Digitalizacja, rozproszone zespoły, praca podczas podróży lub z domu oraz wiele innych czynników zmieniają sposób, w jaki wspólnie pracujemy. Coraz częściej widzimy, jak cyfrowe ekosystemy łączą firmy i osoby prywatne, pomagając w tworzeniu nowych rodzajów produktów dla klientów. Według najnowszego badania firmy Gartner, połowa przedsiębiorstw działa już w cyfrowym ekosystemie. Światowi gracze współpracują ze sobą, wymieniają się informacjami i tworzą innowacyjne produkty i usługi.

 
W świetle dynamicznych zmian społecznych i kulturowych, konsensus na temat efektywnej współpracy i związanych z nią paradygmatów zarządczych przechodzi bardzo ciekawe przekształcenia. Zwłaszcza w Polsce, gdzie sprawne przyswajanie innowacji oraz długofalowe zmiany związane z naszą najnowszą historią, wpływają bardzo mocno na kulturę pracy. Z badania przeprowadzonego w 2017 roku przez Instytut Kantar Public wynika, że aż 81% pracujących Polaków chciałoby decydować o czasie swojej pracy. Z kolei 57% badanych chciałoby pracować zdalnie, stawiając na kreatywne i dopasowane do swoich potrzeb przestrzenie. Tego typu praca to nie tylko ułatwienie dla pracownika, który nie traci czasu na dojazdy, ale również dla pracodawcy, który może zmniejszyć wydatki na wynajmowaną przestrzeń. Opisywany model może jednak sprawnie działać tylko wtedy, gdy firma ma odpowiednie narzędzia i nowoczesne systemy.

SER Group przedstawia trzy sposoby, dzięki którym praca zespołowa, również ta na odległość, będzie łatwiejsza:

Numer 1: Stwórz bezpieczną bazę informacji

Wspólna, ogólnodostępna, ale przede wszystkim dobrze zabezpieczona baza informacji pozwoli w pełni wykorzystać potencjał pracy zespołowej. Proces produkcji wymaga sprawnego przepływu informacji, dlatego każdy członek zespołu powinien mieć dostęp do materiałów, których potrzebuje, niezależnie od czasu, miejsca czy wykorzystywanego urządzenia lub przeglądarki. Co istotne, informacje powinny być nie tylko ogólnodostępne dla użytkowników, ale również bezpieczne. Jeżeli uważasz, że najlepszym rozwiązaniem jest udostępnienie plików w chmurze, możesz być w błędzie, ponieważ bardzo łatwo jest stracić kontrolę nad plikami przechowywanymi w ten sposób. Często padają one ofiarą hakerów, dlatego o wiele bezpieczniejszą opcją są wirtualne pokoje projektowe, które zapewniają członkom zespołu projektowego bezpieczne dzielenie się informacjami. Tego typu pomieszczenie daje firmie pewność, że istotne informacje są udostępniane w formie wymaganej przez dany projekt.

Numer 2: Włącz w proces zewnętrznych członków zespołu

Efektywna praca zespołowa nie ogranicza się tylko do środowiska wewnątrz firmy. W projekty należy również włączyć partnerów i usługodawców. Na przykład: projekt budowy zakładu nie może być kontynuowany bez zgody partnerów zewnętrznych odpowiedzialnych za kwestie budowlane. Nie można także rozpocząć projektu bez uzyskania odpowiednich zgód i certyfikatów od usługodawców. Wirtualne pokoje projektowe są łatwym i bezpiecznym sposobem integracji zewnętrznych członków projektu. Co bardzo ważne, firmy powinny mieć bezpieczny standard autoryzacji, żeby kontrolować kto ma dostęp (stały lub tymczasowy) do chronionych pomieszczeń oraz z których informacji może korzystać.

Numer 3: Upewnij się, że praca przebiega bez zakłóceń

Zakończenie projektu na czas jest jednym z czynników warunkujących sukces zespołu. Jeśli procesy są blokowane, a decyzje podejmowane są na podstawie nieaktualnych informacji, trudno jest dotrzymać ustalonych terminów. Korzystając z wirtualnych pokoi, takich jak Doxis4, firmy mają pewność, że tak się nie stanie. Dzięki automatycznym powiadomieniom o zmianach w dokumentach, każdy członek zespołu pracuje na aktualnych materiałach. Wszyscy są na bieżąco informowani o statusie projektów, nowych terminach, spotkaniach i plikach, więc bez opóźnień mogą przejść do kolejnych etapów prac.

Więcej informacji o modelu Doxis4 iRoom znajdziesz tutaj.

AUTOR: Marcin Somla, Dyrektor, SER Group