Firma Twój Browar to sklep oferujący surowce i akcesoria do domowego wyrobu piwa, wina, serów i destylatów. Produkty firmy można kupić przez internet oraz w sklepie stacjonarnym, który mieści się we Wrocławiu. Twój Browar oferuje dostęp do najszerszego w tej części Europy asortymentu chmieli, słodów oraz unikalnych szczepów drożdży.

Twój Browar rozwija się coraz szybciej. Rośnie liczba klientów, a asortyment jest stale poszerzany. Dotychczas wykorzystywane rozwiązania informatyczne nie wspierały dalszego rozwoju firmy. Z tego względu została podjęta decyzja o wdrożeniu nowego systemu, który usprawni procesy w obszarach logistyki, sprzedaży oraz ecommerce. Firma Twój Browar zdecydowała się na współpracę z Sente i wdrożenie systemu Sente S4.

Najważniejsze cele

Wyzwaniem postawionym przed konsultantami Sente było dostosowanie rozwiązania do indywidualnych potrzeb firmy, wynikających ze specyfiki pracy Twojego Browaru: realizacji skomplikowanych i niepowtarzalnych zamówień składających się z zestawów, mieszanek surowców: chmieli, słodów, dodatków i akcesoriów. Projekt miał być wdrażany jednocześnie we wszystkich kluczowych z punktu widzenia Twojego Browaru obszarach - sprzedaży, logistyki i integracji z platformą sklepu internetowego. Na początku prac określone zostały główne cele projektu:

 

Efektywna praca bez pomyłek

Prace nad nowym systemem realizowano w metodyce zwinnej. Rozmowy z właścicielami i przedstawicielami Twojego Browaru pozwoliły konsultantom Sente poznać najważniejsze potrzeby ich biznesu i stworzyć najlepiej dopasowane do nich rozwiązanie.

Efektem realizacji projektu wdrożenia systemu Sente S4 w Twoim Browarze było nie tylko zaprojektowanie i uruchomienie nowego oprogramowania. Nowe rozwiązanie IT otworzyło przed firmą nowe możliwości i pozwoliło wyeliminować ograniczenia, które powodowało poprzednie oprogramowanie. Zmieniła się również organizacja pracy firmy, sposób realizacji zamówień i podział obowiązków między pracownikami.

Po wdrożeniu systemu uległ zmianie proces obsługi zamówień. Każdy z pracowników dostaje dokładną instrukcję tego, co należy przygotować. System porządkuje kolejne etapy realizacji zamówień w taki sposób, aby proces kompletacji przebiegał jak najszybciej i bez pomyłek. W pierwszej kolejności szykowane są elementy najbardziej czasochłonne i skomplikowane. Jeśli zamówienie zawiera w sobie zestaw, to system najpierw przekazuje pracownikom informacje o konieczności produkcji mieszanek słodów i chmieli. Następnie kompletowane są pozostałe elementy zestawów (drożdże oraz akcesoria). Tak przygotowany zestaw trafia na stanowisko pakowania, gdzie pracownik sczytuje za pomocą skanera kodów kreskowych każdy z elementów zestawu, aby potwierdzić jego zgodność z zamówieniem. Po potwierdzeniu poprawności skompletowanego zestawu system automatycznie drukuje instrukcję jego wykonania dla klientów, która jest załączana do zamówienia. Dodatkowa kontrola poprawności zamówienia na stanowisku pakowania eliminuje błędy. Tylko poprawnie przygotowane zamówienia są “akceptowane” przez system.

Automatyczna wymiana danych

Klienci oczekują bieżącego wglądu w stan realizacji swojego zamówienia. Dotychczas jeden z pracowników odpowiedzialny był za zmianę statusów w witrynie sklepu internetowego. Po każdym z etapów realizacji zamówienia ręcznie zmieniany był status na platformie sklepu, co przy znacznej ilości zamówień realizowanych przez Twój Browar było bardzo czasochłonne. Dodatkowo dużo czasu zajmowało ręczne przypisywanie płatności dokonywanych przelewem do poszczególnych zamówień. Przyczyniało się to do przesuwania momentu rozpoczęcia kompletacji zlecenia i w efekcie wydłużenia okresu realizacji zamówienia. System Sente S4 został zintegrowany z platformą sklepu internetowego PrestaShop. Dzięki temu wszystkie statusy zamówień zmieniane są automatycznie. System pobiera również dane z wyciągów bankowych, co pozwala na przypisanie płatności do zamówień bez ingerencji pracowników. Płatności zestawiane są dużo szybciej, co przyspiesza moment rozpoczęcia realizacji zleceń.

Stany magazynowe stale pod kontrolą

Integracja nowego systemu ERP Sente S4 z PrestaShop umożliwiła realizację jednego z głównych celów projektu - zapewnienie stałego dostępu do rzeczywistych stanów magazynowych. Dzięki wdrożeniu systemu Sente w obszarze Logistyki i magazynowania platforma sklepu internetowego otrzymuje faktyczne dane na temat dostępności towaru. System automatycznie przelicza zasoby surowcowe znajdujące się w magazynie na zestawy i mieszanki, które potencjalnie można z nich wykonać. Dzięki temu możliwe jest wydajne wykorzystanie zasobów. Monitorowane na bieżąco stany magazynowe pozwalają również efektywnie planować dostawy i przesunięcia między magazynami znajdującymi się w różnych częściach miasta.

Wyeliminowany został również problem towarów szybko terminujących się. Przygotowywanie zamówień wg metody FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) nie sprawdziłoby się w Twoim Browarze z uwagi na charakter zamówień i specyfikę produktów. Klient, który zamawia np. 10 sztuk drożdży musi otrzymać każdą z nich z tą samą datą ważności. W takich sytuacjach konieczne jest przełamywanie zasady FEFO, jeśli np. na magazynie znajdują się 3 sztuki drożdży z najkrótszym terminem ważności, to pracownik kompletujący i tak nie wykorzysta ich do realizacji tego zamówienia. Z tego względu system Sente S4 nie narzuca pracownikom podczas kompletacji zbierania produktów wg daty przydatności do spożycia - pozostaje to ich decyzją. Osoba pakująca może w systemie sprawdzić, czy produkty użyte do realizacji zamówienia mają najkrótszą datę przydatności spośród wszystkich dostępnych w magazynie. Wówczas pracownik pakujący decyduje, czy przełamanie zasady FIFO jest uzasadnione.

Konkretne rezultaty

Cele stawiane przed projektem zostały osiągnięte. Najlepiej świadczą o tym zmiany, które zaszły w Twoim Browarze po wdrożeniu nowego systemu. Wcześniej liczba reklamacji i zwrotów sięgała 40 miesięcznie. Obecnie zdarza się maksymalnie jedna pomyłka tygodniowo. Czas kompletacji zamówień zmniejszył się średnio o 40% - spakowanie 80 paczek zajmowało dotychczas 8-9 godzin, a obecnie trwa średnio 5 godzin. Przed wdrożeniem systemu Sente S4 czas oczekiwania na realizację zamówienia wynosił 3-4 dni. Nowy system pozwala na realizację zamówienia z dnia na dzień.

Rezultaty wdrożenia nowego systemu są dla przedstawicieli Twojego Browaru bardzo pozytywne:

Rozwiązanie dostarczone przez Sente przyniosło naszej firmie wiele korzyści. Najważniejsze z nich to optymalizacja procesów sprzedaży, optymalizacja procesów magazynowych oraz znaczne usprawnienie wymiany danych ze sklepem internetowym. - podsumowuje Wojciech Bielenda, współwłaściciel Twojego Browaru.

Projekt wdrożeniowy został zakończony, ale współpraca między Sente i Twoim Browarem będzie kontynuowana. Planowany jest między innymi rozwój systemu w obszarze sprzedaży B2B.

Źródło: www.sente.pl