Wyniki badania1 opublikowanego w 2016 roku w międzynarodowym czasopiśmie International Journal of Information Management pokazują jak ważne jest zastosowanie rozwiązań Big Data w biznesie.
Pełny wykres s badania wygląda następująco:
Najwięcej, bo aż 37% procesów związanych z przetwarzaniem i analizą Big Data, wykonywanych jest w środowisku biznesowym. Jak się jednak często okazuje wiele organizacji nie jest w stanie przeprowadzić wszystkich kluczowych analiz, ponieważ dane pracowników są rozproszone i niekompatybilne ze sobą. Jak temu zaradzić? O jakie kluczowe analizy chodzi? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.
Grunt to spójna baza danych HR
Najcenniejszą część bazy Big Data w organizacji stanowią dane personalne, które są gromadzone i przechowywane w firmach przez wiele lat - kiedyś analogowo, a teraz cyfrowo przy użyciu systemów IT obsługujących procesy HRowe. Analiza big data w organizacji pozwala wykorzystać te dane do badania kluczowych procesów w przedsiębiorstwie np. rezerw urlopowych – złe zarządzanie rezerwami może doprowadzić do strat wielkości kilkudziesięciu mln USD. Często jednak procesy HRowe w dużych organizacjach obsługiwane są przez kilka (zazwyczaj od 3 do 5) systemów i w każdym z nich tworzone są osobne bazy danych. W takiej sytuacji bardzo trudne jest zebranie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu w celu dalszej analizy (często dział HR musi to robić ręcznie, co zajmuje mnóstwo czasu).
Baza danych systemu HR to również ogromne źródło wiedzy na temat kompetencji pracowników. Sprawna analiza tych informacji bezpośrednio przekłada się na zapewnienie optymalnej obsady, zwiększenie efektywności pracowników, a co za tym idzie, podniesienie produktywności przedsiębiorstwa. Działy HR, na podstawie analizy kompetencji pracowników mogą efektywnie planować procesy szkoleniowe oraz badać czy wiedza pozyskana na kursach wpływa na poprawę jakości pracy osób, które w nich uczestniczyły. Z kolei analiza sprzedaży może łatwo pokazać, gdzie szkolenia są najbardziej potrzebne
Przykład: Spośród wszystkich produktów, które oferuje firma X jeden sprzedaje się dużo gorzej niż pozostałe, pomimo tego, że odpowiada na aktualny popyt na rynku. Może to być znak, że w dziale handlowym odpowiedzialnym za ten produkt są pracownicy, którzy potrzebują doszkolenia.
Rozbudowane systemy do obsługi procesów HRowych umożliwiają także zestawienie danych dotyczących kompetencji, umiejętności i doświadczenia pracowników z danymi na temat realizacji celów spółki. Taka analiza możliwa jest na przestrzeni lat i pokazuje przy jakim optymalnym poziomie kompetencji pracowników spółka osiąga najlepsze wyniki. Jednocześnie na bieżąco możliwe jest kontrolowanie czy poziom kompetencji jest optymalny do realizowania bieżących celów firmy.
Analiza czynników motywacyjnych
Analiza danych magazynowanych w systemie HR umożliwia też badanie efektywności prowadzonych programów motywacyjnych. Na jej podstawie zarząd może podjąć decyzję o wzmocnieniu elementów które, jak wynika z analizy, podnoszą efektywność pracowników lub zlikwidować motywatory, które tej efektywności nie podnoszą. Dobrym przykładem analizy czynników motywacyjnych jest raport całkowitych korzyści pracownika. Takie zestawienie (oprócz informacji o zasadniczym wynagrodzeniu) pokazuje, nie tylko kadrze zarządzającej, ale również pracownikowi jakie dodatkowe korzyści otrzymuje z pracy w danej organizacji (np. samochód służbowy do celów prywatnych, telefon służbowy, karta Benefit, programy kafeteryjne, dopłaty do obiadów, szkolenia certyfikowane, itd.).
Przykładowy raport korzyści pracownika:
Najwięcej, bo aż 37% procesów związanych z przetwarzaniem i analizą Big Data, wykonywanych jest w środowisku biznesowym. Jak się jednak często okazuje wiele organizacji nie jest w stanie przeprowadzić wszystkich kluczowych analiz, ponieważ dane pracowników są rozproszone i niekompatybilne ze sobą. Jak temu zaradzić? O jakie kluczowe analizy chodzi? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.
Grunt to spójna baza danych HR
Najcenniejszą część bazy Big Data w organizacji stanowią dane personalne, które są gromadzone i przechowywane w firmach przez wiele lat - kiedyś analogowo, a teraz cyfrowo przy użyciu systemów IT obsługujących procesy HRowe. Analiza big data w organizacji pozwala wykorzystać te dane do badania kluczowych procesów w przedsiębiorstwie np. rezerw urlopowych – złe zarządzanie rezerwami może doprowadzić do strat wielkości kilkudziesięciu mln USD. Często jednak procesy HRowe w dużych organizacjach obsługiwane są przez kilka (zazwyczaj od 3 do 5) systemów i w każdym z nich tworzone są osobne bazy danych. W takiej sytuacji bardzo trudne jest zebranie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu w celu dalszej analizy (często dział HR musi to robić ręcznie, co zajmuje mnóstwo czasu).
Firmy, które znajdują się w takiej sytuacji powinny pomyśleć o jak najszybszej wymianie swojego systemu IT na taki, który będzie w stanie pomieścić wszystkie dane w jednej bazie, ustandaryzować je i umożliwić ich dokładną analizę. Brak wdrożenia takich rozwiązań może spowodować problemy z analizą danych, co w efekcie prowadzi do poważnych błędów w zarządzaniu. – mówi Krzysztof Sołowski, HR Senior Presales Consultant w Unit4 Polska, firmie, która jest producentem oprogramowania dla biznesu marki Teta.Tworzenie ustandaryzowanej bazy Big Data w nowym systemie HR to proces skomplikowany i czasochłonny, dlatego wiele organizacji nie decyduje się na migrację wszystkich starych baz danych i przenosi do nowego systemu HR jedynie dane z ostatnich lat, które są obowiązkowe w celu wyliczenia np. podstaw zasiłkowych dla pracowników. Takie podejście może spowodować problemy w zarządzaniu obsługą pracownika. Przykładem jest chociażby brak możliwości wygenerowania dokumentu RP7 - to dokument dla pracownika przechodzącego na emeryturę, tworzony na podstawie jego całej historii zatrudnienia w firmie. Do wygenerowania tego typu dokumentów często potrzebne są szczegółowe dane sprzed wielu lat, z czasów kiedy pracownicy zaczynali pracę w organizacji.
Dokładne uzupełnienie i ustandaryzowanie bazy danych to także forma dobrego przygotowania organizacji pod kątem zmieniających się przepisów i wchodzącego w życie w 2018 roku rozporządzenia RODO.” – dodaje Krzysztof Sołowski z Unit4 Polska.Analiza kompetencji i polityka szkoleniowa
Baza danych systemu HR to również ogromne źródło wiedzy na temat kompetencji pracowników. Sprawna analiza tych informacji bezpośrednio przekłada się na zapewnienie optymalnej obsady, zwiększenie efektywności pracowników, a co za tym idzie, podniesienie produktywności przedsiębiorstwa. Działy HR, na podstawie analizy kompetencji pracowników mogą efektywnie planować procesy szkoleniowe oraz badać czy wiedza pozyskana na kursach wpływa na poprawę jakości pracy osób, które w nich uczestniczyły. Z kolei analiza sprzedaży może łatwo pokazać, gdzie szkolenia są najbardziej potrzebne
Przykład: Spośród wszystkich produktów, które oferuje firma X jeden sprzedaje się dużo gorzej niż pozostałe, pomimo tego, że odpowiada na aktualny popyt na rynku. Może to być znak, że w dziale handlowym odpowiedzialnym za ten produkt są pracownicy, którzy potrzebują doszkolenia.
Rozbudowane systemy do obsługi procesów HRowych umożliwiają także zestawienie danych dotyczących kompetencji, umiejętności i doświadczenia pracowników z danymi na temat realizacji celów spółki. Taka analiza możliwa jest na przestrzeni lat i pokazuje przy jakim optymalnym poziomie kompetencji pracowników spółka osiąga najlepsze wyniki. Jednocześnie na bieżąco możliwe jest kontrolowanie czy poziom kompetencji jest optymalny do realizowania bieżących celów firmy.
Analiza czynników motywacyjnych
Analiza danych magazynowanych w systemie HR umożliwia też badanie efektywności prowadzonych programów motywacyjnych. Na jej podstawie zarząd może podjąć decyzję o wzmocnieniu elementów które, jak wynika z analizy, podnoszą efektywność pracowników lub zlikwidować motywatory, które tej efektywności nie podnoszą. Dobrym przykładem analizy czynników motywacyjnych jest raport całkowitych korzyści pracownika. Takie zestawienie (oprócz informacji o zasadniczym wynagrodzeniu) pokazuje, nie tylko kadrze zarządzającej, ale również pracownikowi jakie dodatkowe korzyści otrzymuje z pracy w danej organizacji (np. samochód służbowy do celów prywatnych, telefon służbowy, karta Benefit, programy kafeteryjne, dopłaty do obiadów, szkolenia certyfikowane, itd.).
Przykładowy raport korzyści pracownika:
Analiza fluktuacji i zarządzanie sukcesją
Kolejna kluczową analizą, która powinna być wykonywana w każdej dużej organizacji jest analiza fluktuacji pracowników. Takie badanie często pozwala dojść do przyczyn największych problemów z jakimi zmaga się dana organizacja.
Przykład: Optymalna fluktuacja w firmach średniej i dużej wielkości wynosi ok 15%. W firmie x zatrudniającej 1500 pracowników do działu HR spływa ok 700 wniosków o zatrudnienie rocznie. Wniosek o zatrudnienie jest uruchamiany gdy:
- Straciliśmy pracownika
- Zwiększamy zatrudnienie
- Możemy jeszcze zatrudnić kogoś na zastępstwo.
Jeżeli w firmie x nie powstały nowe stanowiska pracy to znaczy, że poziom fluktuacji wynosi ok 50%. Co taki wynik mówi o tej organizacji? Pracownicy są niezadowoleni ze swojej pracy i brakuje u nich zaangażowania, a pracodawca najprawdopodobniej nie stara się wystarczająco, aby ich zmotywować.
Powyższy przykład jest oczywiście jednym z najprostszych. Nowoczesne systemy informatyczne, takie jak np. Teta HR autorstwa Unit4 Polska, pozwalają zderzać ze sobą o wiele bardziej skomplikowane informacje na temat podwyżek, zmian stanowisk, zmian stawek zaszeregowania, polityki premiowej z informacjami na temat poziomu odejść i zatrudnienia pracowników w organizacji. Dane te można analizować na przełomie wielu lat dzięki czemu dział HR jest w stanie dokładnie przenalizować proces fluktuacji i zapobiec ewentualnym problemom związanym z niedoborem utalentowanych pracowników. Z analizą fluktuacji bezpośrednio wiąże się zarządzanie sukcesją i w tym także pomagają dane zgromadzone w systemach HR. Na podstawie informacji o tym, na których stanowiskach w firmie jest największa rotacja, dział HR może przewidzieć jakie działania należy wykonać, aby w przyszłości zapewnić odpowiednią obsadę, która pozwoli spółce realizować core biznes.
Źródło: www.unit4.pl
