych działów funkcje i łatwość, z jaką wszyscy upoważnieni użytkownicy mogą dotrzeć do informacji i dokumentów wymienianych z klientem. Natomiast tam gdzie to wygodne i uzasadnione operator może wykorzystać arkusz kalkulacyjny jako interface współpracujący z systemem centralnym. Szczególnie przydatne są funkcje umożliwiające prezentację danych wprost z systemu w Excel, z możliwością swobodnego budowania własnych zestawień, które przeliczają się automatycznie po każdej transakcji.

Takie podejście jest efektywne dla wszystkich członków procesu oraz wygodne dla bezpośredniego użytkownika systemu, który w modelu projektowym może w dużo łatwiejszy sposób operować dużymi zbiorami danych. Wykorzystanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego jest też przede wszystkim bezpieczniejsze i umożliwia pełną kontrolę nad zbiorem danych i modelem realizowanych w nim procesów.

Autor: Andrzej Seroczyński, Product Manager obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl