Odpowiednio dobrane rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi to w dzisiejszych czasach już nie tylko pożądane udogodnienie, ale konieczność. By systemy informatyczne wspierały zarządzanie wydajnością i rozwojem pracowników, optymalizowały czynności administracyjne oraz umożliwiały pozyskiwanie wielopłaszczyznowych analiz, powinny być dopasowane do potrzeb i oczekiwań pracowników działu HR oraz zgodne z planami biznesowymi całej organizacji. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego rozwiązania, a także wiarygodnego partnera, który przeprowadzi firmę przez ten proces.

 

Pierwszym pytaniem, które należy sobie postawić przy wyborze systemu informatycznego jest: jakie efekty biznesowe i w jakim czasie firma chce osiągnąć w wyniku wdrożenia?. Należy określić, czy potrzebne i możliwe jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania obsługującego całość zagadnień zarządzania kadrami, czy też narzędzie wspierające pojedynczy wybrany proces lub rozłożenie przedsięwzięcia w czasie. W tej sytuacji należy ustalić, które obszary są najważniejsze lub najpilniejsze i właśnie od nich zacząć prace, a kolejne elementy można wdrażać później. Inną możliwością jest zakup narzędzia do obsłużenia bieżącej potrzeby i użycia go jednorazowo albo na krótko z docelowym założeniem, że potrzebne będzie rozwiązanie wspierające całościowo politykę HR. W ten sposób firma otrzymuje cel, ogólny zakres i szkic harmonogramu wdrożenia. To dobry punkt wyjścia do dalszych prac – podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy specjalizującej się w informatycznym wsparciu procesów zarządzania kapitałem ludzkim.

Drugi krok to określenie budżetu. Jedną z metod, dzięki której można to zrobić, jest rozesłanie do bazy dostawców zapytania o informację (tzw. Request for Information) i zebranie odpowiedzi. Jest to standardowe działanie wielu organizacji, które pozwala rozeznać się w sytuacji na rynku rozwiązań i firm wdrożeniowych. Po wewnętrznej akceptacji planowanego budżetu oraz sprawdzeniu dostępności ludzi, którzy mają wejść w skład zespołu projektowego klienta można już bardziej precyzyjnie zaplanować harmonogram działań – procesu zakupowego, podpisania umowy, rozpoczęcia projektu.

Kolejny etap to sporządzenie krótkiej listy systemów i dostawców. Głównym celem tego działania jest potwierdzenie i doprecyzowanie kryteriów wyboru docelowego rozwiązania. Istnieje kilka elementów, które należy określić. Po pierwsze warto ustalić, jakiej klasy rozwiązanie będzie najlepsze dla organizacji i jej potrzeb – porównywanie światowej klasy parametryzowalnych rozwiązań z lokalnymi gotowymi produktami ‘z półki’ będzie niemiarodajne i może utrudniać rozeznanie w ofercie produktowej. Warto przy tym brać pod uwagę rankingi przygotowywane przez analityków Gartnera czy IDC, dzięki którym firma otrzymuje informacje o produkcie i jego możliwościach z zaufanego źródła. Decyzję o wybraniu systemu informatycznego warto podejmować również w oparciu o referencje produktu czy liczbę klientów, którzy korzystają z tego rozwiązania. To, co jest ważne to podejście producenta do rozwoju oprogramowania i jego wsparcia technicznego. Firma musi mieć pewność, że kupuje rozwiązanie, które będzie rozwijane, bez konieczności wykonywania długotrwałych oraz kosztownych upgrade’ów. – dodaje Teresa Olszewska.

Z krótkiej listy pozostaje już tylko wybór właściwego rozwiązania oraz partnera do wdrożenia. Doświadczenie konsultantów, ich formalna edukacja (np. odpowiednie certyfikaty), wielkość zespołu firmy wdrożeniowej czy realizacja podobnych projektów w przeszłości to podstawowe aspekty, które powinny być brane pod uwagę przy wyborze partnera. Są one kluczowe, by wdrożenie zostało przeprowadzone bez opóźnień i problemów, które mogą wpłynąć na powodzenie całego projektu.

Wybór systemu informatycznego, który najbardziej odpowiada celom i oczekiwaniom firmy, to dopiero początek drogi prowadzącej do efektu w postaci wdrożonego rozwiązania wspierającego biznes firmy. Od pomysłu wdrożenia systemu informatycznego do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej przeprowadzi się proces wyboru, tym mniej problemów pojawi się później.

Niestety dość często zdarza się, że klienci nie doszacowują czasu, który jest potrzebny na realizację tych kroków, np. zakłada się, że wybór rozwiązania, podpisanie umowy i rozpoczęcie projektu zamknie się w ciągu jednego miesiąca. Tymczasem, im potencjalny projekt jest większy, tym trudniej jest i potencjalnym dostawcom oraz klientom dotrzymać takiego terminu. Przygotowanie rzetelnej oferty faktycznie odpowiadającej na potrzeby klienta wymaga dyskusji, dopracowania zakresu, określenia priorytetów, przemyślanego ułożenia etapów oraz wynegocjowania umów. Warto na te działania przeznaczyć około 2 – 3 miesięcy.

Źródło: GAVDI Polska