Systemy workflow kojarzone są przede wszystkim z procesami zakupu, a w szczególności procesem akceptacji zapotrzebowań i zamówień oraz powiązanym z nimi procesem rejestracji i akceptacji faktur zakupu. Z badań przeprowadzonych przez Suncode wynika, że jest to dominujący obszar, w którym przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie systemów klasy BPM. Drugim takim obszarem jest administracja obejmująca ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestrację umów z kontrahentami, dystrybucję decyzji zarządów czy też archiwizację dokumentów wewnętrznych.

 

W perspektywie ostatnich kilku kat udział tych dwóch obszarów w wartości budżetów przeznaczanych przez przedsiębiorstwa na implementację systemów obiegu dokumentów maleje. Zyskuje natomiast obszar obejmujący procesy związane z zarządzaniem kadrami. Wzrost zainteresowania realizacją procesów kadrowych w systemach workflow wynika przede wszystkich z liberalizacji przepisów prawa oraz dążenia do ograniczania pracochłonności, a co za tym idzie również kosztów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim. Nie bez znaczenia jest również ograniczony dostęp do wysokiej klasy specjalistów.

Narzędziem wpierającym przedsiębiorstwa w zakresie optymalizacji i automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim oraz pozwalającym na archiwizację i przechowywanie dokumentów pracowniczych jest system Plus Workflow. Rozwiązanie to jest najczęściej wykorzystywane w przedstawionych poniżej obszarach.

Rekrutacja i zatrudnianie pracowników – system Plus Workflow pozwala na realizację procesów związanych z zatrudnianiem nowych pracowników począwszy od zgłoszenia zapotrzebowania na stworzenie nowego stanowiska pracy, kończąc na przyjęciu pracownika do pracy potwierdzonego skompletowaną kartą obiegową. W zakresie rekrutacji i zatrudniania pracowników system Plus Workflow obejmuje:

• wnioskowanie o stworzenie nowego stanowiska pracy,
• wnioskowanie o zatrudnienie nowego pracownika,
• archiwizacja aplikacji kandydatów – dokumentów CV i listów motywacyjnych,
• rozmowy kwalifikacyjne na dane stanowisko, 
• zatrudnianie pracownika – obsługa karty obiegowej i podpisanie umowy z nowym pracownikiem.

Rozwój zawodowy pracowników – funkcjonalności systemu Plus Workflow pozwalają na wsparcie procesów związanych z kształtowaniem ścieżki rozwoju pracowniczego. System w tym zakresie pozwala na:

• wnioskowanie o udział w szkoleniu lub delegowanie na szkolenie
• planowanie szkoleń ocenę szkoleń zarówno przez uczestnika szkolenia, jak również jego przełożonego,
• wytyczanie celów do realizacji przez poszczególnych pracowników, 
• ocenę stopnia realizacji ustalonych celów na dany okres.

Ewidencja nieobecności pracowników – informacja o nieobecnościach pracowników oraz planowanie nieobecności jest jednym z kluczowych czynników decydujących o sprawności realizacji bieżących działań w organizacji. System Plus Workflow jest narzędziem pozwalającym na gromadzenie danych o wszystkich rodzajach nieobecności oraz prezentację tych informacji w formie graficznej dla pracowników i ich przełożonych. System ten pozwala między innymi na ewidencję takich nieobecności jak:

• wyjścia z pracy – planowane i nieplanowane,
• zwolnienia lekarskie,
• urlopy – w przypadku urlopów system wspiera proces wnioskowani i akacji urlopu, 
• delegacje.

Dzięki integracji z modułami kadrowymi systemów ERP informacje o nieobecnościach są wykorzystywane do obliczania płac.

Rozliczenia z pracownikami – system Plus Workflow wspiera przedsiębiorstwa również w zakresie rozliczeń z pracownikami ograniczając pracochłonność takich działań jak:

• wnioskowanie i rozliczanie zaliczek,
• delegowanie pracowników w podróż służbową i rozliczanie podróży,
• wnioskowanie i naliczanie premii pracowniczych.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych – dokumenty pracownicze gromadzone są zapisywane przez system Plus Workflow w bezpiecznym repozytorium dokumentów. System dba o spójność gromadzonej dokumentacji pracowniczej z wymaganiami wynikającymi z kodeksu pracy klasyfikując dokumenty w kategorie A, B lub C.

System zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow, w świetle badań i obserwowanych działań obecnych klientów Suncode, będzie coraz częściej wykorzystywany w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim. Przedsiębiorstwa coraz częściej zwracają uwagę na optymalizację i ograniczenie pracochłonności działań operacyjnych w tym obszarze przy wykorzystaniu platformy Plus Workflow.

Źródło: www.suncode.pl