O tym, jak producent krzeseł biurowych przekształcił się w eksperta w doradztwie oraz tworzeniu efektywnych przestrzeni biurowych, opowiada KAROLINA MANIKOWSKA, Dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy w Grupie Nowy Styl.

 

 

Jak na przestrzeni lat zmieniała się działalność Grupy Nowy Styl?

W historii naszej firmy można dostrzec kilka etapów rozwoju. Zaczynaliśmy w latach 90. jako producent krzeseł, w tym także biurowych. Sprzedawaliśmy je w milionach egzemplarzy i rozwijaliśmy się na tym rynku. Ważnym momentem dla Grupy Nowy Styl było wejście Polski do Unii Europejskiej, gdy pojawiły się większe możliwości dzia-łania na skalę międzynarodową. Wtedy rozszerzyliśmy ofertę o meble biurowe i elementy dodatkowe, zapewniając klientom możliwość kompleksowego wyposażenia swoich biur. Z czasem jednak wizerunek globalnego dostawcy krzeseł i innych mebli biurowych przestał nam wystarczać i pojawiła się wewnętrzna potrzeba, żeby zaoferować klientom coś więcej niż tylko produkty. Przez lata zgromadziliśmy w naszej organizacji w kraju, a także w naszych oddziałach zagranicznych ogromną wiedzę ekspercką i chcieliśmy, korzystając z własnych doświadczeń i analiz, pomagać klientom w poprawie organizacji i zwiększaniu komfortu pracy w biurze. Nasza motywacja była tym silniejsza, że w tym samym kierunku szły oczekiwania naszych klientów biznesowych. Dla nich przede wszystkim liczy się nie tyle sam produkt, ile rezultat, jaki można osiągnąć w wyniku jego zastosowania.

Na czym polega wartość dodana, którą Grupa Nowy Styl oferuje klientom?

Naszą dewizą jest długofalowa współpraca z klientem, nie ograniczamy się do jednorazowej dostawy mebli. Świadczymy również usługi doradcze, które stanowią wartość dodaną do naszych produktów. W ramach tych usług prowadzimy badania i analizy, a także działania edukacyjne. W roku 2015 powstał w firmie dział badań i konsultingu przestrzeni pracy. Zatrudniamy w nim ponad 20 osób, wśród których poza projektantami są m.in. psycholodzy, socjolodzy, trenerzy biznesu i konsultanci zarządzania. Prowadzimy dla klientów kompleksowe analizy, na podstawie których powstają rekomendacje, wnioski oraz gotowe dane, które mogą oni wykorzystać w swoich projektach biur. Oczywiście oferujemy również kompletne rozwiązania wraz z usługami wdrożeniowymi.

Jakie korzyści może przynieść firmie efektywna organizacja miejsca pracy?

Jak wiadomo, zmotywowany pracownik jest bardziej zaangażowany i lepiej wykonuje swoje zadania. Pracodawcy prześcigają się więc w pomysłach, jak zmotywować personel, stosując różne benefity pozapłacowe. Nie doceniają natomiast roli miejsca pracy (biura) jako motywatora, a jak wskazują badania, za satysfakcję pracowników aż w 24% odpowiadają wygląd i warunki w miej-scu pracy. Atrakcyjne środowisko pracy wzmaga motywację, a optymalnie rozplanowana przestrzeń inspiruje, organizuje i wspiera w wykonywaniu zadań oraz pomaga budować wizerunek firmy. poszczególnych działów — warto przeanalizować, jaka jest siatka powiązań między działami, które z nich współpracują ze sobą ściśle i bezpośrednio, a które zdalnie. W naszym dziale zajmujemy się również tymi kwestiami.

Jakie konkretne problemy wiążą się z nieoptymalnie zaprojektowanym miejscem pracy?

Częstym problemem jest to, że pracownicy skarżą się na trudności z wykonaniem zadania, które wymaga koncentracji. Aż 53% pracowników przyznaje, że współpracownicy ich rozpraszają. Z badań wynika też, że w niewłaściwie zaprojektowanym biurze pracownicy mogą marnować nawet 17 dni rocznie!

W źle zaprojektowanym biurze pracownicy mogą marnować nawet 17 dni rocznie. Badania, które prowadzimy sami lub we współpracy z architektami wskazanymi przez klienta, mają na celu stworzenie projektów, które wpłyną na poprawę działania organizacji. Z jednej strony skupiamy się na aspektach miękkich, dotyczących na przykład satysfakcji pracowników, a z drugiej — badamy aspekt procesowy, sprawdzając, jakie czynniki wpływają na efektywność pracy w biurze danej organizacji. Możemy np. zmierzyć efektywność wykorzystania powierzchni biurowej i w razie potrzeby zaproponować optymalne rozwiązanie. Mo żemy także sprawdzić, jaka jest efektywność wykorzystania sal konferencyjnych w firmie i zasugerować, w jaki sposób można ją poprawić. Jak wskazuje praktyka, najczęściej problemem nie jest zbyt mała liczba sal kon-ferencyjnych, tylko ich nieefektywne wykorzystanie.

Oczywiście nie przy każdej transakcji prowadzimy badania czy zarządzamy zmianą. Ale zawsze chętnie dzielimy się z klientami naszym know-how i doświadczeniem płynącym z badań prowadzonych dla innych klientów. Dzięki takim działaniom możemy poprzeć nasze rekomendacje konkretnymi danymi liczbowymi.

Poziom efektywnego wykorzystania sal konferencyjnych i pokojów spotkań wynosi ok. 35%.

Średni poziom wykorzystania trady-cyjnej przestrzeni biurowej w ciągu dnia roboczego wynosi 45 do 60%, a poziom efektywnego wykorzystania sal konfe-rencyjnych i pokojów spotkań wynosi zaledwie ok. 35%. Dzięki odpowiedniej aranżacji biura można ten wskaźnik znacznie poprawić, nie ponosząc dużych kosztów. Można np. zamiast dużych sal konferencyjnych zaprojektować większą liczbę mniejszych pomieszczeń do spotkań w kameralnych warunkach. Naturalną potrzebą każdej organizacji jest optymalizacja zasobów. Obserwujemy, że rośnie świadomość firm w tym zakresie. O ile dawniej była tendencja, żeby obniżać koszty i zmniejszać po-wierzchnię biurową, o tyle teraz częściej mówi się o potrzebie optymalizacji. Cieszymy się, że my także dokładamy swoją cegiełkę do tego procesu i mamy satysfakcję, że przyczyniamy się do zwiększania efektywności i komfortu pracy w biurach.

Na co szczególnie należy zwrócić uwagę przy aranżacji biura?

Warto dokładnie przeanalizować kwe-stię aranżacji przestrzeni biurowej, tak by wpływała ona na satysfakcję pracowników i w ten sposób generowała wartość dodaną dla przedsiębiorstwa.

Aranżacja biura jest dziś procesem bardziej złożonym niż kiedyś. Dawniej nie przywiązywano do niej tak dużej wagi, skupiając się na podstawowym aspekcie, czyli na zagospodarowaniu przestrzeni. Wystarczyło znaleźć odpowiedni biurowiec w odpowiedniej lokalizacji, urządzić przestrzeń biurową i przekazać do użytku pracownikom. Takie podejście nie generowało jednak żadnej wartości dodanej, a czasami wręcz szkodziło.

Zdarza się, że nowa aranżacja biura powstaje bez wiedzy i zaangażowania pracowników. Zmianę przeprowadza wąska grupa ludzi, którzy realizują swoją wizję, nie znając do końca prawdziwych potrzeb reszty pracowników.

Oni z kolei, nie mając wpływu na prze-prowadzane zmiany, odczuwają niepo-kój i frustrację. Dlatego bardzo ważne jest po pierwsze informowanie ludzi, na czym polega zmiana, a po drugie włączenie ich do tego procesu, tak żeby czuli się jego współautorami. Nawet najlepszy projekt zmian i adaptacji może okazać się porażką, jeżeli pracownicy nie zostaną włączeni w jego realizację.

Każda organizacja realizuje różnorodne zadania i procesy biznesowe. Funkcjonalnie zaaranżowane biuro wpływa na ich efektywność, pozwala na sprawniejszą realizację procesów, poprawia współpracę i wyzwala w pracownikach kreatywność. Te i wiele innych kwestii są właśnie częścią naszego know-how. To wiedza i różne doświadczenia gromadzone przez lata w Grupie Nowy Styl. Dodatkowo wzbogaciliśmy ten dorobek o wiedzę naszych specjalistów oraz wartość, jaką generuje nasz interdyscyplinarny zespół. Robimy to wszystko po to, aby nasi klienci wiedzieli, że nie są sami w procesie, że jesteśmy z nimi od początku do samego końca. Stąd właśnie nasza dewiza: #we know-how to make your space.

KONSOLIDACJA GRUPY NOWY STYL NA PLATFORMIE IFS APPLICATIONS

Grupa Nowy Styl używa systemu IFS Applications od kilkunastu lat. Początkowo była to jedna instancja systemu, która obejmowała kilka spółek na terenie Polski. Od roku 2009, przez kolejne lata, następował proces związany z tworzeniem Grupy Nowy Styl w Europie. Podstawową platformą kon-solidacji nowych spółek był system IFS Applications.

Pierwsze wdrożenia miały miejsce w spółkach zależnych we Francji i w Niemczech. Następne implementacje odbyły się w spółkach na Słowacji i w Wielkiej Brytanii oraz w kolejnej spółce niemieckiej.

Po realizacji projektów zagranicznych nadszedł czas na upgrade rozwiązania w centrali w Polsce. Wdrożono wersję IFS Applications 8 wraz z modułem IFS WMS do zarządzania magazynem oraz rozwiązaniem IFS CRM. W ramach aktualizacji systemu zdecydowano ponadto o przeniesieniu wszystkich produktów do konfiguratora handlowego. Baza konfiguracyjna, zbudowana na IFS Applications, sukcesywnie jest rozbudowywana i docelowo ma objąć wszystkie produkty Grupy Nowy Styl. Równolegle z procesem aktualizacji systemu w spółce Nowy Styl wdrożono IFS Applications 8 w nowo wybudowanym zakładzie produkcyjnym w Jaśle. Obecnie wszystkie spółki Grupy Nowy Styl w Polsce działają na platformie IFS Applications 8. System wspiera procesy w obszarach produkcji, dystrybucji, finansów i gospodarki magazynowej.

Wersję 8 zaimplementowano również w nowej spółce zależnej w Czechach, a na koniec roku jest planowane wdroże-nie rozwiązania w nowej spółce niemie-ckiej prowadzącej działalność projektową.

IFS Applications jest podstawowym sy-stemem biznesowym w Grupie Nowy Styl oraz platformą integracyjną innych rozwiązań, takich jak oprogramowanie PLM czy aplikacja do ofertowania. Na przyszły rok zaplanowana jest aktualizacja systemu do wersji IFS Applications 9.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

Liczba użytkowników systemu: 2500

Źródło: www.ifsworld.com