Nie każda implementacja systemów ERP kończy się sukcesem. To samo tyczy się cyfrowej transformacji. Mimo ciężkiej pracy całego zespołu, na drodze do osiągnięcia zamierzonych celów pojawiają się większe lub mniejsze trudności, które mogą pełen potencjału projekt zamienić w sromotną porażkę. Eric Kimberling z Panorama Consulting radzi w 5. punktach, jak wyjść z kryzysu obronną ręką.
Ważne, by zaakceptować sytuację taką, jaka ona jest. Nie jesteś sam. Ponadto są rzeczy, które możesz zrobić, by wszystko naprawić i przywrócić projekt na właściwe tory. Akceptując to, że jego status może zmienić się na lepsze bierzesz pierwszy, niezwykle istotny krok w kierunku uzdrowienia sytuacji.
Gdy osiągniesz już poziom akceptacji, podejmij te 5 kroków, które pomogą tobie i twojemu zespołowi wyjść z impasu.
1. Oceń szkody. Krok pierwszy polega na ustaleniu, gdzie dokładnie stoisz z projektem. Główny oficer informacyjny, manager projektu czy zespół odpowiedzialny za jego wdrożenie mogą być przytłoczeni wszystkimi jego ruchomymi częściami i kumulującymi się kosztami. Zatrudnienie niezależnej firmy doradczej w takiej sytuacji to strzał w dziesiątkę. Autonomiczni konsultanci przeprowadzą obiektywną ocenę projektu i oszacują, w jakim stadium obecnie się znajduje, a w jakim powinien. Dostarczą również proste w realizacji wskazówki, dzięki którym projekt wróci na właściwe tory.
2. Skup się na ludziach i procesach. W większości przypadków, rozeznanie przeprowadzone w punkcie pierwszym pociągnie za sobą zmiany w podejściu do poszczególnych elementów projektu i przeniesie ciężar skupienia na zarządzanie zmianami organizacyjnymi i/lub zarządzanie procesami biznesowymi. Zbyt często projekty grzęzną od strony technologicznej, ale prawdziwe okazje, by sprowadzić projekt na właściwe tory związane są z ludźmi i procesami. Odsunięcie na bok kwestii technologicznych, wygospodarowanie czasu i skupienie się na dokładniejszym zdefiniowaniu procesów biznesowych oraz właściwej reakcji na opór organizacyjny w większości przypadków przełożą się na większy zwrot z inwestycji.
3. Zastanów się nad alternatywami. Wiele zespołów zaraz po rozpoczęciu projektu czuje się uwięzionych. Innymi słowy, czują się tak, jakby musieli maszerować określoną ścieżką, na którą się na początku zdecydowali. W rzeczywistości, firmy dysponują wieloma drogami, którymi można doprowadzić projekt do końca. Spróbuj odpowiedzieć sobie na te przykładowe pytania: Czy oryginalny cel, którym się kierujesz jest odpowiedni na tym etapie projektu? Warto wziąć pod uwagę fakt, że na każdym kolejnym etapie widzisz więcej i wiesz więcej. Może istnieją sposoby, które sprawią, że projektem będzie się lepiej zarządzać? Czy posiadasz odpowiednich członków zespołu? Czy wybrana wcześniej integracja systemowa na pewno jest najlepszym rozwiązaniem? Odpowiadając sobie na te i inne pytania możesz dostrzec alternatywne rozwiązania, których do tej pory nie brałeś pod uwagę.
4. Weź pod uwagę tańsze i bezpieczniejsze opcje. Tak, jak w punkcie poprzedzającym, zastanów się nad alternatywnymi rozwiązaniami. Być może istnieją inne sposoby realizacji celu końcowego, bez bólu, ryzyka i kosztów, z którymi obecnie się zmagasz? Jeśli odpowiednio podszedłeś do punktu 1., to odpowiedź na to pytanie powinna być oczywista. Możesz dowiedzieć się np., że modyfikacja obecnego systemu i procesów biznesowych zaowocuje podobnymi korzyściami biznesowymi, co nowe wdrożenie, tyle że bez współmiernego ryzyka i wysokich kosztów.
5. Gdy wszystko inne zawiedzie spauzuj lub przerwij projekt. Spojrzenie prawdzie w oczy może być bolesne, ale być może to najwyższy czas by podjąć radykalną decyzję i zrezygnować z projektu lub wstrzymać go na jakiś czas. Jeśli nie posiadasz wystarczających środków, dysponujesz zbyt niskim budżetem, brakuje ci wsparcia ze strony kadry zarządzającej lub innych kluczowych dla osiągnięcia sukcesu czynników, być może takie rozwiązanie będzie prostsze do strawienia. Tak czy tak, dobrze jest wiedzieć, gdzie należy postawić granicę i kiedy wycofać się w porę.
O komentarz do 5 kroków Eric Kimberling z Panorama Consulting, mających pomóc wyprowadzić na prostą nieudane wdrożenia systemu ERP, poprosiliśmy eksperta z DSR SA, Pawła Daszkiewicza:
Gdy osiągniesz już poziom akceptacji, podejmij te 5 kroków, które pomogą tobie i twojemu zespołowi wyjść z impasu.
1. Oceń szkody. Krok pierwszy polega na ustaleniu, gdzie dokładnie stoisz z projektem. Główny oficer informacyjny, manager projektu czy zespół odpowiedzialny za jego wdrożenie mogą być przytłoczeni wszystkimi jego ruchomymi częściami i kumulującymi się kosztami. Zatrudnienie niezależnej firmy doradczej w takiej sytuacji to strzał w dziesiątkę. Autonomiczni konsultanci przeprowadzą obiektywną ocenę projektu i oszacują, w jakim stadium obecnie się znajduje, a w jakim powinien. Dostarczą również proste w realizacji wskazówki, dzięki którym projekt wróci na właściwe tory.
2. Skup się na ludziach i procesach. W większości przypadków, rozeznanie przeprowadzone w punkcie pierwszym pociągnie za sobą zmiany w podejściu do poszczególnych elementów projektu i przeniesie ciężar skupienia na zarządzanie zmianami organizacyjnymi i/lub zarządzanie procesami biznesowymi. Zbyt często projekty grzęzną od strony technologicznej, ale prawdziwe okazje, by sprowadzić projekt na właściwe tory związane są z ludźmi i procesami. Odsunięcie na bok kwestii technologicznych, wygospodarowanie czasu i skupienie się na dokładniejszym zdefiniowaniu procesów biznesowych oraz właściwej reakcji na opór organizacyjny w większości przypadków przełożą się na większy zwrot z inwestycji.
3. Zastanów się nad alternatywami. Wiele zespołów zaraz po rozpoczęciu projektu czuje się uwięzionych. Innymi słowy, czują się tak, jakby musieli maszerować określoną ścieżką, na którą się na początku zdecydowali. W rzeczywistości, firmy dysponują wieloma drogami, którymi można doprowadzić projekt do końca. Spróbuj odpowiedzieć sobie na te przykładowe pytania: Czy oryginalny cel, którym się kierujesz jest odpowiedni na tym etapie projektu? Warto wziąć pod uwagę fakt, że na każdym kolejnym etapie widzisz więcej i wiesz więcej. Może istnieją sposoby, które sprawią, że projektem będzie się lepiej zarządzać? Czy posiadasz odpowiednich członków zespołu? Czy wybrana wcześniej integracja systemowa na pewno jest najlepszym rozwiązaniem? Odpowiadając sobie na te i inne pytania możesz dostrzec alternatywne rozwiązania, których do tej pory nie brałeś pod uwagę.
4. Weź pod uwagę tańsze i bezpieczniejsze opcje. Tak, jak w punkcie poprzedzającym, zastanów się nad alternatywnymi rozwiązaniami. Być może istnieją inne sposoby realizacji celu końcowego, bez bólu, ryzyka i kosztów, z którymi obecnie się zmagasz? Jeśli odpowiednio podszedłeś do punktu 1., to odpowiedź na to pytanie powinna być oczywista. Możesz dowiedzieć się np., że modyfikacja obecnego systemu i procesów biznesowych zaowocuje podobnymi korzyściami biznesowymi, co nowe wdrożenie, tyle że bez współmiernego ryzyka i wysokich kosztów.
5. Gdy wszystko inne zawiedzie spauzuj lub przerwij projekt. Spojrzenie prawdzie w oczy może być bolesne, ale być może to najwyższy czas by podjąć radykalną decyzję i zrezygnować z projektu lub wstrzymać go na jakiś czas. Jeśli nie posiadasz wystarczających środków, dysponujesz zbyt niskim budżetem, brakuje ci wsparcia ze strony kadry zarządzającej lub innych kluczowych dla osiągnięcia sukcesu czynników, być może takie rozwiązanie będzie prostsze do strawienia. Tak czy tak, dobrze jest wiedzieć, gdzie należy postawić granicę i kiedy wycofać się w porę.
O komentarz do 5 kroków Eric Kimberling z Panorama Consulting, mających pomóc wyprowadzić na prostą nieudane wdrożenia systemu ERP, poprosiliśmy eksperta z DSR SA, Pawła Daszkiewicza:
Eric Kimberling przedstawia dosyć spójną receptę, jak wyjść z zapaści projekt wdrożenia systemu ERP. Jednak przyznam, że z perspektywy kilkuset wdrożeń, które miałem możliwość dotknąć, jego recepta nie do końca mnie przekonuje. Propozycja wynajęcia firmy doradczej, która oceni stan projektu i przedstawi rekomendację jest bowiem trochę metodą wyparcia problemów. Oczywiście metoda „nowego otwarcia” jest często skuteczna, tyle tylko, że nie uczy organizacji, która przeprowadzała wdrożenie, dlaczego i kiedy nastąpiły zdarzenia, które zdecydowały o zaistniałym kryzysie. Zanim zacznie się realizować kroki naprawcze proponowane przez Erica Kimberlinga, wydaje się istotne wykonanie kroku przygotowawczego, jakim jest uczciwa rewizja przez sponsora projektu zasadniczych elementów definiujących takie przedsięwzięcie.Źródło: www.dsr.com.pl
Są to zwykłe bazowe elementy dla każdego projektu, jednak jak uczą przykłady, często wciąż słabo zdefiniowane lub wręcz pomijane. I tu jest klucz. Aby projekt wdrożenia systemu ERP mógł się udać, muszą być zdefiniowane cele, jakie są stawiane dla oceny osiągnięcia sukcesu, zakres i harmonogram wdrożenia, wyłączenia i ograniczenia, określony i zabezpieczony budżet przedsięwzięcia, powołany zespół projektowy z osób świadomych procesów i celów organizacji i z zagwarantowanym czasem na prowadzenie wymaganych aktywności oraz uzgodniona metodyka, komunikacja i marketing projektu. Szczególnie kwestia komunikacji w zakresie uwspólnienia celów i oczekiwań jest zaniedbywana i projekt bywa kierowany w zupełnie odmiennych kierunkach przez zarząd, sponsora, zespół projektowy i w końcu końcowych użytkowników, którzy maja pracować w systemie. Oczywiście zdarza się, że kryzys we wdrożeniu związany jest z czynnikami zewnętrznymi, takimi jak niewłaściwie wybrana technologia lub brak kompetencji u dostawcy systemu ERP, jednak nawet takie czynniki zwykle są konsekwencją niezadbania o wymienione wyżej elementy bazowe projektu. Określenie, który z tych elementów został źle zdefiniowany lub błędnie uruchomiony, dopiero może być podstawą, by proponowane przez Erica Kimberlinga kroki przyniosły efekt.
