Instytut Geofizyki PAN potrzebował dedykowanego i skalowalnego rozwiązania IT, które z jednej strony zwiększyłoby efektywność procesów, wynikających z wewnętrznych procedur oraz wymogów natury prawnej, z drugiej zaś – usprawniłoby codzienną pracę instytutu.
HelpDesk
Punktem wyjścia i jednocześnie najpilniejszą potrzebą wdrożeniową była obsługa zgłoszeń typu helpdesk. Wdrożony przez ESNC Sp. z o.o. system umożliwia zgłaszanie problemów IT, kolejkowanie ich oraz przydzielanie do poszczególnych pracowników Działu Wsparcia Technicznego. Wdrożone rozwiązanie rejestruje historię odpowiedzialnych za zgłoszenie, ogranicza uprawnienia z dokładnością do pól w systemie oraz ujednolica statusy zgłoszeń IT. System umożliwia ponadto wewnętrzną komunikację w ramach konkretnego zgłoszenia lub komunikacji ogólnej (Chat).
Zaimplementowane rozwiązanie znacznie podniosło efektywność pracy Działu Wsparcia Technicznego oraz umożliwiło planowanie terminów realizacji zgłoszenia w kontekście ich pilności oraz dostępności zasobów.
Rejestrowanie Kart Pracy Twórczej
Kolejnym etapem projektu było wdrożenie modułu do rejestrowania kart pracy twórczej, co wynikało z potrzeb prawnych. Aby ujednolicić raportowanie czasu pracy realizacji dzieł naukowych, zaimplementowane zostało rozwiązanie, umożliwiające rejestrowanie czasu pracy naukowców w IGF PAN z możliwością załączania dzieł w formie plików w dowolnym formacie. System umożliwia zarządzanie kartami pracy na różnych poziomach uprawnień. Usprawniona została także komunikacja w obrębie kart pracy pomiędzy pracownikami a ich przełożonymi jako zatwierdzającymi wykonanie dzieła.
Wdrożony system umożliwia także generowanie raportów z czasu pracy oraz komunikowanie się w ramach konkretnej karty pracy lub komunikacji ogólnej (Chat).
Ekspedycje
W IGF zaistniała również potrzeba zminimalizowania nakładu pracy pracowników instytutu w kontekście zamówień transportowych do Polskiej Stacji Polarnej Horsund. Ze względu na dużą częstotliwość zmian w procesie zamówień transportowych stworzony został portal internetowy pozwalający zamawiać transport, zachowując jednocześnie niski nakład pracy pracowników odpowiedzialnych za zamówienia na wyjazdy. Użytkownicy mogą rejestrować się online, zamawiać transport na wyjazdy do Polskiej Stacji Polarnej Hornsund, wybierać wyposażenie i konkretną trasę rejsu w relacji Gdynia – Hornsund – Gdynia oraz typ płatności.
Główne wyzwania
Ze względu na specyfikę działalności instytutu naukowego olbrzymim wyzwaniem było dostosowanie systemu do użytkowników, którzy często nie mieli doświadczenia w obsłudze zaawansowanego oprogramowania klasy ERP oraz nie byli przyzwyczajeni do rozwiązań IT w ogóle. Dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi oraz przeprowadzonym szkoleniom wdrożony system był przyjazny każdemu pracownikowi IGF PAN, a jego obsługa nie sprawiała trudności.
Wdrażane rozwiązanie musiało również obsłużyć wiele różnych ról pracowników IGF PAN, a więc także rozbudowanych uprawnień. Wykorzystano więc logowanie LDAP z przygotowaniem gotowych uprawnień w zależności od użytkownika.
System dziś
W chwili obecnej dedykowany system ERP dla IGF PAN to: 101 użytkowników, 22 grupy uprawnień, 214 uprawnień dostępowych do elementu systemu, 38 dedykowanych uprawnień do elementów systemu dla poszczególnych użytkowników lub grup. System będzie rozwijany o kolejne moduły, m.in. do obsługi publikacji prac naukowych.
Źródło: ESNC Sp. z o.o.
Punktem wyjścia i jednocześnie najpilniejszą potrzebą wdrożeniową była obsługa zgłoszeń typu helpdesk. Wdrożony przez ESNC Sp. z o.o. system umożliwia zgłaszanie problemów IT, kolejkowanie ich oraz przydzielanie do poszczególnych pracowników Działu Wsparcia Technicznego. Wdrożone rozwiązanie rejestruje historię odpowiedzialnych za zgłoszenie, ogranicza uprawnienia z dokładnością do pól w systemie oraz ujednolica statusy zgłoszeń IT. System umożliwia ponadto wewnętrzną komunikację w ramach konkretnego zgłoszenia lub komunikacji ogólnej (Chat).
Zaimplementowane rozwiązanie znacznie podniosło efektywność pracy Działu Wsparcia Technicznego oraz umożliwiło planowanie terminów realizacji zgłoszenia w kontekście ich pilności oraz dostępności zasobów.
Rejestrowanie Kart Pracy Twórczej
Kolejnym etapem projektu było wdrożenie modułu do rejestrowania kart pracy twórczej, co wynikało z potrzeb prawnych. Aby ujednolicić raportowanie czasu pracy realizacji dzieł naukowych, zaimplementowane zostało rozwiązanie, umożliwiające rejestrowanie czasu pracy naukowców w IGF PAN z możliwością załączania dzieł w formie plików w dowolnym formacie. System umożliwia zarządzanie kartami pracy na różnych poziomach uprawnień. Usprawniona została także komunikacja w obrębie kart pracy pomiędzy pracownikami a ich przełożonymi jako zatwierdzającymi wykonanie dzieła.
Wdrożony system umożliwia także generowanie raportów z czasu pracy oraz komunikowanie się w ramach konkretnej karty pracy lub komunikacji ogólnej (Chat).
Ekspedycje
W IGF zaistniała również potrzeba zminimalizowania nakładu pracy pracowników instytutu w kontekście zamówień transportowych do Polskiej Stacji Polarnej Horsund. Ze względu na dużą częstotliwość zmian w procesie zamówień transportowych stworzony został portal internetowy pozwalający zamawiać transport, zachowując jednocześnie niski nakład pracy pracowników odpowiedzialnych za zamówienia na wyjazdy. Użytkownicy mogą rejestrować się online, zamawiać transport na wyjazdy do Polskiej Stacji Polarnej Hornsund, wybierać wyposażenie i konkretną trasę rejsu w relacji Gdynia – Hornsund – Gdynia oraz typ płatności.
Główne wyzwania
Ze względu na specyfikę działalności instytutu naukowego olbrzymim wyzwaniem było dostosowanie systemu do użytkowników, którzy często nie mieli doświadczenia w obsłudze zaawansowanego oprogramowania klasy ERP oraz nie byli przyzwyczajeni do rozwiązań IT w ogóle. Dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi oraz przeprowadzonym szkoleniom wdrożony system był przyjazny każdemu pracownikowi IGF PAN, a jego obsługa nie sprawiała trudności.
Wdrażane rozwiązanie musiało również obsłużyć wiele różnych ról pracowników IGF PAN, a więc także rozbudowanych uprawnień. Wykorzystano więc logowanie LDAP z przygotowaniem gotowych uprawnień w zależności od użytkownika.
System dziś
W chwili obecnej dedykowany system ERP dla IGF PAN to: 101 użytkowników, 22 grupy uprawnień, 214 uprawnień dostępowych do elementu systemu, 38 dedykowanych uprawnień do elementów systemu dla poszczególnych użytkowników lub grup. System będzie rozwijany o kolejne moduły, m.in. do obsługi publikacji prac naukowych.
Źródło: ESNC Sp. z o.o.
