Wraz z uruchomieniem lokalnego oddziału w Polsce centrala we Francji chciała bazować na sprawdzonym systemie ERP. Z jednej strony ma on efektywnie i bezpiecznie obsługiwać procesy biznesowe i rozliczenia oddziału na rynku lokalnym. Z drugiej strony ma bezproblemowo konsoli - dować dane i wspierać decyzje na poziomie zarządzania międzynarodową strukturą FILORGA.
W swoich produktach wykorzystuje dokonania z zakresu medycyny estetycznej, co wspiera realizację jej misji – dostarczania produktów skutecznie przeciwdziałających procesom starzenia skóry. FILORGA to nie tylko symbol najnowszej generacji składników regenerujących w produktach stosowanych do zabiegów medycyny estetycznej, ale także przełomowe metody ich dostarczania w głąb skóry (bez użycia igieł), ponieważ za wchłanianie i skuteczność działania substancji aktywnych odpowiadają zawarte w preparatach nanocząsteczki – chronosfery.
FILORGA działa na rynku od 1978 r. nieustannie ciesząc się zaufaniem milionów wymagających klientów z całego świata. Jej produkty są sprzedawane w ponad 60 krajach i trafiają zarówno do klinik medycyny estetycznej, jak i specjalistycznych gabinetów kosmetycznych. Od 2007 r. FILORGA oferuje produkty wspomagające medycynę estetyczną także dla klientów indywidualnych. Są one dostępne w ponad 7000 punktach sprzedaży. Każdego roku 20% przychodów FILORGA reinwestowanych jest w badania i dalszy rozwój produktów.
Na początku 2016 r. FILORGA utworzyła w Polsce lokalny oddział, który odpowiada za sprzedaż i popularyzację produktów do zabiegów medycyny estetycznej i dermokosmetyków, a także dystrybuuje linię kosmetyków marki SVR w segmencie aptek. W portfolio polskiego oddziału dostępnych jest ponad 100 produktów.
Przed wdrożeniem
Po utworzeniu oddziału FILORGA Poland Sp. z o.o., francuskiej centrali zależało na uruchomieniu w Polsce bezpiecznego i sprawdzonego systemu ERP.
Jego główne zadania miały koncentrować się na obsłudze lokalnie realizowanych procesów biznesowych w obszarach sprzedaży, logistyki i magazynowania oraz prowadzenia pełnej księgowości i rozliczeń podatkowych. Jednocześnie system miał zapewniać możliwość konsolidowania danych w centrali, wspierać kontrolę działalności lokalnego oddziału oraz umożliwiać użytkownikom z Francji zdalną pracę – raportować i wspomagać decyzje.
W trakcie formowania struktur polskiego oddziału FILORGA w ostatnim kwartale 2015 r. utworzono zespół wdrożeniowy, w skład którego weszli konsultanci Sage w Polsce, kierownictwo polskiego oddziału FILORGA oraz konsultanci z Francji – ze strony partnera technologicznego Sage i centrali FILORGA.
Zespół podzielił się pracami, przy czym dla strony polskiej sprawą kluczową było precyzyjne określenie wymagań funkcjonalnych na dwóch poziomach: centrali oraz użytkowników lokalnych w Polsce.
Wdrożenie
Prace wdrożeniowe zaplanowano na kilka miesięcy. Polski oddział Sage odpowiadał za uruchomienie systemu w obszarze finansowym, dopasowując jego parametry do polskich przepisów podatkowych i lokalnych standardów rachunkowości.
Gros pracy skupiło się na przygotowywaniu raportów, stosownie do wymagań płynących z centrali i potrzeb polskiego kierownictwa. Zespół francuski integrował funkcjonalności odpowiadające za logistykę.
Sage X3 ma tę zaletę, że mogą z niego zdalnie korzystać różne grupy użytkowników.
FILORGA od początku planowała przekazać obsługę księgową polskiego oddziału wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. W tym przypadku poza użytkownikami z polskiej filii oraz zagranicznej centrali, z systemu korzystać będą również pracownicy z outsourcowanej firmy księgowej.
Rozwiązanie użytkowane w Polsce jest w pełni zintegrowane z funkcjonalnością Sage X3 wykorzystywaną przez centralę FILORGA.
Wielojęzykowość
W przypadku FILORGA zaletą jest utrzymanie systemu w wielu wersjach językowych. Dla przykładu: jeden artykuł sprzedawany w wielu krajach ma swój indywidualny kod, ale opisy może mieć w różnych językach. Dzięki temu użytkownikom z różnych krajów znacznie łatwiej korzystać jest z raportów, które mogą być automatycznie generowane w języku narodowym. System ma więc nie tylko dostępny w wielu językach interfejs ale również przetwarzane w nim dane operacyjne. Np. rejestry VAT, które są wymagane polskim prawem lokalnym, można wygenerować w języku angielskim.
Wiele legislacji w standardzie
Sage wykorzystuje swoje doświadczenia z wdrożeń systemu, który dziś wspiera firmy w ponad 50 krajach świata. Wersja standardowa dostosowana jest do obsługi wielu legislacji, co znacznie skraca czas wdrożenia. Korzyść tę odczuł m.in. zespół wdrażający system w strukturach FILORGA. Dla polskich użytkowników najistotniejsze jest to, że operacje realizowane lokalnie są wspomagane przez system zgodnie z obowiązującymi przepisami, podczas gdy z perspektywy centrali zacho- wana jest pełna transparentność i spójność danych, pomimo różnic w przepisach polskich i francuskich.
Obszary funkcjonalne wdrożonego systemu
Obsługa obszaru finansów i księgowości: (księga główna, wymiary analityczne, rozrachunki z kontrahentami, płatności, zarządzanie gotówką, wsparcie rozliczeń w różnych walutach, rachunkowość kosztowa, wydatki, budżetowanie i planowanie finansowe, sprawozdawczość finansowa, zarządzanie środkami trwałymi, rozliczanie podatków, w tym VAT wewnątrzwspólnotowy) – automatyzacja operacji księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości.
Raportowanie z obszarów: sprzedaży, zakupów, operacji magazynowych, przeniesień, zamknięć, wsparcie sprawozdawczości obligatoryjnej (zewnętrznej) oraz zarządczej (wewnętrznej), wsparcie w zarządzaniu ryzykiem (handlowym, finansowym) – dostępnych jest ponad 400 raportów.
Pełne wsparcie w obiegu dokumentów w obszarze sprzedaży, zakupów, logistyki i magazynowania.
Wsparcie procesów sprzedaży i logistyki w tym zarządzanie ryzykiem, zarządzanie celami przedstawicieli handlowych, kalkulacja prowizji
Całościowe zarządzanie magazynem w tym zamówienia, rezerwacje, model komisowy, śledzenie pochodzenia artykułu, prognozowanie stanów magazynowych, zarządzanie zapasami.
Zarządzanie zobowiązaniami należnościami, płatnościami.
FILORGA działa na rynku od 1978 r. nieustannie ciesząc się zaufaniem milionów wymagających klientów z całego świata. Jej produkty są sprzedawane w ponad 60 krajach i trafiają zarówno do klinik medycyny estetycznej, jak i specjalistycznych gabinetów kosmetycznych. Od 2007 r. FILORGA oferuje produkty wspomagające medycynę estetyczną także dla klientów indywidualnych. Są one dostępne w ponad 7000 punktach sprzedaży. Każdego roku 20% przychodów FILORGA reinwestowanych jest w badania i dalszy rozwój produktów.
Na początku 2016 r. FILORGA utworzyła w Polsce lokalny oddział, który odpowiada za sprzedaż i popularyzację produktów do zabiegów medycyny estetycznej i dermokosmetyków, a także dystrybuuje linię kosmetyków marki SVR w segmencie aptek. W portfolio polskiego oddziału dostępnych jest ponad 100 produktów.
Przed wdrożeniem
Po utworzeniu oddziału FILORGA Poland Sp. z o.o., francuskiej centrali zależało na uruchomieniu w Polsce bezpiecznego i sprawdzonego systemu ERP.
Jego główne zadania miały koncentrować się na obsłudze lokalnie realizowanych procesów biznesowych w obszarach sprzedaży, logistyki i magazynowania oraz prowadzenia pełnej księgowości i rozliczeń podatkowych. Jednocześnie system miał zapewniać możliwość konsolidowania danych w centrali, wspierać kontrolę działalności lokalnego oddziału oraz umożliwiać użytkownikom z Francji zdalną pracę – raportować i wspomagać decyzje.
Choć mogło się wydawać, że wdrożenie to klasyczny roll-out systemu, który już znakomicie działa w kraju macierzystym, w praktyce mieliśmy do czynienia z dość złożonym projektem. Wyzwaniem było m.in. interpretowanie wymagań z centrali w odniesieniu do polskich realiów legislacyjnych. Zależało nam, by na starcie tak sparametryzować system, aby maksymalnie zaoszczędzić czas i jak najszybciej uruchomić w pełni funkcjonalne rozwiązanie - Michał Szlęzak, konsultant i wdrożeniowiec Sage X3 w Polsce
Centrala FILORGA we Francji korzysta z Sage X3. Zarząd firmy jest zadowolony z tego rozwiązania, dlatego zdecydował się na wdrożenie jego funkcjonalności na potrzeby naszego oddziału. Należało jednak uruchomić system w odniesieniu do przepisów obowiązujących w Polsce - Marcin Cheliński, dyrektor finansowy FILORGA Poland Sp. z o.o.Roll-out z silnym polskim akcentem
W trakcie formowania struktur polskiego oddziału FILORGA w ostatnim kwartale 2015 r. utworzono zespół wdrożeniowy, w skład którego weszli konsultanci Sage w Polsce, kierownictwo polskiego oddziału FILORGA oraz konsultanci z Francji – ze strony partnera technologicznego Sage i centrali FILORGA.
Zespół podzielił się pracami, przy czym dla strony polskiej sprawą kluczową było precyzyjne określenie wymagań funkcjonalnych na dwóch poziomach: centrali oraz użytkowników lokalnych w Polsce.
Wdrożenie
Prace wdrożeniowe zaplanowano na kilka miesięcy. Polski oddział Sage odpowiadał za uruchomienie systemu w obszarze finansowym, dopasowując jego parametry do polskich przepisów podatkowych i lokalnych standardów rachunkowości.
Gros pracy skupiło się na przygotowywaniu raportów, stosownie do wymagań płynących z centrali i potrzeb polskiego kierownictwa. Zespół francuski integrował funkcjonalności odpowiadające za logistykę.
Sage X3 ma tę zaletę, że mogą z niego zdalnie korzystać różne grupy użytkowników.
FILORGA od początku planowała przekazać obsługę księgową polskiego oddziału wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. W tym przypadku poza użytkownikami z polskiej filii oraz zagranicznej centrali, z systemu korzystać będą również pracownicy z outsourcowanej firmy księgowej.
Jestem pod wrażeniem jakości usług polskiego zespołu, szybkiego przygotowania systemu do pracy w naszych realiach i zaangażowania w rozpoznawanie rzeczywistych wymagań spółki-matki. Dzięki dobrej komunikacji z francuskim partnerem IT i usługom analityczno-doradczym w procesie wdrożeniowym zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu. To wszystko powoduje, że wysoko oceniam ten projekt i kompetencje konsultantów z polskiego oddziału Sage - Marcin Cheliński, dyrektor finansowy FILORGA Poland Sp. z o.o.Po czteromiesięcznym wdrożeniu system sprawnie obsługuje procesy realizowane lokalnie w Polsce: zarządzanie finansami, księgowość, rozliczenia podatkowe, logistykę i dystrybucję, w tym cały obszar sprzedaży i customer service.
Rozwiązanie użytkowane w Polsce jest w pełni zintegrowane z funkcjonalnością Sage X3 wykorzystywaną przez centralę FILORGA.
Wielojęzykowość
W przypadku FILORGA zaletą jest utrzymanie systemu w wielu wersjach językowych. Dla przykładu: jeden artykuł sprzedawany w wielu krajach ma swój indywidualny kod, ale opisy może mieć w różnych językach. Dzięki temu użytkownikom z różnych krajów znacznie łatwiej korzystać jest z raportów, które mogą być automatycznie generowane w języku narodowym. System ma więc nie tylko dostępny w wielu językach interfejs ale również przetwarzane w nim dane operacyjne. Np. rejestry VAT, które są wymagane polskim prawem lokalnym, można wygenerować w języku angielskim.
Wiele legislacji w standardzie
Sage wykorzystuje swoje doświadczenia z wdrożeń systemu, który dziś wspiera firmy w ponad 50 krajach świata. Wersja standardowa dostosowana jest do obsługi wielu legislacji, co znacznie skraca czas wdrożenia. Korzyść tę odczuł m.in. zespół wdrażający system w strukturach FILORGA. Dla polskich użytkowników najistotniejsze jest to, że operacje realizowane lokalnie są wspomagane przez system zgodnie z obowiązującymi przepisami, podczas gdy z perspektywy centrali zacho- wana jest pełna transparentność i spójność danych, pomimo różnic w przepisach polskich i francuskich.
Obszary funkcjonalne wdrożonego systemu
Obsługa obszaru finansów i księgowości: (księga główna, wymiary analityczne, rozrachunki z kontrahentami, płatności, zarządzanie gotówką, wsparcie rozliczeń w różnych walutach, rachunkowość kosztowa, wydatki, budżetowanie i planowanie finansowe, sprawozdawczość finansowa, zarządzanie środkami trwałymi, rozliczanie podatków, w tym VAT wewnątrzwspólnotowy) – automatyzacja operacji księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości.
Raportowanie z obszarów: sprzedaży, zakupów, operacji magazynowych, przeniesień, zamknięć, wsparcie sprawozdawczości obligatoryjnej (zewnętrznej) oraz zarządczej (wewnętrznej), wsparcie w zarządzaniu ryzykiem (handlowym, finansowym) – dostępnych jest ponad 400 raportów.
Pełne wsparcie w obiegu dokumentów w obszarze sprzedaży, zakupów, logistyki i magazynowania.
Wsparcie procesów sprzedaży i logistyki w tym zarządzanie ryzykiem, zarządzanie celami przedstawicieli handlowych, kalkulacja prowizji
Całościowe zarządzanie magazynem w tym zamówienia, rezerwacje, model komisowy, śledzenie pochodzenia artykułu, prognozowanie stanów magazynowych, zarządzanie zapasami.
Zarządzanie zobowiązaniami należnościami, płatnościami.
Projekt Sage X3 w FILORGA to ciekawy przykład, w którym polski zespół miał za zadanie wdrożyć wiele wymagań funkcjonalnych przychodzących z zagranicznej centrali. W innych roll-outach z reguły migrujemy procesy biznesowe ustalone w polskich strukturach do zagranicznych filii. Tu działaliśmy odwrotnie, co również zakończyło się sukcesem - Michał Szlęzak, Sage
Tym wdrożeniem Sage dowiódł, że nie tylko ma kompetencje, ale również międzynarodową sieć partnerów, która ma możliwości wdrożenia rozwiązania na potrzeby organizacji działającej w dowolnych uwarunkowaniach prawnych. Intuicyjny i łatwy w obsłudze system zapewnia spójność – poczynając od zapisów na pojedynczych kontach, po raporty, z których korzysta top management w centrali międzynarodowej organizacji - Marcin Cheliński, FILORGA Poland Sp. z o.o.Źródło: http://www.sagex3.com/pl-pl
