Nowe funkcje systemu IFS Applications i rozwiązania IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie umożliwią klientom zarządzanie danymi osobowymi i ich przetwarzanie zgodnie z wymaganiami rozporządzenia RODO (GDPR).
Firma IFS, globalny dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw, informuje o nowej funkcjonalności systemu IFS Applications™, która zapewni zgodność z wytycznymi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO; GDPR – General Data Protection Regulation). Rozszerzenie systemu IFS Applications zapewni klientom firmy IFS ważne narzędzie wspierające zachowanie zgodności z nowym rozporządzeniem, które wejdzie w życie 25 maja 2018 r. Podobna aktualizacja rozwiązania IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie™ będzie dostępna w pierwszym kwartale 2018 r.
Zgodność z wytycznymi RODO jest zapewniana przez nową funkcjonalność systemu IFS Applications 9 od aktualizacji nr 10 wzwyż — aktualizacja nr 10 jest dostępna już teraz. W podobną funkcjonalność wyposażone zostanie rozwiązanie IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie w wersji 5.7, od aktualizacji nr 3 z końca pierwszego kwartału 2018 r.
Nowa funkcjonalność umożliwi zapewnienie zgodności z wymogami RODO w odniesieniu do wszystkich kluczowych procesów powiązanych z zarządzaniem danymi osobowymi:
1. Gromadzenie danych zgodnie z prawem: Zgodnie z RODO dane osobowe należy gromadzić wyłącznie w ściśle określonych celach i przechowywać jedynie tak długo, jak będzie to konieczne w odniesieniu do tych celów. Nowa funkcjonalność wspiera te założenia poprzez umożliwienie identyfikacji każdego podmiotu danych oraz dołączenie do niego jednego lub kilku zdefiniowanych celów przetwarzania danych osobowych (w tym czasu ich ważności) w przypadku, gdy każdy z tych celów można powiązać z jedną lub kilkoma prawnymi podstawami przetwarzania.
2. Bezpieczne przechowywanie danych: Dane osobowe muszą być wprowadzane i przechowywane bezpiecznie w obrębie systemu używanego do ich przetwarzania. Musi się to odbywać z zachowaniem odpowiednich praw dostępu wymaganych w odniesieniu do celów, dla których się je gromadzi. Uzupełniając istniejące mechanizmy związane z opartym na rolach dostępem do danych, nowa funkcjonalność wspiera je poprzez wprowadzenie zestawu dedykowanych mechanizmów i okien wspomagających zarządzanie podmiotami danych, elementami danych osobowych, celami przetwarzania danych, usuwaniem i anonimizacją danych oraz zgodami kontrolowanymi na podstawie daty ich udzielenia.
3. Bezpieczne wyszukiwanie/przekazywanie danych: Możliwość odzyskiwania i przekazywania danych jest istotnym składnikiem zgodności z RODO. Nowa funkcjonalność wspomaga działania tego typu, wprowadzając nowy raport standardowy, którego można używać w odniesieniu do konkretnego podmiotu danych systemu IFS Applications lub rozwiązania IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie. Raport ten zawiera odpowiednie informacje, w tym przechowywane dane, cel ich przechowywania (wraz z datami wygaśnięcia ich ważności) oraz podstawy prawne regulujące same dane i cel ich raportowania.
4. Bezpieczna obsługa i usuwanie: Trzema spośród kluczowych wymagań RODO są zapewnienie aktualności danych, prawo podmiotu danych do bycia zapomnianym oraz wymóg zachowywania danych przez administratora danych do celów zgodnych z prawem innych niż zgoda na ich przetwarzanie. Nowa funkcjonalność ułatwia spełnienie tych wymogów za pomocą funkcji obsługujących procesy związane z obsługą danych. Daje ona administratorom danych możliwość czyszczenia, usuwania i anonimizowania danych (zgodnie z potrzebą) w oparciu o preferencje podmiotu danych lub wygaśnięcie okresu przechowywania danych.
5. Wykorzystanie zgodne z prawem: Gromadzenie w systemie danych osobowych i możliwość ich wyszukania, raportowania i usuwania w razie potrzeby stanowi wymóg kluczowy, który w dużej mierze opiera się na poprawności konfiguracji, obsługi i wykorzystania danych osobowych. To z kolei zależy od łatwości dostępu do danych, wizualizacji i jakości komunikacji wewnątrzfirmowej. Nowa funkcjonalność i tutaj bardzo się przydaje, ponieważ zapewnia jeden punkt dostępu do danych oraz umożliwia kontrolę celów i podstaw związanych z ich przetwarzaniem.
Zgodność z wytycznymi RODO jest zapewniana przez nową funkcjonalność systemu IFS Applications 9 od aktualizacji nr 10 wzwyż — aktualizacja nr 10 jest dostępna już teraz. W podobną funkcjonalność wyposażone zostanie rozwiązanie IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie w wersji 5.7, od aktualizacji nr 3 z końca pierwszego kwartału 2018 r.
Nowa funkcjonalność umożliwi zapewnienie zgodności z wymogami RODO w odniesieniu do wszystkich kluczowych procesów powiązanych z zarządzaniem danymi osobowymi:
1. Gromadzenie danych zgodnie z prawem: Zgodnie z RODO dane osobowe należy gromadzić wyłącznie w ściśle określonych celach i przechowywać jedynie tak długo, jak będzie to konieczne w odniesieniu do tych celów. Nowa funkcjonalność wspiera te założenia poprzez umożliwienie identyfikacji każdego podmiotu danych oraz dołączenie do niego jednego lub kilku zdefiniowanych celów przetwarzania danych osobowych (w tym czasu ich ważności) w przypadku, gdy każdy z tych celów można powiązać z jedną lub kilkoma prawnymi podstawami przetwarzania.
2. Bezpieczne przechowywanie danych: Dane osobowe muszą być wprowadzane i przechowywane bezpiecznie w obrębie systemu używanego do ich przetwarzania. Musi się to odbywać z zachowaniem odpowiednich praw dostępu wymaganych w odniesieniu do celów, dla których się je gromadzi. Uzupełniając istniejące mechanizmy związane z opartym na rolach dostępem do danych, nowa funkcjonalność wspiera je poprzez wprowadzenie zestawu dedykowanych mechanizmów i okien wspomagających zarządzanie podmiotami danych, elementami danych osobowych, celami przetwarzania danych, usuwaniem i anonimizacją danych oraz zgodami kontrolowanymi na podstawie daty ich udzielenia.
3. Bezpieczne wyszukiwanie/przekazywanie danych: Możliwość odzyskiwania i przekazywania danych jest istotnym składnikiem zgodności z RODO. Nowa funkcjonalność wspomaga działania tego typu, wprowadzając nowy raport standardowy, którego można używać w odniesieniu do konkretnego podmiotu danych systemu IFS Applications lub rozwiązania IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie. Raport ten zawiera odpowiednie informacje, w tym przechowywane dane, cel ich przechowywania (wraz z datami wygaśnięcia ich ważności) oraz podstawy prawne regulujące same dane i cel ich raportowania.
4. Bezpieczna obsługa i usuwanie: Trzema spośród kluczowych wymagań RODO są zapewnienie aktualności danych, prawo podmiotu danych do bycia zapomnianym oraz wymóg zachowywania danych przez administratora danych do celów zgodnych z prawem innych niż zgoda na ich przetwarzanie. Nowa funkcjonalność ułatwia spełnienie tych wymogów za pomocą funkcji obsługujących procesy związane z obsługą danych. Daje ona administratorom danych możliwość czyszczenia, usuwania i anonimizowania danych (zgodnie z potrzebą) w oparciu o preferencje podmiotu danych lub wygaśnięcie okresu przechowywania danych.
5. Wykorzystanie zgodne z prawem: Gromadzenie w systemie danych osobowych i możliwość ich wyszukania, raportowania i usuwania w razie potrzeby stanowi wymóg kluczowy, który w dużej mierze opiera się na poprawności konfiguracji, obsługi i wykorzystania danych osobowych. To z kolei zależy od łatwości dostępu do danych, wizualizacji i jakości komunikacji wewnątrzfirmowej. Nowa funkcjonalność i tutaj bardzo się przydaje, ponieważ zapewnia jeden punkt dostępu do danych oraz umożliwia kontrolę celów i podstaw związanych z ich przetwarzaniem.
„Rozszerzając system IFS Applications oraz rozwiązanie IFS Zarządzanie Serwisem w Terenie o funkcjonalność z zakresu zapewnienia zgodności z RODO, oferujemy naszym klientom zintegrowane oraz intuicyjne funkcje wspomagające zachowanie zgodności z nowymi przepisami, które wejdą w życie w maju tego roku” — powiedział Steve Treagust, Global Industry Director of Finance, HCM and Strategy w korporacji IFS. „Oprócz zapewnienia zgodności z RODO nowa wersja oprogramowania umożliwi firmom usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem danymi w celu podniesienia ich jakości poprzez wykorzystanie bardziej odpowiednich danych roboczych, jak również redukcję ilości nieistotnych danych, co przełoży się na zmniejszenie kosztów.Więcej informacji na temat zgodności z RODO zawiera IFS Blog.
