Voigt, czołowy na polskim rynku producent profesjonalnych środków utrzymania czystości, działa na rynku od ponad 25 lat. Firma dysponuje własną, rozbudowaną siecią dystrybucyjną na terenie całego kraju. Skupia się na obsłudze klientów instytucjonalnych, takich jak przedsiębiorstwa przemysłowe, firmy sprzątające oraz firmy z branży hotelarskiej i gastronomicznej. Stosuje też i rozwija nowoczesny model biznesowy, polegający na oferowaniu klientom wartości dodanej w postaci usług serwisowych, szkoleń i audytu. System IFS Applications wspiera procesy w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa, pozwalając na zwiększanie jego efektywności i przewagi konkurencyjnej na rynku.

NIEZBĘDNA ELASTYCZNOŚĆ DZIAŁAŃ

System IFS Applications zastąpił wcześniej używany w Voigt system ERP, który nie spełniał potrzeb firmy związanych z rosnącymi wymaganiami rynku. W wyniku analizy przedwdrożeniowej, którą przeprowadzono w roku 2015, zdecydowano się na rozwiązanie firmy IFS, które najlepiej spełniało oczekiwania. Istotnym czynnikiem, który wpłynął na wybór systemu IFS Applications, była jego elastyczność, umożliwiająca realizację nowej strategii sprzedaży.

Decyzja o wdrożeniu nowoczesnego systemu ERP miała znaczenie strategiczne i zapewniła naszej firmie pespektywę dalszego rozwoju” – informuje Jacek Grynicki, dyrektor zarządzający i prokurent w PPUH Voigt Sp. z o.o. „Główne cele biznesowe tej inwestycji były związane z potrzebą usprawnienia komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i wymiany informacji z otoczeniem zewnętrznym. Poprzedni system blokował nasz rozwój w obszarze sprzedażowym i nie pozwalał na wprowadzenie nowych rozwiązań do realizacji nowej polityki sprzedaży.

WDROŻENIE W PEŁNYM ZAKRESIE

IFS Applications wspiera realizację najważniejszych procesów biznesowych, począwszy od produkcji, logistyki i finansów, po CRM i obsługę kadr. Systemem objęto również dział SAS (Szkolenia - Audyt - Serwis), którego działania mają istotne znaczenie w budowaniu przewagi konkurencyjnej firmy. Wprowadzone rozwiązania mobilne do obsługi zleceń serwisowych usprawniają ich realizację, a to przekłada się na zwiększenie poziomu zadowolenia klientów.

Sprawniej odbywa się obieg dokumentów pomiędzy najważniejszymi działami w firmie: działem produkcji, logistyki, sprzedaży oraz działem finansowym. Poprawiła się również komunikacja ze środowiskiem zewnętrznym, czyli rynkiem dystrybucji. W obszarze sprzedażowym wprowadzono nowe narzędzia, które wspomagają pracę doradców handlowych i ułatwiają analizę sytuacji na rynku.

Wdrożenie modułu do obsługi portali osobistych usprawniło obsługę kadr.

Uruchomiliśmy rozwiązania webowe dla pracowników, ułatwiające zarządzanie czasem pracy. Czynności, takie jak rozliczenia delegacji czy składanie wniosków urlopowych, odbywają się wyłącznie w systemie IFS Applications. W najbliższym czasie planujemy uruchomienie w ramach portali osobistych kolejnych funkcji poprawiających obsługę kadr – wyjaśnia Arkadiusz Burda, szef działu IT w firmie Voigt, i dodaje: Ogromną korzyścią jest dla nas możliwość samodzielnych działań w systemie. Poprzedni system nie pozwalał użytkownikom nawet na minimalną ingerencję, a wszelkie zmiany, nawet te najprostsze, typu dodanie pola, wymagały interwencji u dostawcy. IFS Applications daje możliwość kastomizacji, takich jak tworzenie nowych formatek, pól i zakładek. Dla nas stanowi to bardzo dużą wartość dodaną.

SPRAWNY PRZEPŁYW INFORMACJI, WIĘKSZA EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁAŃ

System IFS Applications obsługuje pełny łańcuch działań, od momentu wygenerowania zapytania klienta, poprzez obsługę tego zapytania, uruchomienie procesu produkcyjnego i logistycznego, po rozliczenie zamówienia w obszarze finansów. W zakresie produkcyjnym nastąpiła poprawa efektywności, m.in. dzięki wdrożeniu funkcji harmonogramowania z ograniczeniami (moduł IFS Harmonogramowanie Operacyjne). Nowe rozwiązania pozwalają w czasie rzeczywistym mierzyć efektywność pracy poszczególnych obszarów związanych z produkcją, zarówno pracy zespołów ludzkich, jak i parku maszynowego.

Rozwiązanie firmy IFS wspiera dynamiczny rozwój naszej firmy. Po wdrożeniu wzrosła efektywność pracy, zwłaszcza w obszarze produkcji” – stwierdza dyrektor Jacek Grynicki. „Naszą przewagę konkurencyjną budujemy przede wszystkim, rozwijając działalność w zakresie obsługi serwisowej klientów oraz szkoleń z technologii użytkowania naszych produktów. Elementem wdrożenia systemu IFS Applications było wprowadzenie do obsługi serwisowej rozwiązań mobilnych, a także zastosowanie nowych rozwiązań biznesowych w obszarze sprzedażowym, co zwiększyło konkurencyjność naszej firmy na rynku.

Wdrożenie systemu IFS Applications wymusiło również unowocześnienie naszej infrastruktury IT, a to oznacza m.in. większe bezpieczeństwo danych. To jedna z wartości dodanych tego wdrożenia. Obecnie rozważamy wprowadzenie rozwiązania IFS do wizualizacji procesów produkcyjnych. Jesteśmy przekonani, że zwiększyłoby to motywację pracowników i przyczyniło się do zwiększenia efektywności. Jesteśmy otwarci na nowe możliwości rozwoju systemu – podsumowuje Jacek Grynicki.

KORZYŚCI

• Optymalizacja procesów
• Usprawnienie komunikacji 
• Szczegółowa kontrola kosztów
• Sprawne planowanie produkcji
• Efektywne zarządzanie zamówieniami
• Poprawa obsługi serwisowej dzięki rozwiązaniom mobilnym
• Usprawnienie procesu sprzedaży
• Sprawna obsługa kadr

WDROŻONE MODUŁY

• IFS Finanse
• IFS Dystrybucja 
• IFS Produkcja (w tym IFS Harmonogramowanie Operacyjne)
• IFS CRM
• IFS Zasoby Ludzkie
• IFS Zarządzanie Dokumentacją 
• IFS Zarządzanie Jakością 
• IFS Business Analytics

Liczba użytkowników systemu: 98

Źródło: www.ifsworld.com